2. Планування робочого часу адміністратора

Планування робочого дня менеджера-адміністратора є важливим по всіх пунктах. Якщо день організований правильно не виникає заминок і робота виконується вчасно.

Планування робочого часу менеджера має здійснюватися з урахуванням раціональної черговості проблем

Спочатку слід планувати справи:

• з фіксованим терміном виконання;

• ті, що потребують значних витрат часу;

• неприємні справи, відкладання яких на потім небажано.

У будь-якому випадку при плануванні встановлюється точний термін завершення роботи. Якщо у визначені терміни вона не може бути виконана, в плані передбачається можливість перенесення її на більш пізній період.

Передумовами планування часу є його ретельне документування та контроль використання, що дозволяє отримати точне уявлення про нього, краще розподіляти на здійснення тих або інших робіт, а також узгодження власних дій з підлеглими і колегами.

Ми пропонуємо розробити такий план робочого дня адміністратора готелю, щоб він був оптимальним і зручним (табл. 6.2)

Таблиця 6.2

Планування робочого дня адміністратора готелю

Інтервал часу	Вид діяльності	Категорія важливості і терміновості	Очікувані результати (контроль)
1	2	3	4
8.00 – 8.30	Підготовка і робота по зустрічі і проводах гостей	Категорія B	В процесі даної підготовки здійснено огляд кімнат, які призначені для гостей, перевірено наявність обслуговуючого персоналу та стан їх зовнішнього вигляду
8.30 – 9.00	Зустріч і вітання гостей, оформлення всіх необхідних документів	Категорія B	Зареєстровано гостей й реєстраційній картці видача ключів та побажання добре провести час
9.00 – 9.10	Розміщення гостей за номерами	Категорія C	Гостей розміщено за відповідними номерами
9.15 – 10.00	Інструктаж працівників Служб готелю	Категорія B	Проведено інструктаж працівників готелю
10.00 – 11.00	Надання допомоги працівникам готелю у вирішенні виникаючих у ході роботи проблем	Категорія A	Усунено проблеми, які виникли в ході роботі
11.00 – 12.00	Планування часу зміни	Категорія B	Здійснено планування часу і дати зміни. Складено план робочого часу працівників.
12.00 – 13.00	Обідня перерва	Категорія C	Протягом обідньої перерви адміністратор проводить планування на наступну половину дня, та за необхідності консультує працівників
13.00 – 15. 00	Організацію і проведення ділових переговорів	Категорія A	Проведено ділові переговори, які допомогли готелю залучити додаткові кошти для розвитку готелю
15.00 – 15.15	Перерва на каву	Категорія C	Адміністратор пропонує діловим партнерам чашечку кави і проводить цікаву бесіду в якій інформує партнерів про стан готелю
15.15 – 15.45	Інформує гостей щодо розташування міських визначних пам’яток, видовищних, спортивних споруд	Категорія C	Надано інформацію, яка цікавить гостей

Продовж. табл. 6.2

1	2		3	4
15.45 – 16.30	Розглядає претензії, пов’язані з незадовільним обслуговуванням клієнтів і проводить відповідні організаційно-технічні заходи	Категорія B		Вислухано недоліки, якими незадоволені гості
16.30 – 17.00	Інформує керівництво організації про наявні недоліки в обслуговуванні клієнтів, виконує заходи по їх усуненню	Категорія A		Усунено недоліки, якими незадоволені гості

Для оцінки терміновості виконання справ ми взяли за базу метод ABC. Передумовою даного методу служить досвід, який наочно показує, що співвідношення важливих і неважливих справ у відсотках завжди приблизно однаковий. Будь-які завдання, виходячи з їх важливості, відносно досягнення поставлених результатів, повинні розподілятися з використанням буквених значень ABC. З цього випливає, що першими повинні виконуватися завдання, що мають найбільшу важливість і значимість (A), а потім вже все решта (B, C). Планувати свій час, застосовуючи дану методику, потрібно, враховуючи саме важливість завдань, а не вимагаються для їх виконання зусилля.

Категорія A – найважливіші справи. Вони складають приблизно 15% всіх справ, якими ви займаєтеся, але приносять вони приблизно 65% результатів.

Категорія B – важливі справи. Вони становлять близько 20% всіх ваших справ і приносять близько 20% результатів.

Категорія C – справи найменшою важливості. Вони складають приблизно 65% всіх ваших справ, а й приносять приблизно 15% результатів.

Отже, адміністратор повинен навчитися розмежовувати свої справи як найважливіші, важливі та справи з найменшою важливістю. Це допоможе раціонально розплановувати час для своєї праці.

Таблиця 6.3