Документація

Стандарт щодо робочої документації і процедур збереження для КМА відповідає стандартові, який стосується аудиту в цілому (див. МСА 230 "Документація").

Робочі документи повинні містити достатньо документів для опису застосування КМА:

планування:

цілі КМА;

розгляд специфічних КМА, що використовуватимуться;

використовувані заходи контролю;

фахівці, визначення часу і витрати;

здійснення:

підготовка КМА і процедур тестування та заходів контролю;

детальні дані з тестування, виконаним КМА;

детальні дані з введення, обробки та виведення інформації;

відповідна технічна інформація стосовно системи обліку суб'єкта господарювання, наприклад, розташування файлів;

аудиторські докази:

отримані результати;

опис проведеної аудиторської роботи щодо результатів;

аудиторські висновки;

інше:

рекомендації управлінському персоналові суб'єкта господарювання.

Додатково може бути доцільним надати задокументовані пропозиції щодо використання КМА у майбутньому.

Використання кма в it середовищі малих підприємств

Хоча загальні принципи, описані в цьому Положенні, застосовуються для середовища ІТ малих підприємств, деякі питання потребують окремого розгляду:

рівень загальних процедур контролю може бути таким, що аудиторові доведеться менше покладатися на систему внутрішнього контролю. Це спричинить більшу увагу до тестування подробиць операцій і залишків, а також до процедур аналітичного огляду, що може підвищити ефективність деяких КМА, особливо аудиторського програмного забезпечення;

якщо обробляють невеликі обсяги даних, використання неавтоматизованих методів може виявитися більш економічним;

мале підприємство може бути неспроможним забезпечити аудитора відповідною технічною допомогою, що зробить практичне застосування КМА неможливим;

певні пакетні програми аудиту можуть не працювати на невеликих комп'ютерах, обмежуючи вибір аудитором КМА. Проте файли з даними суб'єкта можна скопіювати й обробити на іншому придатному комп'ютері.

2.1.2 Інтерактивні комп'ютерні системи. Типи та характеристики онлайнових комп'ютерних систем Онлайнові комп'ютерні системи

Це Положення визначає вплив онлайнових комп'ютерних систем на систему бухгалтерського обліку і пов'язані з ними пpoцeдypи внутрішнього контролю, а також на аудиторські процедури.

Онлайнові комп'ютерні системи - це комп'ютерні системи, що надають користувачам доступ до даних та програм безпосередньо через термінали. Такі системи можуть складатися з основних комп'ютерів (серверів), міні-комп’ютерів або мереж об'єднаних ПК. Якщо суб'єкт господарювання використовує онлайнові комп'ютерні системи, то технологія використання буде, ймовірно, комплексною й об'єднаною зі стратегічними бізнес-планами суб'єкта господарювання. Групі аудиторів можуть знадобитися спеціальні навички роботи з інформаційними технологіями для того, щоб робити запити й розуміти зміст одержаних відповідей¹. Аудиторові, можливо, доведеться враховувати ті використання роботи експерта (див. МСА 620 "Використання роботи експерта").

Онлайнові системи дають користувачам змогу самим ініціювати такі функції:

введення операцій (наприклад, операції з продажу в магазині, зняття грошових коштів у банку та відвантаження продукції на заводі);

підготовка запитів (наприклад, стан поточного рахунку клієнта чи інформація про сальдо на рахунку);

формування звітів за запитами (наприклад, список наявних статей запасів з недостатньою кількістю запасів);

оновлення основних файлів (наприклад, відкриття рахунків для нового клієнта та зміна кодів головної книги);

діяльність, в електронній комерції (наприклад, розміщення замовлень та оплата товарів через Інтернет).

