- •001(01)- 88 Для средн. 002
- •Р§ 1. Предмет и задачи редактирования
- •§ 2. О понятиях «документ», «служебный документ»
- •§ 3. Текст служебного документа. Виды текстов. Проблема унификации текстов
- •Контрольные задания
- •§ 5. Особенности официально-делового стиля
- •Контрольные задания
- •Глава 2. Слово и его значение § 6. Значение слова. Многозначность слов
- •§ 7. Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова
- •§ 8. Употребление слов в значениях, не закрепленных традицией книжно-письменных стилей
- •Упражнения /. Укажите случаи нарушения традиционной контекстно-лексической сочетаемости и искажения общепринятых значений слов.
- •Глава 3. Стилистическая окраска слова
- •§ 9. Стилистическое расслоение лексики современного русского языка
- •§ 10. Употребление книжно-письменной лексики
- •Упражнения
- •§ 11. Употребление лексики устной речи
- •Упражнения
- •§ 12. Употребление специальной лексики
- •Упражнения
- •§ 13. Употребление устарелых и новых слов
- •Упражнения
- •§ 14. Употребление заимствованных слов
- •Упражнения
- •Глава 4. Фразеология современного русского литературного языка
- •§ 15. Общее понятие о фразеологии русского языка
- •Упражнения
- •§ 16. Употребление фразеологизмов.
- •Упражнения
- •§ 17. Ошибки в употреблении фразеологических оборотов
- •Упражнения
- •Глава 5. Имя существительное
- •§ 18. Стилистическое использование имен существительных
- •§ 19. Трудности в употреблении имен
- •Упражнения
- •Упражнения
- •§ 21. Варианты падежных окончаний имен существительных
- •Упражнения
- •§ 22. Склонение имен существительных собственных
- •Упражнения
- •§ 23. Особенности образования и употреблений имен существительных, являющихся названиями лиц
- •Упражнения
- •§ 24. Трудности в употреблении имен существительных, связанные с категорией числа
- •У п раж нения
- •У п раж нения
- •§ 26. Особенности образования и употребления форм степеней сравнения имен прилагательных
- •Упражнения
- •§ 27. Особенности образования и употребления притяжательных прилагательных
- •Глава 7. Имя числительное
- •§ 28. Употребление количественных числительных
- •Упражнения
- •§ 29. Употребление собирательных числительных
- •§ 30. Употребление сочетаний имен числительных с именами существительными
- •Глава 8. Местоимение
- •§ 31. Употребление личных местоимений
- •63. Объясните ошибки в употреблении личных местоимений. Исправьте предложения.
- •§ 32. Употребление притяжательных местоимений и местоимения себя
- •Упражнения
- •§ 33. Употребление определительных, указательных и неопределенных местоимений
- •Глава 9. Глагол
- •§ 34. Образование и употребление некоторых форм времени и наклонения глагола
- •Упражнения
- •§ 35. Образование и употребление некоторых глаголов
- •§ 36. Употребление возвратных глаголов
- •§ 37. Образование и употребление некоторых причастий и деепричастий
- •Упражнения
- •Глава 10. Наречие. Предлоги. Союзы
- •§ 38. Стилистическое использование наречий
- •Упражнения
- •§ 39. Употребление некоторых союзов
- •Упражнения
- •§ 40. Употребление некоторых предлогов
- •§ 41. Синонимичное употребление предложных и беспредложных конструкций
- •Упражнения
- •§ 42. Синонимичное употребление предлогов
- •§ 43. Ошибки в управлении, связанные с многозначностью слова
- •§ 44. Ошибки в управлении при синонимах
- •§ 45. Употребление предлогов при однородных членах предложения
- •Упражнен ия
- •Глава 12. Простое предложение
- •§ 46. Смысловые связи и порядок слов в простом предложении
- •§ 47. Согласование сказуемого с подлежащим
- •§ 48. Употребление составного именного сказуемого
- •§ 49. Согласование определений
- •§ 50. Согласование приложений
- •§ 51. Употребление некоторых видов дополнений и обстоятельств
- •Глава 13. Однородные члены предложения
- •§ 52. Ошибки, связанные с логической несочетаемостью однородных членов предложения
- •§ 53. Ошибки, связанные с лексико-грамматической несочетаемостью однородных членов предложения
- •§ 54. Ошибки в предложениях с обобщающими словами при однородных членах
- •Глава 14. Параллельные синтаксические конструкции
- •§ 55. Употребление причастных оборотов
- •97. Укажите ошибки в образовании форм причастий, в выборе формы причастия. Исправьте предложения.
