Раздел 3. Общие подходы к созданию оуппредлагаемое решение

Команда исполнителей из пяти наиболее опытных руководителей проектов должна собрать исходные данные, выбрать и внедрить все необходимые для начала работы ОУП средства управления проектами и структуры данных. Это позволит команде исполнителей далее сосредоточиться на программных и аппаратных средствах, необходимых для придания управлению проектами в масштабах организации требуемых строгости и дисциплины.

ИЗУЧЕННЫЕ АЛЬТЕРНАТИВЫ

■ Продолжить управлять проектами прежними способами, то есть в отсутствие обшей организационной структуры и единых методов. Эта альтернатива отклонена, поскольку предлагаемое решение о создании ОУП способно принести организации $ __ млн. дополнительной прибыли.

■ Создание минимальной инфраструктуры, то есть начать с назначения одного руководителя всех проектов без организации официального ОУП и без использования каких-либо дополнительных программных средств. Эта альтернатива отклонена, поскольку объем работы, выполняемой этим руководителем, составляет несколько человеко-лет. Кроме того, три члена команды, проводившие оценку требующихся инвестиций в приобретение необходимых программных средств, пришли к выводу об абсолютной обязательности их наличия в организации для достижения стоящих перед нею целей.

■ Создание временной инфраструктуры, то есть организация временного ОУП с последующим его роспуском после достижения первоначально установленных целей. Эта альтернатива отклонена в связи с убежденностью авторов предложения в том, что ОУП будет и дальше приносить пользу организации, обеспечивая значительное повышение окупаемости инвестиций в проекты за счет их лучшего исполнения. Вместе с тем, окупаемость инвестиций должна служить одним из критериев, используемым руководством организации для постоянной оценки эффективности работы ОУП.

ДОПУЩЕНИЯ И ПРЕДПОЛОЖЕНИЯ

1. Руководители проектов, не обладающие должной квалификацией, будут обязаны пройти цикл обучения новым методам и средствам в области управления проектами.

2. Все руководители проектов, участвующие в управлении портфелями проектов, должны следовать наставлениям ОУП, включая применение в качестве инструмента управления стандартного пакета программных средств, которым располагает офис.

З.Все подразделения организации обязаны будут использовать этот пакет для ведения отчетности о состоянии и ходе выполнения важнейших проектов.

4. Средства управления проектами и возможности для их изучения должны быть доступны всем исполнителям на любом уровне. Руководители подразделений должны понимать необходимость подобного обучения подчиненных.

5. Функциональные возможности программного обеспечения ОУП обеспечивают решение всех задач управления проектами предприятия.

6. Персонал ОУП разделяет взгляды руководства на ведение бизнеса и совершенствует процессы выполнения проектами в интересах достижения целей организации

ПРЕПЯТСТВИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ОУП

 Отсутствие квалифицированных исполнителей для реализации проекта создания ОУП

 Необходимость решения задачи наиболее полного учета потребностей всех функциональных подразделений без ущерба для интересов организации в целом

 Привлечение функциональных подразделений к проведению предлагаемых ОУП подходов и средств управления проектами.

ОЖИДАНИЯ ЗАИНТЕРИСОВАННЫХ СТОРОН

Перечислены в табл. 25.2.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

Устав проекта приведен в приложении I. Перечень участников команды исполнителей проекта и время их участия в проекте представлены в плане ресурсного обеспечения проекта (приложении II).

ПЛАН ЗАКУПОК

Основными посредниками в ведении переговоров о закупках программных средств, необходимых для ОУП, выступили сотрудники отдела снабжения компании _______________и_________________________ . Ими были согласованны стоимость поставки требующихся программных средств и сопутствующих соглашений об их поддержке, обучении пользователей и консультировании. Кроме того, заключено генеральное консалтинговое соглашение с компанией ____________________, которая будет заниматься консультированием по вопросам внедрения ОУП, разработкой программ обучения и консультированием руководителей проектов. По мере необходимости будет продолжена оценка альтернативных вариантов приобретения программных средств, в которых будет возникать потребность.

