Правильный подбор сотрудников

Если на предприятии присутствует правильное понимание того, что следует ожидать от создаваемого ОУП, то значительно проще установить требования к подбираемым для работы в офисе сотрудникам. Если же назначение ОУП четко не установлено к тому моменту, как уже набрана большая часть персонала офиса, то возможна тенденция к такому подбору кадров для ОУП, при которой большинство из них является чистыми специалистами по управлению проектами, плохо разбирающимися в вопросах обеспечения основных показателей работы предприятия. В этом случае руководители предприятия будут избегать обращаться к услугам ОУП, и тот начнет функционировать, оставаясь в одном шаге от своей преждевременной ликвидации.

Правильный подбор сотрудников означает также наличие должного баланса между специалистами, разбирающимися в производственных и рыночных аспектах работы предприятия. В равной степени это справедливо и для некоммерческих организаций.

ОУП также обязан уметь находить потребителей своих услуг внутри предприятия, устанавливая связи с людьми, не обязанными отчитываться перед ним. Для этого требуется, чтобы его сотрудники обладали определенными навыками в области маркетинга и коммуникаций. Отсутствие таких навыков или неумение ими правильно пользоваться с первых дней существования ОУП неизбежно обрекает его на скорую ликвидацию.

Наконец, персонал ОУП должен формироваться из специалистов разных профессий. Авторам приходилось сталкиваться с ОУП, почти полностью укомплектованными специалистами по информационным технологиям. Такая однобокость в подборе кадров является грубой ошибкой. Поскольку в проектах обычно участвуют разные функциональные подразделения организации, то каждое из них должно быть уверено в том, что в ОУП найдется человек, хорошо представляющий его интересы.

Использование надлежащих средств управления, проектами

Всякий ОУП ищет пути оптимизации методов управления проектами в той области, которую он обслуживает. Для этой цели он может приобретать самые современные средства корпоративного управления проектами (ЕРМ)*, которые стоят многие сотни тысяч долларов. ОУП может также применять средства визуализации данных о выполнении проектов в реальном времени. Все эти возможности следует рассматривать.

Приемлемость современных средств ЕРМ для пользователей зависит от уровня зрелости предприятия в области управления проектами. Очень часто на предприятиях, где уровень такой зрелости невысок, применение сложных средств управления проектами встречает сопротивление сотрудников. Это утверждение особенно справедливо применительно к тем функциональным подразделениям, которые пользуются на предприятии известной автономией в части управления собственной работой. Подобное сопротивление подстегивается борьбой между функциональными подразделениями за право пользования общими ресурсами предприятия. Во всякой организации всегда есть подразделения, работающие лучше других или пользующиеся большей любовью со стороны руководства. Сложившаяся неофициальная иерархия создает политические стимулы для отстающих брать пример с передовых подразделений. Таким образом, политическая ситуация внутри организации и предпочтения ее руководителей влияют на то, применение каких средств и методов поощряется и считается более приемлемым.

Если ОУП начинает действовать без соответствующего плана, нацеленного на получение поддержки применяемых им методов и средств со стороны большинства, если ни всех, подразделений предприятия, то, тем самым, делает первые шаги к поражению. Первая заповедь программиста - KISS (Keep It Simple Stuped «не будь глупцом и упрощай») применима к работе ОУП с самого начала его существования.

Таким образом,. ОУП обязан начинать свою деятельность с изучения особенностей и потребностей всех функциональных подразделений предприятия, чтобы знать, что происходит в каждом из них. Только тот ОУП, которому хорошо известны политические веяния, присутствующие в организации, и побудительные стимулы, влияющие на работу каждого подразделения, способен стать их «лучшим другом» и сумеет избежать скатывания на дорожку, ведущую к положению «полицейского, наблюдающего за процессами».

_________

*Аббревиатура от Enterprise Project Management – прим. ред.