Обучение

Если ОУП занимается обучением сотрудников организации методам управления проектами, то он должен собирать информацию обо всех ли­цах, записавшихся для прохождения обучения. Эта информация должна содержать, как минимум, следующие сведения:

• лицо, записавшееся на обучение, с контактной информацией;

• наименование и код учебного курса;

• подразделение, в котором работает лицо, записавшееся на обучение;

•цель карьерного роста в части управления проектами, которую оно преследует;

•дата начала обучения;

•непосредственный начальник сотрудника, записавшегося (возможно, потребуется проверить наличие разрешения на прохождение обучения);

• дата начала практических занятий;

• место проведения практических занятий.

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ТЕКУЩИЙ ФИНАНСОВЫЙ ГОД

Эта информация имеет особое значение для ОУП, поскольку она является ключевой для всех процессов управления портфелями организации. Минимальный объем информации о каждой стратегической цели организации, собираемой ОУП по мере ее выработки и корректировки, должен включать следующие данные:

•описание стратегической цели;

• подразделение организации, несущее основную долю ответственности за ее достижение (если таковое имеется);

• суммарный бюджет, выделенный на достижение цели (сумма затрат на все проекты в портфеле организации, направленных на достижение данной цели);

• принудительно установленный ранг цели, определяющий относительный уровень ее значимости по сравнению с остальными целями организации;

• весомость цели в процентах (применяется при распределении приоритетов проектов, при этом сумма «весов» всех проектов в портфеле принимается равной 100%);

• плановая дата старта первого из проектов, направленных на достижение данной цели;

• плановая дата завершения всех проектных работ, связанных с достижением данной цели.

ПЕРЕЧЕНЬ АКТИВОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Инвентаризация всех активов, которыми обладает предприятие, необходимо для правильного распределения планируемых на новый финансовый год инвестиций а их развитие. Минимальный объем данных о каждом активе предприятия, собираемых ОУП, включает:

•функциональное подразделение, во владении которого находится данный актив, и его контактная информация;

• менеджер, управляющий активом, и его контактная информация;

• дата создания актива (или дата, к которой он должен быть создан);

• текущий объем инвестиций в данный актив;

• текущий принудительный ранг актива;

• главная стратегическая цель предприятия, которую поддерживает актив;

• продукция и/или услуги, для производства которых напрямую используется данный актив;

• продукция и/или услуги, при производстве которых данный актив используется опосредованно;

• планируемые в данном финансовом году бюджетные вложения в данный актив;

•три основных риска, сопряженные с данным активом.

ВЫХОДЫ

ПОРТФЕЛЬ ПРОЕКТОВ

По каждому проекту или программе, включенной в портфель организации, ОУП должен обладать информацией, перечисленной ниже.

• Описание проекта/программы.

•Принудительно установленный ранг проекта/программы.

•Текущее состояние (красное, желтое, зеленое).

• Подразделение предприятия, финансирующее проект.

• Спонсор проекта.

• Руководитель проекта от заказчика (если таковой имеется).

• Руководитель проекта от исполнителя.

• Плановая дата старта проекта.

• Плановая дата финиша проекта.

• Уточненная дата старта.

• Уточненная дата финиша.

• Фактическая дата старта.

• Фактическая дата финиша.

• Плановая бюджетная стоимость проекта.

• Фактические затраты на проект (потраченные к моменту сбора сведений).

• Расчетная стоимость завершения проекта.

• Проекты-предшественники.

• Проекты-последователи.

• Главная стратегическая цель, на достижение которой направлен проект.

• Основные активы, на развитие которых нацелен проект.

ПОРТФЕЛЬ РЕСУРСОВ

Эта информация используется для выявления высвобождающихся ресурсов, которые могут быть использованы для лучшего ресурсного обеспечения и повышения производительности работ по проектам. Применительно к каждому ресурсному пулу портфель ресурсов, формируемый ОУП, до;іжен содержать следующие данные:

• наименование ресурсного пула и контактная информация;

• наименование специальности работников, входящих в данный пул;

• распорядитель ресурса и контактная информация;

• интенсивность использования ресурса к моменту сбора данных;

• какому функциональному подразделению принадлежит ресурс;

•принудительно установленный ранг ресурса (для выявления стратегического ресурса);

•основной проект, в котором задействован ресурс;

•главная стратегическая цель предприятия, для достижения которой требуется данный ресурс;

• главный актив предприятия, который поддерживает ресурс;

• текущее состояние ресурса (красное, желтое, зеленое).

ПОРТФЕЛЬ АКТИВОВ

Для формирования портфеля активов используются следующие дан­ные о каждом из активов, включаемых в портфель:

• описание актива;

• принудительно установленный ранг актива;

• состояние актива (красное, желтое, зеленое);

• подразделение предприятия, отвечающее за данный актив;

• распорядитель актива;

• руководитель проекта со стороны предприятия, использующий актив;

• планируемые бюджетные ассигнования для развития актива;

•фактически вложенные в актив средства (к моменту формирования портфеля);

• текущая стоимость актива;

• расчетная величина затрат на завершение модернизации актива;

• главная стратегическая цель предприятия, для достижения которой требуется актив;

• перечень основных проектов, направленных на совершенствование актива.