Таблица 25.2 Ожидания заинтересованных сторон, связанные с внедрением ОУП в организации

Заинтересованные стороны	Последствия создания ОУП для заинтересованных сторон
Руководители всех уровней, включая генерального директора, ИТ-директора, финансового директора	Своевременное получение отчетов, предложений и информации о состоянии проектов, содержащих точные и действительно необходимые данные для совершенствования процессов принятия решений и реализации стратегических целей организации. При этом создание офиса потребует минимальных нагрузок на бюджет организации
Проектные офисы	Улучшение возможностей для контроля распределения ресурсов организации, создание условий для дальнейшего повышения квалификации и уровня знаний руководителей проектов, для накопления опыта, почерпнутого при реализации предыдущих проектов. Проектные офисы также ищут поддержки внутри организации
Руководители проектов	Получение более стабильных и современных средств и методов планирования и активного управления проектами. Они смогут создать вокруг выполнения проектов атмосферу сотрудничества, будут способны эффективно и продуктивно контролировать ход выполнения своих проектов
Члены команд исполнителей проектов	Упрощается процедура отслеживания меры участия каждого исполнителя во всех проектах. Снимаются противоречия между основными должностными обязанностями исполнителей в их подразделениях и их обязанностями по выполнению проектных работ. (Автоматизация отчетности о трудоемкости работ по проектам поначалу увеличит загрузку исполнителей, которая впоследствии окупится большей четкостью в постановке задач и установлением разумной персональной ответственности исполнителей за своевременное выполнение работ).

ПЛАН КОММУНИКАЦИЙ

После утверждения руководством проекта создания ОУП, команда исполнителей должна будет:

• разработать пакет документов, с которыми будут знакомиться потребители услуг офиса. Этот пакет должен содержать обоснования необходимости создания офиса, ожидаемые результаты от совместной работы с ним, график работы, основные контактные данные для связи, общую характеристику офиса и т.д.;

• разработать и представить на рассмотрение сообщества руководителей проектов учебные материалы, предназначенные для их обучения применению новых программных средств, методов отчетности и стратегии ускоренного выполнения проектов;

• провести обучение пилотной группы;

■ обеспечить еженедельные встречи с участниками пилотной группы с целью анализа состояния обучения и его результатов, выработки рекомендаций по совершенствованию обучения и обратных связей;

■ проводить индивидуальные собеседования с руководителями проектов с целью обсуждения накопленного опыта и концепций управления проектами;

• предусмотреть регулярное рассмотрение состояния проектов, анализ портфеля проектов и выработку рекомендаций для высшего руководства в случае возникновения критических ситуаций;

• проводить регулярные встречи с участниками пилотной группы с целью обсуждения накопленного опыта совместной работы, принципов ее организации и достигнутых успехов;

• представить всем заинтересованным сторонам итоговый отчет о совместной работе ОУП с пилотной группой;

• разработать содержание веб-сайта ОУП, включая информацию о деятельности его сотрудников и рекомендации руководителей проектов в части общения с офисом (часто задаваемые вопросы, проблемы и

т.д.);

■ доработать пилотный пакет ознакомительной документации с учетом потребностей новых групп потребителей услуг офиса и разослать его внутри организации;

• проводить в рамках собраний подразделений ознакомление их сотрудников с работой ОУП;

• координировать контакты с подразделениями с целью их привлечения к сотрудничеству с ОУП;

• представить результаты работы ОУП с выводами и прогнозами на совещании руководителей проектов;

• представить всем основным заинтересованным сторонам итоговый отчет в конце периода внедрения офиса.

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

При выявлении потребностей в изменении первоначально установленных сроков, содержания или бюджета проекта руководитель проекта создания ОУП должен документально их оформить, зарегистрировать, представить на утверждение в Комитет управления изменениями, довести до всех основных исполнителей и еженедельно, за исключением срочных случаев, контролировать ход их реализации. При возникновении потребностей в срочных изменениях проекта их рассматривают путем проведения срочной телеконференции или совещания. Комитет управления изменениями состоит из директора ОУП, ИТ-директора и генерального директора предприятия.

Основные исполнители проекта первыми проводят анализ предлагаемых изменений, выдвигают свои вопросы и рекомендации спонсору проекта и подразделениям, участвующим в его реализации. После того, как предлагаемое изменение принято или отклонено, решение должно быть документально оформлено, а вся проектная документация приведена в соответствии с этим изменением. Процессом оформления и реализации принятого решения управляет руководитель проекта создания ОУП.