2. Знайомство зі складанням різних пояснювальних записок, що стосуються кадрової роботи

Пояснювальна записка − це документ, в якому:

• особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

• міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Відділ бухгалтерії

Директору приватної

агрофірми «Петрівка»

Риженко Н. С.

Пояснювальна записка

07.07.2015 р.

№ 14

Про запізнення на роботу.

Я вчасно не прийшла на роботу 06.07.2015 р. у зв’язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання. Довідка додається.

Головний бухгалтер

_______________ Радченко Надія Василівна

Підпис

3. Знайомство зі складанням графіків відпусток

Графік відпусток − розклад надання щорічних відпусток, що зазвичай встановлюється адміністрацією за узгодженням із профспілковим органом.

При складанні графіків надання відпусток ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку.

ПОГОДЖЕНО Голова профкому _____________ Т. І. Кривенко (підпис) 01.01.2015

«ЗАТВЕРДЖУЮ» Директор ____________ Н. С. Риженко (підпис) 06.01.2015

ГРАФІК ВІДПУСТОК

працівників приватної агрофірми «Петрівка»

на 2015 рік

№ п/п	Структурний підрозділ	Прізвище, ініціали працівника	Посада (професія)	Місяць надання відпустки
1	2	3	4	5
1	Відділ маркетингу	Карова С. В.	Менеджер зі збуту	Грудень
2	Бухгалтерія	Радченко Н. В.	Головний бухгалтер	Травень
		Тютюнник Н. К.	Бухгалтер I категорії	Серпень
3	Відділ кадрів	Швець Л. М.	Менеджер з персоналу	Квітень
		Митрович К. С.	Начальник відділу	Липень
4	Технічний  відділ	Наумов В. М.	Агроном	Листопад
		Терновський І. І.	Слюсар	Березень
5	Відділ охорони	Радченко М. П.	Охоронець	Січень

4. Знайомство із складанням та веденням особових справ

Особова справа − це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім − всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

До особової справи додається особовий листок з обліку кадрів (додаток Ж), особову картку працівника (додаток З) та доповнення до особового листка з обліку кадрів (додаток К). Також на підприємстві для зручності створюється документ, який фіксує опис документів, які містяться в особовій справі. Даний опис наведено нижче.

ОПИС

Документів, які містяться в особовій справі № 36

Радченко Надія Василівна

(прізвище, ім’я, по-батькові)

№ з/п	Найменування документа, його номер і дата, дата внесення до особової справи	Кількість аркушів	Дата вилучення документів	Хто вилучив документ і чому
1	Особовий листок з обліку кадрів,
	19.09.2010	2
2	Копія диплому А № 14534, виданого
	17.06.2010	1
3	Наказ про прийняття на роботу №12-к
	від 16.09.2010	1

На ПАФ «Петрівка», як і на будь-якому іншому підприємстві існує контрольний журнал видачі особових справ. Він є необхідним документом, адже допомагає контролювати та регулювати видачу особових справ на підприємстві. За допомогою цього журналу ми дізнаємося коли і хто отримав особову справу працівника і дату її повернення. Якщо особова справа не повернута, то підприємство має змогу зателефонувати до людини, яка дану справу отримала і дізнатися чому вона не була повернута. Даний журнал допомагає зменшити ризики щодо втрат особових справ на ПАФ «Петрівка». В табл. 5.1 наведений зразок журналу видачі особових справ на підприємстві.

Таблиця 5.1