10) Коммуникации в процессе управления. Возможные барьеры на пути эффективных коммуникаций. Методы повышения эффективности коммуникаций.

Коммуникация - это процесс движения информации. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому.

Субъектами могут выступать личности, группы. Организации.

Коммуникация осуществляется путем передачи мнений, навыков, ощущений или чувств в устной или другой форме (письменно, жесты, поза,

недосказанность и т.п.) с целью получения желаемой реакции. Понятия «коммуникация» и «информация» взаимосвязаны, коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается.

Коммуникация- это процесс, состоящий из этапов и стадий

Этап отправления: тот, кто передает информацию называется отправителем, его роль заключается в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи участникам процесса.

Этап кодирования, то есть трансформирование, предназначенного для передачи. Оно начинается с выбора носителя информации (звук, свет, температура, запах, вкус, физические действия). Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т. д.*.

В результате формируется послание

Послание посредством передатчика (человека, технического средства, химического или физического состояния) поступает в передающий канал, доводящий его до адресата.

Этап получения Канал выводит послание на приемник, который фиксирует

получение данного послания на другую сторону канала. Тот, кому было адресовано послание, называется получателем. Им осуществляется фиксация получения послания, раскодирование его в понятное значение.

Раскодирование включает: восприятие послания, его интерпретацию (как понял) и оценку.

Искажения в смысле послания связаны с наличием в процессе коммуникационного шума. Шум присутствует всегда

Этап обратная связь.

Последним элементом коммуникационного процесса является обратная связь при обмене участников процесса ролям. Весь цикл повторяется, но в другом направлении.

Обратная связь - это ответ получателя на послание

Для осуществления процесса коммуникации используется коммуникационная сеть, то есть соединение участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Данная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные строятся от начальника к подчиненным.

Горизонтальные осуществляются между равными по уровням индивидами или подразделениями.

Диагональные - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает структуру организации. Весьма важную роль играет также информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации

11)Виды организационных полномочий. Делегирование полномочий. Полномочия и ответственность, их соотношение.

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия , а также их взаимоотношения. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какие должны быть взаимоотношения с другими служащими . Это достигается с помощью схемы организации дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределением обязанностей.

Организационные схемы и таблицы. При построении схем необходимо учитывать, что схема дает лишь общие контуры структуры организации. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если схему структуры трудно составить, то

причина может заключаться в том, что организация дефектна, то есть с течением времени ее структура стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.

Позитивная сторона пользования схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть подвергнута тщательному анализу. Такое исследование само по себе принесет большую пользу, поскольку она обнаруживает «слабые места», накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса и т. п.

Схема позволяет выделить линии взаимозависимости и отношений внутри организации. Схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельности и структурой управления предприятием, а также в качестве наглядного дополнительного материала при изучении должностных инструкций.

Наконец, схема используется в качестве справочного материала, позволяет служащим предприятия быстро ознакомиться с произошедшими в рамках организации изменениями. Для этой цели структурная схема организации может быть помещена на доске объявлений. Недостатки использования схематичных построений:

Во - первых, схема строения организации быстро устаревает. Она отражает организацию в определенный момент времени, в этом смысле она статична. Не смотря на то, что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений (например, кадровых), что требует внесения замен и дополнений.

Во - вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость. Схемы могут привести к бюрократизму. Они по существу "негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений , но не указывают наиболее рациональных коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации Наконец. Нередко возникаю трудности в представлении об уровнях значимости, Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько менеджеров, что якобы подразумевает их одинаковый статус. Поэтому иногда довольно сложно с требуемой личностью обозначить реальные отношения, разную значимость должностей и положений. Руководство (справочники) по организационному построению предприятия. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием. Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе «Распределение обязанностей» должны содержаться следующие положенияб -название должности -отдел, в котором имеется эта должность -уровень положения -описание выполняемых функций

-обязанности и права

-взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными -число подчиненных, их особенности -должность непосредственного руководителя -особые полномочия (обязанностиО -ограничения в полномочиях

Централизация характеризуется отсутствием передачи полномочий и известными пределами компетентности, что ведет к снижению оперативности в принятии решений.

Главная цель делегирования полномочий - сделать возможной децентрализацию управления организацией. Передаются лишь полномочия. Всю ответственность продолжает нести старший руководитель. Наиболее важными принципами передачи полномочий являются

Подчиненный должен обладать достаточными полномочиями для достижения, требуемого результата

Подчиненный должен знать, перед кем он несет ответственность

Все, что превышает компетенцию должности, передается высшим звеньям управления

Старшее должностное лицо продолжает нести ответственность за действия подчиненного

Факторы, влияющие на уровень децентрализации:

-величина затрат

-степень унификации

-размеры предприятия

-философия менеджмента

Руководители могут предпочитать авторитарную структуру управления, где все решения принимаются высшим руководством, или децентрализованную систему, где руководители всех уровней по своему усмотрению определяют сферу полномочий

-наличие подходящего руководителя

-использование приемов контроля Чем выше возможности контролирования, тем большей степени децентрализации можно достичь

- география деятельности предприятия

-.влияние внешней среды

Преимущества централизованного управления: - лучший контроль за деятельностью предприятия -возможность единых стандартов всех действий -устранение дублирования или иных усилий -более эффективное использование некоторых ресурсов Недостатки централизованного управления -рост бюрократизма -задержки в принятии решений

-решения принимаются теми. Кто незнаком с реальной ситуацией на производстве.