ПОРТФЕЛЬ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

Формирование данного портфеля направлено на сбор сведений о текущем состоянии и ходе выполнения проектов, направленных на достижение выявленных стратегических целей компании. Применительно к каждой такой цели портфель должен содержать следующие данные:

• описание стратегической цели;

• принудительно установленный ранг цели;

•состояние дел с продвижением к цели (красное, желтое, зеленое);

• подразделение компании, финансирующее достижение цели;

• спонсор работ, направленных на достижение стратегической цели;

• плановая дата старта работ, направленных на достижение цели в данном финансовом году;

•плановая дата старта работ, направленных на достижение цели в данном финансовом году;

•плановая дата окончания работ, направленных на достижение цели в данном финансовом году;

• уточненная дата старта работ, направленных на достижение цели в данном финансовом году;

• уточненная дата окончания работ, направленных на достижение цели в данном финансовом году;

• плановая дата старта работ, направленных на достижение цели в данном финансовом году;

• фактическая дата старта работ, направленных на достижение цели в данном финансовом году;

• фактическая дата окончания работ, направленных на достижение цели в данном финансовом году;

• расчетная стоимость завершения работ, направленных на достижение цели;

• стратегические цели-предшественники;

• стратегические цели-последователи;

• перечень проектных инициатив, направленных на достижение цели;

• перечень активов, задействованных в достижении цели.

ИНТЕГРИРОВАННЫЙ ПОРТФЕЛЬ

Формирование интегрированного портфеля позволяет дать консолидированное представление обо всех проектных инициативах, вытекающих из всех ранее перечисленных портфелей. Таким образом, появляется возможность группирования проектов или стратегических целей, на достижение которых они направлены, в более широкие инициативы, о каждой из которых ОУП должен обладать перечисленными ниже данными.

• Наименование инициативы.

• Консолидированный принудительный ранг инициативы.

•Консолидированная оценка приоритетности инициативы.

•Главная стратегическая цель, на достижение которой направлена инициатива.

• Основной актив, развиваемый в результате реализации инициативы.

• Состояние (красное, желтое, зеленое).

• Подразделение предприятия, финансирующее инициативу.

• Спонсор проекта.

• Руководитель проекта от заказчика (если таковой существует).

• Руководитель проекта от исполнителя.

• Плановая дата старта проекта.

• Плановая дата финиша проекта.

• Уточненная дата старта проекта.

• Уточненная дата финиша проекта.

• Фактическая дата старта.

• Фактическая дата финиша.

• Плановый бюджет проекта.

• Фактические затраты на проект (к моменту формирования портфеля).

• Расчетные затраты на завершение проекта.

• Проекты-предшественники.

• Проекты-последователи.

ОТЧЕТ О СОСТОЯНИИ И ПРОГНОЗЕ ВЫПОЛНЕНИЯ ПЛАНОВ ПРЕДПРИЯТИЯ (составляется ежемесячно)

Этот отчет, регулярно выпускаемый ОУП, содержит разнообразные сведения о состоянии дел с выполнением плана предприятия на текущий финансовый год. В него могут быть включены отчетные материалы о состоянии отдельных портфелей, не выпускаемые в виде самостоятельных отчетов. Как минимум, отчет должен содержать:

• сводные сведения для руководства с анализом текущего состояния выполнения годового плана предприятия;

• отчет о состоянии портфеля проектов за отчетный период;

• отчет о состоянии портфеля активов за отчетный период;

• отчет о состоянии портфеля ресурсов за отчетный период;

•отчет о состоянии портфеля стратегических целей за отчетный период;

•прогнозы выполнения проектов на 30, 60 и 90 дней с указанием возможностей для ускорения и угроз несвоевременного завершения;

• основные проблемы, возникавшие за отчетный период;

• основные риски, проявившиеся в отчетном периоде.

СВЕДЕНИЯ ОБ ОБУЧЕНИИ

ОУП должен публиковать перечень услуг в части обучения сотрудников, осуществляемого им самостоятельно или предлагаемого сторонними организациями. В настоящее время все более широкое распространение приобретают системы управления обучением персонала, обеспечивающие предложение возможностей для обучения и повышения квалификации сотрудников, регистрацию обучающихся и отслеживание реализации официально утвержденных образовательных программ в масштабах всей организации. Предложения ОУП должны быть нацелены на обучение исполнителей проектов способам ускорения их выполнения без ущерба для их содержания и без повышения стоимости, на развитие основных навыков управления проектами. Эти предложения также должны составляться с учетом возможностей карьерного роста обучающихся з части управления проектами. В большинстве организаций ОУП предлагают сотрудникам учебные курсы и программы, входящие в приведенный ниже список.

• Изучение основ управления проектами в пределах стандартов, установленных Институтом управления проектами в РМВОК.

• Углубленное изучение современных методов управления проектами, направленное на привитие исполнителям навыков более успешного и быстрого выполнения проектов.