- •§ 56. Употребление деепричастных оборотов
- •§ 57. Стилистическое использование конструкций с отглагольными существительными
- •§ 58. Употребление личных и безличных конструкций,
- •§ 59. Употребление однотипных падежных форм имен существительных
- •§ 60. Употребление неполных предложений
- •Упраж нения
- •Глава 15. Сложное предложение
- •§ 61. Особенности состава и структуры сложных предложений
- •§ 62. Употребление союзов и союзных слов
- •§ 63. Введение в текст прямой речи
- •Глава 16. Словари и справочные издания по русскому языку и практической стилистике
- •§ 64. Основные толковые словари современного русского литературного языка
- •§ 65. Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари
- •Часть 2
- •Глава 17. Логические основы редактирования
- •§ 66. Основные законы логики
- •Упражнения
- •§ 67. Логические ошибки в доказательствах и определениях
- •Упражнения
- •Глава 18. Виды и техника правки текстов
- •§ 68. Этапы работы над текстом
- •§ 69. Виды правки текстов
- •§ 70. Техника правки текста
- •Глава 19. Анализ фактического материала. Редактирование различных элементов текста
- •§ 71. Выбор фактов, их проверка
- •§ 72. Правила составления библиографических списков
- •§ 73. Правила цитирования и оформления цитат
- •§ 74. Редактирование таблиц
- •Часть 1 стилистика деловой речи 8
- •Раздел 1 лексические средства языка 8
- •§ 4. Современный русский литературный язык и его стили 8
- •§ 5. Особенности официально-делового стиля 10
- •§ 10. Употребление книжно-письменной лексики 33
- •§ 75. Правила оформления документов
- •Глава 20. Композиционные особенности служебных документов
- •§ 76. Форма документа
- •Упражнения
- •§77. Способы изложения материала в документе
- •§ 78. Соразмерность частей документа
- •§ 79. Рубрикация
- •Часть 1 стилистика деловой речи 8
- •Раздел 1 лексические средства языка 8
- •§ 4. Современный русский литературный язык и его стили 8
- •§ 5. Особенности официально-делового стиля 10
- •§ 10. Употребление книжно-письменной лексики 33
- •Часть 1 стилистика деловой речи 8
- •Раздел 1 лексические средства языка 8
- •§ 4. Современный русский литературный язык и его стили 8
- •§ 5. Особенности официально-делового стиля 10
- •§ 10. Употребление книжно-письменной лексики 33
- •§ 10. Употребление книжно-письменной лексики 33
- •Часть 1 стилистика деловой речи 8
- •Раздел 1 лексические средства языка 8
- •§ 4. Современный русский литературный язык и его стили 8
- •§ 5. Особенности официально-делового стиля 10
- •§ 10. Употребление книжно-письменной лексики 33
- •§ 10. Употребление книжно-письменной лексики 33
Глава 20. Композиционные особенности служебных документов
§ 76. Форма документа
ГОСТ 6.15.1—75 «Система организационно-распорядительской документации. Основные положения» и ГОСТ 6.10.1 —80 «Унифицированные системы документации. Основные положения» устанавливают признаки, назначение и состав унифицированной документации. Эта система используется в автоматизированных системах управления центральных и местных органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также подведомственных им предприятий, организаций, учреждений.