В онлайнових комп'ютерних системах можуть використовуватися різні типи терміналів. Функції, які вони виконують, широко варіюються й залежать від їхньої логіки, способу передачі, збереження та основних можливостей комп'ютера щодо обробки інформації. Є такі типи терміналів:

термінали загального призначення:

основна клавіатура та екран - використовуються дія зведення даних без будь-якої перевірки в терміналі і для виведення даних з комп'ютерної системи на екран. Наприклад, якщо введено замовлення на продаж, то головний комп'ютер перевіряє код, товару й результат перевірки висвічується на екрані термінала;

інтелектуальний термінал - використовується для функцій основної клавіатури й екрана з додатковими функціями перевірки даних терміналом, ведення журналів операцій і виконання іншої локальної обробки. У вищенаведеному прикладі щодо замовлень на продаж інтелектуальний термінал перевіряє правильну кількість знаків коду товару, а головний комп'ютер перевіряє наявність коду товару в основному файлі;

ПК – використовуються для виконання всіх функцій інтелектуального термінала з додатковими можливостями локальної обробки і збереження. У наведеному прикладі ПК може здійснювати всі перевірки коду товару;

термінали спеціального призначення:

пристрої в місцях продажу - використовуються для обліку операцій із продажу, коли вони виникають, і передачі інформації про них у головний комп'ютер. Онлайнові касові апарати та оптичні сканери, що використовуються в роздрібній торгівлі, є типовими пристроями в місцях продажу;

банківські автомати (банкомата) - використовуються для ініціювання, перевірки, запису, передачі та завершення різноманітних банківських операцій. Залежно від конфігурації системи певні з цих функцій виконуються банкоматами, а інші – головним комп'ютером в онлайновому режимі;

ручні без провідні пристрої для введення даних на відстані;

системи речової відповіді - використовуються для надання користувачеві можливості взаємодіяти з комп'ютером за допомогою телекомунікаційної мережі, основаної на звукових сигналах, що надаються комп'ютером. Клієнт спілкується, використовуючи пристрій, який формує тонові сигнали; таким пристроєм часто буває клавішна панель на телефоні клієнта. Загальні прикладні програми включають системи банківських телефонів і сплати рахунків.

Термінали можуть розташовуватися локально або на відстані. Локальні термінали прямо пов'язані з комп'ютером за допомогою кабелів, а віддалені термінали вимагають застосування телекомунікація для зв'язку з комп'ютером. Однак іноді навіть локальні термінали можуть об'єднуватися при використанні телекомунікаційних зв'язків або без провідних комунікаційних зв'язків. Багато користувачів можуть мати доступ до терміналів з різною метою й одночасно в різних місцях. Користувачі можуть перебувати в організації або поза нею (наприклад, покупці або постачальники). У таких випадках прикладні комп'ютерні програми та дані доступні в онлайновому режимі для задоволення потреб користувачів. Такі системи можуть також вимагати іншого програмного забезпечення, наприклад, програм контролю за доступом і програм моніторингу за онлайновими терміналами.

Дедалі більше спільне використання системних ресурсів за допомогою локальних та глобальних обчислювальних мереж привело до збільшення обсягів розподіленої онлайнової обробки. Результатом використання системи "клієнт-сервер" став такий розподіл прикладних програм, коли обробку можуть здійснювати кілька комп'ютерів. У середовищі "клієнт-сервер" обробка даних відбувається на сервері та комп'ютеризованому робочому місці ("клієнті").

Працівники, ділові партнери, споживачі та інші (треті) сторони можуть отримати доступ до онлайнових прикладних програм організації, використовуючи Інтернет чи інші способи віддаленого доступу. Зовнішні сторони можуть отримати доступ до прикладних програм організації через інтерфейс обміну електронними даними (ОЕД) або через інші способи електронної комерції.

Окрім користувачів цих систем, програмісти можуть використовувати можливості онлайнового режиму для розробки нових програм та технічної підтримки наявних програм. Персонал, який обслуговує комп'ютери, може також мати доступ в онлайновому режимі для забезпечення технічного обслуговування і підтримки.