§ 75. Правила оформления документов

Текст документа печатают через полтора интерва­ла. Через один интервал можно печатать тексты до­кументов формата А5. Тексты документов, которые готовятся к изданию типографским способом, печа­тают через два интервала. Первую строку каждого абзаца печатают отступив пять знаков от границы левого поля.

Документы со сроком хранения до трех лет мож­но печатать на обеих сторонах листа.

В документах объемом две и более страниц вторая и последующая страницы должны быть пронумеро­ваны.

Текст организационно-распорядительного докумен­та излагают от 3-го или от 1-го лица: Министерство считает возможным...] В соответствии с решением... приказываю... .

Составные элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Допускается пропуск двух первых цифр обозна­чения года в том случае, если нет опасности одно­значного толкования даты. Так, дату 23 августа

1986. г. следует записать следующим образом: 23 08 1988, или 23 08 88, или 23.08.88 \

В актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансо­вого характера, можно применять словесно-цифровой способ оформления дат: 23 августа 1988 г. или 23 ав­густа 1988 года.

Унифицированы требования к языку и стилю доку­ментов, к оформлению цифровых данных. Необходимо, например, помнить, что для обозначения одного и того же понятия не следует применять различные тер­мины, а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, наименований лиц, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя ини­циалами, например Иванов В. В. или В. В. Иванов, то она и в дальнейшем должна писаться так же. Нельзя в одном случае писать завод «Красный про­летарий», в другом — з-д «Красный пролетарий», а в третьем — з-д «Кр. пролетарий» (хотя сокращение з-д правомерно и в иных случаях вполне уместно).

Современную деловую речь трудно представить себе без употребления специальных слов и разного рода названий, которые нередко записываются сокра­щенно. Все сокращения слов и наименований в до­кументах должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются:

названия единиц измерения (при цифрах):

тонна — т центнер — ц килограмм — кг грамм — г час — ч минута —■ мин. секунда — с

метр — м сантиметр — см миллиметр — мм гектар — га атмосфера — атм ампер — А

1. наименования должностей и званий (при фа­милии) :

заведующий — зав. заместитель — зам. исполняющий обязанности —

и. о.

помощник — пом.

академик — акад. член-корреспондент — чл.-кор. профессор — проф. инженер — инж

.

3) различные обозначения:

область—обл. (при названии) район—р-н (при названии) город — г. (при названии) село — с. (при названии) деревня — д. (при названии) век, века — в., вв. (при цифрах) год, годы — г., гг. (при цифрах) миллиард — млрд миллион — млн тысяча — тыс. рубль — р. (руб.) копейка — к. (коп.) товарищ — т., тов. (при фами­лии) железнодорожный — ж.-д. сельскохозяйственный — с.-х. то есть — т. е. другой (другие) — др. и так далее — и т. д. и тому подобное — и т. п. прочее — пр. смотри — см.

таблица — табл. (при цифрах) часть — ч. (при цифрах) глава — гл. (при цифрах) пункт — п. (при цифрах) страница — с. (при цифрах

)

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций, предприятий. Некоторые из них настолько утвердились, что стали самостоятельными словами. Сокращенные наименова­ния учреждений могут быть образованы: 1) по пер­вым буквам полного наименования — МГУ (Москов­ский государственный университет), ДЭЗ (дирекция по эксплуатации зданий); 2) по слоговому принци­пу— Минздрав (Министерство здравоохранения), обком (областной комитет); 3) смешанным спосо­бом— ВН И ИСтройдормаш (Всесоюзный научно- исследовательский институт строительного и дорож­ного машиностроения), Гипрохолод (Государственный

институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жид­кой углекислоты)

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество ин­формации в минимальном объеме текста. При исполь­зовании всевозможных сокращений следует соблюдать ряд условий:

1. Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, слова бук., бух. известны только специалистам (бук.— буксир, бух.— бухта). Однако докум нт, в котором специалист употребил слово в сокращенном виде (письмо, отчет, проект и т. д.), может быть предназначен для очень широкого круга лиц. Редактор должен либо заменить такое сокраще­ние полным написанием, либо расшифровать сокра­щение в скобках.

2. Сокращение не должно оказаться в таком кон­тексте, в котором оно будет пониматься двояко. На­пример, слово товарищ принято записывать как т. в середине предложения и как Тов. в начале предло­жения (в этом случае Т. может быть понято как инициал): передать т. Иванову; Тов. Иванову обес­печить... .

3. Редактор должен учитывать и то, что насыщен­ность текста сокращенными написаниями «снижает» официальный тон документа. Например, неуместны сокращения типа соцстраны, соворганы в докладе на торжественном заседании или в выступлении перед массовой аудиторией.

4. Вмешательство редактора необходимо и в тех случаях, когда автор служебного документа, стре­мясь к экономии времени и места, или сокращает такие слова и словосочетания, которые не принято сокращать (например, вместо обязательство пишет обяз., вместо командировка — команд.), или сокра­щает слово так, что его нельзя понять (например, об-о вместо обязательство).

Написание сокращений должно быть унифициро­вано. Недопустимо, например, в одном тексте сокра­щать слово район и р., и р-н. При наличии подобных вариантных написаний редактор обязан постоянно пользоваться «Словарем сокращений русского языка» (2-е изд. М., 1984).

5. Нельзя сокращать обозначения единиц физи­ческих величин, а также слов миллиард, миллион, тысяча и т. п., рубль, копейка, если они употребля­ются без цифр и не в таблицах. Исключение состав­ляют единицы физических величин в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

6. Нельзя заменять слова буквенными обозначения­ми. Неправильно: I рабочей части (следует: длина ра­бочей части) развертки 50 мм.

7. Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т. д. десятичного знака для различных типоразмеров, ви­дов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Неправильно: 2,7; 4,35; 3

Правильно: 2,70; 4,35; 3,00

8. Недопустимо использовать в тексте математи­ческий знак «минус» перед отрицательными значения­ми величин; его следует заменять словом минус. Нель­зя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Упражнения

117. Укажите случаи неправильного или стилистически не оправ­данного употребления сокращенных написаний. Исправьте предложения.

1. Карачаровский механический з-д просит выде­лить дополнительные фонды на металл. 2. Москов. область, гор. Щелково, Лесной пр., д. 7, Масло­ву Н. Н. 3. Поручить глав, инж.-у проектной части ин-та продолжить работы по экскаватору ЭШ-13 в со­ответствии с заданием. 4. Назначить тов. Иванова исп. обяз. нач. цеха фен.-формальдегидных смол.

5. Протокол техн. совещания при зам. дир-ра з-да «Красный пр-й». 6. Сообщение тов. Козлова о дефек­тах в рабочих чертежах на автодороги принять к сведению. Поручить т. Козлову проверку чертежей после доработки. 7. Слушали: сообщение т. Боброва о подготовке чертежей пусковых объектов первой очереди. Постановили: т. Боброву, а также инж-ам тт. Стрельницкому и Жигареву сдать окончательный

6. проектный вариант к 15 мая с. г. 8. Ф-ка «Свободный труд» просит выделить автотранспорт на 25 июня 79 в кол. автобусов — 2; легк. автомашин-такси —

3. шт. Автотранспорт будет использован для поездки в гор. Душанбе на обл. смотр самодеятельности.

9. Предусмотреть авт. взвешивание жидкого сырья и (по возм.) проработать вопрос об автоматическом дистанц. управлении механизмов. 10. В соответствии с протоколом тех. совещания от 18 января при глав, инженере завода и от 11 марта при начальнике цеха КИП, эксплуатация завода настаивает на при­менении программного регулирования при изменении температур в реакторах.