• Обучение практическому применению программных средств управления проектами, позволяющих ускорить выполнение проектов и предупреждать возможные угрозы для их завершения.

• Обучение спонсоров проектов, позволяющее им лучше понимать свои роли и обязанности в достижении стратегических целей организации и в содействии сокращения сроков выполнения инициируемых ими проектов.

• Обучение руководителей проектов, способствующее их карьерному росту и помогающее им сокращать продолжительность выполнения проектов.

• Обучение исполнителей проектов, направленное на развитие у них критического мышления и коммуникативных способностей.

• Изучение методов портфельного управления, направленных на выработку предложений для принятия руководящих решений и на повышение окупаемости портфелей проектов.

• Обучение сотрудников ОУП с целью повышения их квалификации и обучение перспективных сотрудников предприятия для привлечения их к работе в офисе.

ОТЧЕТ О РАСПРЕДЕЛЕНИИ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ

Этот отчет составляют на основе данных, содержащихся в графиках проектов. Он должен содержать, как минимум, следующие сведения:

• дата составления отчета;

• наименование ресурсного пула;

•перечень проектов, в которых он задействован (в порядке убывания рангов);

• число исполнителей в пуле и тренды их загрузки;

• принудительно установленный ранг проекта

• за предыдущий месяц:

• плановое число часов (дней) занятости ресурса;

• фактически отработанное число часов (дней);

• оценка требуемой трудоемкости завершения проекта;

• оставшееся для работы число дней (часов);

• общее число часов (дней), которое осталось отработать ресурсному пулу по проекту.

БЛАНК ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИОРИТЕТОВ ПРОЕКТОВ

Эти бланки руководители проектов и программ заполняют всякий раз, когда состоявшиеся изменения в компании могут повлиять на распределение приоритетов между проектами. Обычно бланк должен содержать следующие поля для заполнения.

• Наименование проекта или программы.

• Имя и фамилию руководителя проекта от заказчика.

• Имя и фамилию руководителя проекта от исполнителя.

• Итоговую оценку приоритетности проекта.

• Дата заполнения бланка для установления приоритета проекта.

• Стратегические цели, на достижение которых направлен проект (расположенные по рангам):

• оценка в баллах, отражающая количественные и качественные характеристики относительной важности цели (в пределах от 0 до 5)

• весомость цели в процентах;

• Факторы риска (в порядке снижения рангов).

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Этот справочник содержит пояснения в части практического применения стандартизованных программных средств управления проектами, которыми располагает предприятие.

РУКОВОДСТВО ПО МЕТОДОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Этот справочник содержит пояснения к применяемым в компании методам управления проектами и указания по их практическому применению.

ВЕБ-САЙТ ОУП ПРЕДПРИЯТИЯ

Этот сайт служит основным источником справочной информации, связанной с работой ОУП предприятия. Обычно сайт ОУП содержит открытые для общего доступа объявления, бланки документов, стандарты и т.д.

РЕЗЮМЕ

Информационные входы и выходы ОУП обычно определяются моделью, в соответствии с которой организована его работа. Разрабатывая отчеты, создавая базы данных и используя их для предоставления ценной информации всем заинтересованным сторонам, ОУП доказывает свою полезность для предприятия.

Многие виды входной и выходной информации, перечисленные в настоящей главе, являются типичными для большинства ОУП. По мере эволюции методов и средств управления проектами обновляется портфель процессов управления проектами, которым располагает ОУП. Рекомендуется, чтобы ОУП создавал процессы сбора входных данных и выработки выходной информации, исходя из текущих потребностей предприятия. Необходимо оценить тот абсолютный минимум информации, который требуется ОУП, чтобы начать свою работу. При этом не следует забывать о том, что большинство сотрудников предприятия рассматривает представление данных кому-либо постороннему, как ненужную, дополнительную работу и поначалу всячески этому сопротивляется

Для определения состава и объемов входной и выходной информации необходимо тщательно изучить технико-экономическое обоснование создания ОУП и выработать план действий по внедрению соответствующих информационных процессов. ОУП всегда должен видеть своей целью содействие развитию компании. ОУП может считать свою миссию выполненной только при условии постепенного улучшения, с его помощью, всеобщей информированности о ходе выполнения проектов на всех этапах жизненного цикла. Это, образно говоря, хлеб с маслом для всякого ОУП. Вся деятельность ОУП должна быть подчинена выполнению этой его миссии.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ

21.1. В чем разница в содержании входов и выходов ОУП, ориентированных на удовлетворение интересов потребителей и на усиление стандартизации в управлении проектами?

21.2. Какая выходная информация требуется от ОУП Совету по управлению проектами и почему?

21.3. Какая информация о стратегических целях предприятия содержится в выходной информации, предоставляемой ОУП? Может ли современный руководитель обходиться без этих сведений?

21.4. Какие, по Вашему мнению, входы и выходы ОУП (из числа приведенных в данной главе), входят в первую пятерку по степени их важности? Назовите их в порядке убывания: