2. Підготовка до проведення банкетів.

Банкетні заходи плануються заздалегідь і вимагають ретельної підготовки до них. Від того, наскільки продумані всі деталі і дрібниці, багато в чому залежить цілісне сприйняття замовником урочистості і кінцевий результат.

Організація будь-якого банкету включає в себе кілька етапів. До них відносяться прийом і оформлення замовлення, підготовка до проведення банкету і обслуговування [6].

Організована чітка робота з підготовки та обслуговування бенкету залежить від того, наскільки докладно і своєчасно обумовлені і узгоджені всі деталі проведення банкету між його упорядником (замовником) і адміністрацією підприємства ресторанного господарства. Тому бажано, щоб той, хто буде безпосередньо керувати підготовкою банкету і обслуговуванням гостей, був детально поінформований про особливості даного замовлення.

Замовлення на обслуговування весіль, ювілеїв та інших урочистостей приймає директор, метрдотель або адміністратор, а на великому підприємстві ресторанного господарства, де є стіл замовлень, - черговий адміністратор столу замовлень. При оформленні замовлення з замовником узгоджується дата обслуговування урочистості, кількість учасників, вид обслуговування, привід для влаштування банкету, місце проведення (найменування або номер залу), час початку та закінчення обслуговування, приблизне меню та попередня вартість замовлення з націнками на продукцію, встановленими для даного підприємства.

При прийомі замовлення організатори пропонують познайомитися з приміщенням для банкету, погоджують з ним план розміщення столів, місця почесних гостей (якщо це банкет за столом, то план розміщення гостей за кожним столом окремо, виходячи з норми 60-80 см на одну особу), приблизне оформлення банкетного залу.

Конфігурація столів може бути різноманітною (Т-тип, П-тип) і залежить від типу заходів та побажань клієнта, але при цьому потрібно враховувати і зручність обслуговування: проходи повинні бути такими, щоб два офіціанти могли легко розминутися. Для цього відстань між двома столами повинно бути не менше 2 м, а відстань від столу до спинки стільця гостя - 50 см. Таким чином, на прохід офіціантам залишається 1 м. Найбільш поширеними є такі форми розміщення столів [3].

• у формі лінії. Столи ставлять один біля одного паралельно або перпендикулярно якій-небудь із стін залу. Лінія може бути утворена одним або двома рядами щільно зсунутих столів (у другому випадку виходить блок-стіл). Ця форма використовується при суворо офіційних банкетах з різноманітним меню, коли ставлять велику кількість посуду. Слід уникати надмірного подовження столу, так як це незручно гостям: затрудняється спілкування між ними.

• у формі букви «Г». Така розстановка столів використовується для банкетів на 40 чоловік, якщо довжина торгового залу недостатня для того, щоб зіставити банкетні столи. Тоді столи ставлять перпендикулярно двом сусіднім стінам, між ними виходить прямий кут.

• у формі літери «П». Цю форму використовують з нагоди проводів на пенсію, на весіллях, коли присутній від 40 до 120 чоловік. Офіційним гостям відводять місця у президії. Це найкоротша сторона столу.

• у формі літери «Т». Дана конфігурація столів застосовується на банкетах на честь ювілею, а також у вузьких і довгих торгових залах. Офіційній особі відводять місце в центрі столу президії обличчям до решти гостей. Підходить для банкету, де присутній 30-50 чоловік.

• у формі літери «Ш». Дана розстановка столів застосовується при кількості гостей від 50 до 150 осіб. Головна частина столу йде паралельно довгій стіні залу підприємства і знаходиться навпроти вхідних дверей.

• У формі гребеня. Конфігурація столів розрахована на 100-300 чоловік. Столи ставлять так само, як і в попередній формі, але з великою кількістю відгалужень.

• у формі кола. Необхідно, щоб для цієї мети на підприємстві були столи у формі півкола, які з'єднуються за допомогою гвинтів. Центр столу оформляють квітами у вигляді клумби або доріжок з квітів. Гості розміщуються по зовнішній стороні кола. Дане розташування зручно при кількості запрошених до 40 чоловік.

• у формі квадрата (стіл-каре). Для цього з'єднують між собою 4 столи. Підходить при обслуговуванні не більше 12 чоловік.

При замовленні уточнюється, чи буде поданий гостям коктейль-аперитив, чи потрібні квіти для прикраси, музика під час банкету і місце для танців.

