5. Проведення прийому відвідувачів у зазначені години.

Відвідувачі для багатьох менеджерів є в певному сенсі проблемою. На їх прийом затрачається часто набагато більше часу, ніж на будь-яку іншу діяльність. Тому має сенс зупинитися на методиці прийому відвідувачів більш докладно.

Прийом відвідувачів починається з їх зустрічі господарем офісу. Залежно від характеру прийому та рангу відвідувача менеджер може вибрати кілька варіантів своєї поведінки.

Перший варіант. Господар офісу приймає відвідувача сидячи за робочим столом. Він відповідає на привітання і запрошує сісти перед своїм столом. Такий прийом використовується в основному при офіційній формі спілкування. Тут час прийому, характер спілкування і його підсумки визначає сам хазяїн офісу.

Другий варіант. Входить відвідувач, хазяїн офісу відповідає на його привітання, виходить з-за столу і запрошує його в зону колегіальної роботи, а сам сідає навпроти. Це – напівофіційна форма спілкування. Вона характеризується рівністю прав на порядок обміну інформацією. Час зустрічі обумовлений за взаємною домовленістю обох сторін.

Третій варіант. Входить відвідувач, хазяїн офісу знаходиться в його центрі, обмінюється з ним привітаннями і запрошує сісти в крісло за журнальним столиком. У наявності дружня форма спілкування: повна відкритість, дружелюбність, готовність до уваги.

Таким чином, робоча атмосфера і сам характер ділового спілкування значною мірою визначаються тим місцем по відношенню до столу, яке ви як хазяїн офісу запропонуйте відвідувачеві.

Відвідувач може записуватися на прийом заздалегідь. Для цього використовується журнал реєстрації відвідувачів (табл. 8.1).

Таблиця 8.1

Журнал реєстрації відвідувачів

№ з/п	Дата та час  прийому	Прізвище, ім’я, по батькові відвідувача	Місце роботи,  телефон	З якого  питання	Примітка
1	13.07.15	Назаров В. П.	ПАФ «Петрівка», 0504721852	Особистого
2	14.07.15	Костров О. С.	ФГ «Озима», 0972545369	Договір купівлі/ продажу	Терміново
3	16.07.15	Щукін Є.О.	ТОВ «Кринка», 0661498753	Договір постачання	Терміново
4	17.07.15	Бакін С. С.	ПАФ «Петрівка», 0672811182	Підписання наказу про преміювання

Після зустрічі секретар фіксує відповідні записи про результати ділових розмов в обліковій формі. Також заповнюється картка реєстрації прийому відвідувачів, яка наведена нижче.

Картка реєстрації прийому відвідувачів

 № 67 Дата прийому «16» липня 2015 р.

Прізвище, ім’я та по батькові заявника: Щукін Єгор Олегович

Адреса: м. Полтава, вул. Зіньківська 67

Зміст заяви:  Прошу прийняти мене 16.07.2015 у зв’язку з причиною підписання договору постачання.

Прізвище того, хто веде прийом: Кононенко Ірина Валентинівна

Висновок: Відвідувача прийнято, договір постачання підписано

У разі, якщо прийом відміняється секретар повинен повідомити про це відвідувача, вказати причини відміни та перенести прийом на зручний для всіх час.