7.1. Учет запасов

Схема движения запасов по счетам в западных компаниях достаточно проста и похожа на российскую, за исключением последнего этапа, когда формируется отдельный счет «Себестоимость реализованной продукции».

Помимо этого может быть открыт счет «Производственные вспомогательные материалы» для отражения «подсобных» материалов, используемых в производстве (машинное масло, гвозди, чистящие средства и т.д.), и другие аналогичные счета, которые также будут относиться к статье «Запасы».

Однако, для того чтобы правильно учесть запасы, бухгалтеру необходимо принять ряд решений, выбрав одну из возможных альтернатив. Адекватная система учета запасов является базой для разработки эффективной системы их планирования и контроля, что, в свою очередь, помогает менеджерам принимать правильные управленческие решения.

Существует две возможных системы учета запасов:

1. система постоянного учета запасов (perpetual inventory system);

2. система периодического учета запасов (periodic inventory system).

Здесь и далее вопросы учета запасов рассмотрим на примере торгового предприятия, реализующего товарные запасы. Для производственных предприятий эти принципы также применимы, о чем речь пойдет дальше.

В первом случае все закупки записываются прямо на счет запасов, а их продажа (использование) – в дебет счета себестоимости реализованной продукции. Сальдо счета запасов на конец месяца равно величине конечных запасов. Иногда отдельно ведется учет количества запасов для определения того, сколько штук (единиц) того или иного вида запасов имеется в наличии в данный момент времени. Такой вариант называют модифицированной системой постоянного учета запасов (modified perpetual inventory system).

При использовании периодической системы учета запасов счет запасов остается неизменным в течение периода, а все закупки отражаются на счете «Закупки» («Purchases»). Величина конечных запасов определяется путем «физического счета» - инвентаризации (хотя и в этом случае компания может вести параллельный учет количества единиц запасов). Себестоимость реализованной продукции рассчитывается в конце периода следующим образом:

Себестоимость реализованной продукции (товара) = Начальные запасы + Закупки – Конечные запасы

Заключительная запись периода дебетует счет запасов на величину конечных запасов, а счет себестоимости реализованной продукции – на рассчитанную величину, и кредитует счет запасов на величину начальный запасов, а счет закупок на сумму закупленных товаров. Таким образом, C46t закупок имеет нулевое сальдо, а на счете «Запасы» исчезает старое (начальное) сальдо и появляется новое (конечное), которое в следующем периоде будет начальным.

Затем бухгалтеру предстоит решать следующую проблему: какие купленные товары должны отражаться в учете как запасы? Общее правило заключается в том, что закупки записываются тогда, когда юридическое право собственности переходит к покупателю. На практике же обычно приобретение отражается в момент получения запасов, поскольку часто сложно определить момент передачи права собственности.

Кроме вопроса о том, что является запасами, существует вопрос: как учитывать скидки? Система скидок широко распространена на Западе, и в предыдущем разделе она уже была рассмотрена с точки зрения дебитора. С точки зрения покупателя, также существует две возможности учета покупных скидок или скидок при покупке за оплату в срок (cash, purchase discount): валовый метод (gross method) и чистый метод (net method). В первом случае компания отражает всю сумму задолженности, а если получает скидку, то записывает ее на контрактивном счете «Скидки при покупке»; во втором – отражает чистую сумму без скидок, а если скидка не получена, то открывает счет «Потерянные скидки при покупке» («Purchase discounts lost»).

При использовании валового метода при расчете себестоимости реализованной продукции скидки при покупке вычитаются из закупок (запасов). При использовании чистого метода потерянные скидки при покупке считаются финансовым расходом и отражаются в разделе «Другие доходы и расходы» отчета о прибылях и убытках. Теоретически использование чистого метода более правильно, поскольку более точно учитывается стоимость актива и соответствующего обязательства, а также существует возможность оценить неэффективность работы менеджера, упустившего скидку. Однако на практике в силу большей простоты и отчасти нежелания менеджеров показывать потерянные скидки валовой метод распространен шире.

По аналогии со скидками учитывается и возврат товаров.

Предположим, что у компании А имеются следующие сальдо счетов: Запасы (начальные) – 30 000 долл., Закупки – 200 000 долл., Затраты на транспортировку – 6 000 долл., Возврат закупленных товаров – 1 200 долл., Скидки при покупке – 2 800 долл. И Величина конечных запасов – 26 000 долл.

Тогда закрывающей записью периода будет следующая:

Д	Запасы (конечные)	26 000
Д	Скидки при покупке	2 800
Д	Возврат закупленных товаров	1 200
Д	Себестоимость реализованной продукции	206 000
К	Запасы (начальные)		30 000
К	Закупки		200 000
К	Затраты на транспортировку		6 000

Себестоимость реализованной продукции рассчитывалась так:

начальные запасы + закупки – возврат закупленных товаров – скидки при покупке + затраты на транспортировку – конечные запасы.

Отметим несколько интересных моментов, проиллюстрированных этим примером. Во-первых, все скидки и все возвраты данного периода относятся на себестоимость продукции данного периода (счета закрываются). Во-вторых, в этом примере затраты на транспортировку также целиком относятся на себестоимость данной продукции. Это означает, что перечисленные затраты не могут быть связаны с каким-либо конкретным видом запасов. Как правило, в себестоимость запасов включается цена (без скидок), прямые затраты на транспортировку, приведение в товарный вид, страхование и другие прямые затраты. Все остальные затраты, за редкими специфицированными исключениями, считаются затратами учетного периода.

Рассмотренные выше принципы учета применимы ко всем категориям запасов, в том числе и к запасам незавершенного производства.

Для того чтобы правильно рассчитать себестоимость товаров, произведенных в течение года, составляют «Отчет о себестоимости произведенных товаров», используемый исключительно для внутренних управленческих целей.