У замовленні зазначають номер телефону, адресу відповідального замовника, його прізвище, дата і час початку банкету, кількість учасників, спосіб розрахунку. При виїзних прийомах-банкетах слід передбачити оплату витрат, пов'язаних з виїздом, боєм і втратою посуду, понаднормовою роботою обслуговуючого персоналу.

Замовлення на банкет може бути прийняте за багато днів до часу його проведення. Однак меню страв, які повинні бути подані, і прейскурант вин зазвичай узгоджують із замовником за 2-4 дні до призначеної дати банкету, виходячи з наявності продуктів в ресторані і передбачуваного їх надходження. Індивідуальний замовник при попередньому оформленні замовлення повинен внести в касу підприємства аванс у розмірі не менше 50% вартості замовлення на підставі виписаного бухгалтерією прибуткового касового ордера, а узгоджене і оформлене замовлення-рахунок оплатити повністю в касу не пізніше, ніж за два дні до початку торжества [6].

Замовлення на обслуговування свята від підприємства (організації, установи) приймається за наявності гарантійного листа, в якому зазначається дата і час обслуговування, кількість учасників, вартість замовлення, прізвище особи, уповноваженої на оформлення замовлення, номер розрахункового рахунку підприємства. Вартість узгодженого замовлення оплачується повністю не пізніше, ніж за три дні до його виконання за безготівковим розрахунком.

На офіційних банкетах-прийомах додатково уточнюються наступні питання:

• як повинен бути прикрашений банкетний зал ресторану: чи потрібні державні прапори та інші атрибути державної символіки;

• яка музична програма повинна лунати під час банкету;

• чи будуть вимовлятися офіційні промови і тости: скільки їх буде і коли вони будуть сказані. Уточнюється час подачі страв і напоїв;

• чи будуть гості палити за столом;

• кількість гостей, яких буде обслуговувати один офіціант;

• форма одягу обслуговуючого персоналу ресторану на банкеті.

При підготовці до проведення бенкету необхідно визначити число офіціантів та інших працівників, що вимагається для його обслуговування. Потрібне число офіціантів визначається залежно від складності меню, частоти зміни приладів; віддаленості банкетного столу від роздачі, сервізної, посудомийної, буфетів; розташування підсобних столів; забезпеченості посудом, приладами і т.д.

Для проведення банкетів необхідно мати два суміжних зали: один - для прийому і збору гостей, інший - для банкету.

У залі для прийому і збору гостей, званому аванзалом, ставлять кілька крісел, круглий накритий скатертиною столик, на який кладуть сигарети, сірники, сигари в коробках, ножиці для зрізання кінчиків сигар, попільнички, ставлять канделябри із запаленими свічками. Приміщення зазвичай прикрашають свіжими квітами в кошиках або високих вазах. Для ознайомлення гостей з їх місцями за банкетним столом у аванзалі на видному місці ставлять зменшений макет основного столу, на якому розміщують картки із зазначенням прізвищ, імен та по-батькові кожного гостя в порядку, суворо відповідному їх місцях за банкетним столом. У центрі столу кладуть стрілу з пластмаси або іншого матеріалу, що показує напрямок, у якому розташований стіл, і послідовність розміщення місць за столом у банкетному залі, починаючи від вхідних дверей. Якщо банкет проводиться одночасно в кількох залах, у кожному з яких по кілька столів, рекомендується інша система попереднього ознайомлення гостей з їх місцями. У аванзалі на стенді, розташованому на видному місці, вивішується список учасників прийому із зазначенням прізвища, імені та по-батькові кожного учасника, номери залу або його назви, номерів столу і місця. Тут же на столі кожен з гостей знайде схематичний план розташування банкетних залів, столів у кожному з них і номер свого місця.

Сервірування банкетного столу з повним обслуговуванням починають з розміщення столів і накриття їх скатертиною. Якщо банкетні столи складені з обідніх полірованих ресторанних столів на 4-6 персон, то їх покривають спочатку сукном, яке поглинає шум, вбирає вологу і додає стійкість предметів сервірування.

Потім стіл сервірують мілкими столовими тарілками на відстані 0,8-1,0 м один від одного [2]. Тарілки розставляють, починаючи від центру столу, спочатку по одній стороні, потім по іншій і стежать за тим, щоб тарілки стояли строго одна проти іншої. На мілкі столові тарілки ставлять закусочні, а ліворуч на відстані 10-15 см - пиріжкові тарілки. Потім розкладають столові прилади на відстані 0,5 см справа від столової мілкої тарілки: столовий ніж, правіше від нього на 0,5 см рибний ніж, потім, якщо в меню є суп, столову , десертну ложку і закусочний ніж. З лівого боку від мілкої столової тарілки кладуть столову вилку, потім лівіше рибну і закусочну виделки. Далі розкладають десертні (або фруктові) ножі, виделки і ложки. У певному порядку розставляють чарки, келихи, фужери. На закусочні тарілки ставлять красиво складені серветки. Прилади зі спеціями встановлюють попарно, один прилад на два гостя. Причому прилади ставлять на рівні скляного (кришталевого) посуду, між предметами сервірування поруч сидячих гостей.

Банкетні столи прикрашають квітами, національними прапорцями країн, учасники яких знаходяться за столом. Невеликі картки із зазначенням прізвища, імені, по-батькові учасника банкету мають бути або поруч з фужером (лівіше його), або за мілкою столовою тарілкою і фруктовим приладом.

Красиво оформлені бланки меню банкету розміщують за пиріжковою тарілкою. У меню міститься перелік всіх закусок, страв, напоїв, а також повідомляється привід проведеного заходу. Для іноземних гостей має бути переклад назв страв та напоїв на їх рідну мову. Попільниці на офіційному банкеті ставлять на столи тільки до моменту подачі кави.

Що стосується банкету з частковим обслуговуванням, то банкетний стіл сервірують суворо по меню столовими тарілками, приладами, склом і кришталем, серветками. Крім цього на стіл за 30-40 хв до приходу гостей ставлять холодні страви і закуски, напої та вази з фруктами, прилади зі спеціями, оформляють стіл квітами. Зазвичай на кожні 3,0-3,5 м довжини столу, що відповідає 4-5 сидячим за столом з кожного боку, розставляють всі холодні страви, закуски та напої, зазначені в меню [2].

Якщо стіл довше і кількість учасників більше, то на наступні 3,0-3,5 м столу кількість страв, закусок і напоїв повторюється і т. д. Страви і закуски в посуді на ніжках або з високими бортами (вази, салатниці) розставляють ближче до центру столу, а з низькими бортами (страви, лотки) - ближче до предметів сервірування, при цьому чергуючи закуски з риби, м'яса і птиці.

Посуд зі стравами і закусками розставляють в один або в два ряди в залежності від ширини столу, кількості закусок і розміру посуду. Масло вершкове ставлять поруч з ікрою, соуси - поруч зі стравами, яким вони супроводжують. Вази з фруктами і квітами встановлюють по осі столу, а відстань між ними (по центру) використовують для розстановки напоїв. Пляшки з напоями ставлять етикеткою до сидячим за столом гостям. Деякі з пляшок (особливо закупорені пробками) можуть бути відкупорені заздалегідь. Пляшки, закриті кронпробками (води, пиво, соки, квас і ін), відкорковують за 5 хвилин до запрошення гостей до столу. Як і закуски, напої розставляють по всій довжині столу, щоб кожен гість міг дістати на свій вибір будь-якої з них і налити собі в чарку. Після напоїв розкладають хліб на пиріжкові тарілки кожного гостя (пшеничний і житній). Потім після ретельної перевірки (краще у присутності замовника) готовності банкетного столу і обслуговуючого персоналу в банкетний зал запрошують до столу всіх учасників банкету.

Столи для банкету-фуршету встановлюють у залі у вигляді прямокутника або у вигляді букв П, Т і Ш, але так, щоб відстань між столами і від столів до стін залу було достатнім 1,5 м для вільного пересування гостей [1].

У процесі організації банкету-фуршету необхідно враховувати наступне: не можна встановлювати столи в безпосередній близькості від джерела тепла (опалення, каміна і ін), а також під прямими променями сонця, так як це сприяє таненню заливних страв, а також втрати зовнішньої привабливості всіх продуктів . Столи, сервіровані для банкету-фуршету, повинні гармоніювати з навколишнім оточенням; при їх установці слід враховувати розташування освітлювальної апаратури в залі з тим, щоб забезпечити рівномірне висвітлення всіх столів. Біля стін або по кутах залу розташовують невеликі круглі або квадратні столи, накриті скатертинами, на які ставлять сигарети, попільнички, сірники і квіти у високих вазах, паперові серветки. Оскільки на заході часто присутні люди, яким (з різних причин) важко довго спілкуватися стоячи, не перешкодить встановити для них у залі кілька стільців (або столиків зі стільцями), розташувавши їх, скажімо, уздовж стіни.

Фуршетні столи накривають банкетними скатертинами так, щоб кінці їх з усіх боків столу звисали однаково, на відстані 5-10 см від підлоги. Розрізняють два варіанти сервіровки фуршетного столу: односторонню і двосторонню. При першому варіанті стіл сервірують тільки з одного боку, використовуючи його зазвичай для почесних гостей і організатора банкету. Стіл встановлюють перпендикулярно до основного столу на відстані 1,0-1,5 м або однією стороною до стіни [6].

Двосторонню сервіровку здійснюють з двох сторін столу. Накритий скатертиною фуршетний стіл спочатку сервірують склом (кришталем): фужерами, лафітними, рейнвейними і горілчаними чарками. Двостороння сервіровка фуршетного столу є найбільш доцільною. Розстановку скла (кришталю) при цьому проводять одним з таких способів: у два ряди, групами, ялинкою, змійкою. При сервіровці змійкою, фужери і чарки розставляють вздовж усього столу, при цьому, дотримуючись загального принципу - більш високі фужери розташовують у центрі столу, низькі - ближче до краю.

Для сервіровки фуршетного столу необхідні закусочні й десертні тарілки. Кількість тарілок для бенкету визначають розрахунку: закусочних 1-2 штуки, а десертних 1 тарілка на кожного гостя. Закусочні тарілки ставлять по обидва боки вздовж столу стопками по 6-10 штук на відстані 2 см від краю столу. Десертні тарілки стопками по 3-4 штуки ставлять трохи правіше перед закусочними, ближче до чарки [6]. При розстановці закусочних і десертних тарілок слід пам'ятати, що емблеми (вензелі, марки) на тарілці повинні бути строго з протилежного до гостя сторони. Потім фуршетний стіл сервірують приборами: закусочними ножами і виделками, фруктовими приладами. Існують два варіанти сервіровки фуршетного столу закусочними приладами [6]:

1 - варіант: вилки, за кількістю закусочних тарілок (6-8 шт.), Кладуть на ребро (вістрям до тарілки) ліворуч від кожної стопки тарілок, а ножі закусочні (3-4 шт.) праворуч від тарілок.

2 - варіант: виделки закусочні кладуть на ребро правіше закусочних ножів, вістрям до тарілки. Найбільш поширеним в ресторанах є перший варіант сервіровки банкету-фуршету. Перечниці і сільнички (краще відкритого типу) ставлять безпосередньо на стіл за тарілками з хлібом. У кожну перечницю і сільничку кладуть ложечки для спецій ручкою вправо. Полотняні серветки, складені вчетверо, а потім навпіл укладають за кожною чаркою закусочних тарілок.

Характерні особливості підготовки та організації банкету-коктейлю: в залі відсутні банкетні столи і стільці, по кутах ставлять невеликі столики, покриті скатертинами, на них - вази з квітами, а вздовж стін кілька підсобних столиків з підносами для використаного посуду і приладів, на ці ж столи кладуть сигарети, сірники, ставлять вазочки з паперовими серветками. У банкетному залі іноді встановлюють барну стійку, за якою кожен гість при бажанні може випити напій.

Банкет-чай має свої особливості при підготовці. У центрі банкетного залу ставлять круглий, овальний або прямокутний стіл і стільці (крісла). Уздовж стін - дивани, крісла, а між ними 1-2 невеликих столика, накритих кольоровими скатертинами для квітів, сигарет, попільничок і сірників. Банкет-чай виглядає значно урочистіше, коли чай наливають із самовара. Самовар на підносі ставлять на краю чайного столу або окремо на приставний стіл, накритий скатертиною. Зліва від самовара розташовують другий піднос, накритий серветкою, з чайними чашками, блюдцями і чайними ложками. На піднос перед самоваром трохи праворуч ставлять заварювальні чайники.

На накритий кольоровою скатертиною чайний стіл проти кожного місця гостя ставлять десертну тарілку.