В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.
Форма служебного документа —это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т. д. Элементы содержания — это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т. д.
Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ, как правило, имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.
В соответствии с ГОСТ 6.39—72 формуляр-образец устанавливает следующий состав реквизитов и их расположение: 1) Государственный герб СССР или
союзной республики; 2) эмблема организации или предприятия; 3) изображение наград; 4) код предприятия, учреждения или организации; 5) код формы документа; 6) наименование министерства или ведомства; 7) наименование учреждения, организации или предприятия; 8) наименование структурного подразделения; 9) индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер расчетного счета в банке; 10) название вида документа; 11) дата; 12) индекс; 13) ссылка на индекс и дату входящего документа; 14) место составления или издания; 15) гриф ограничения доступа к документу; 16) адресат; 17) гриф утверждения; 18) резолюция; 19) заголовок к тексту; 20) отметка о контроле; 21) текст; 22) отметка о наличии приложения; 23) подпись; 24) гриф согласования; 25) визы; 26) печать; 27) отметка о заверении копий; 28) фамилия исполнителя и номер его телефона; 29) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о переносе данных на машинный носитель;
отметка о поступлении.
В типовом формуляре закрепляются:
Состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающий его юридическую и практическую полноценность.
Логическая схема документа, т. е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшие удобства в работе с документом. Например, в бланках писем печатают: 1) эмблему учреждения (если она имеется); 2) наименование ведомства;
наименование организации; 4) наименование структурного подразделения; 5) адрес, номер телефона, телеграфный шифр, номер телетайпа; номер расчетного счета в банке; 6) ограничительные линии для полей, индекс, даты, ссылки на номер и дату (со словами на М...); 7) трафаретные части текста.
Такая схема расположения материала соответствует сложившейся практике работы с письмами:
работника, ответственного за регистрацию и рассылку корреспонденции, интересуют прежде всего сведения, содержащиеся на бланке (наименования учреждений, даты, адреса, номера); 2) работника, реферирующего переписку и осуществляющего подбор писем, интересует в первую очередь заголовок, тема письма, а также ссылки на другие Документы; 3) специалиста, который должен детально ознакомиться с содержанием письма и дать заключение, интересует основной текст письма, приложения и т. д.
Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа вышестоящей инстанции, который послужил основанием для издания данного приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словами ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанными прописными буквами на отдельной строке тремя машинописными интервалами ниже констатирующей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия (используются глаголы в неопределенной форме). В качестве исполнителя должны быть указаны организации или структурные подразделения:
Отделочному цеху принять...
Отделу реализации обеспечить...
Должностное лицо может быть указано в качестве
исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу; в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Данные об исполнителе (фамилию, должность, наименование организации или структурного подразделения) указывают в форме дательного падежа: заведующему лабораторией профессору Болотину А. Р. обеспечить... . Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельный пункт, если приказ не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия.
Каждый реквизит имеет строго установленный состав сведений и место их расположения.
Текстовую, содержательную часть организационнораспорядительного документа следует располагать между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».
Резолюция на документе должна быть датирована и подписана. «Гриф утверждения» должен состоять из слова Утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты.
«Гриф согласования» состоит из слова Согласовано, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. «Гриф согласования» располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в распорядительных документах может содержать только инициал имени и фамилию лица, подписавшего документ.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа.
Стандартизация формы значительно упрощает работу с массовой документацией — ее составление, оценку, обработку и т. д. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно осложняет работу. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств. Неправильное расположение обусловленного типовым формуляром материала очень затрудняет использование документа.
Неправильно, например, составлена следующая докладная записка:
Начальнику авторемонтной станции т. Курбанову
Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных с бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.
Старший техник Л. Дьячков
Отметим ошибки: 1) дано неполное наименование предприятия: следовало указать номер станции и ведомство, которому она подчинена; 2) не указаны инициалы адресата; 3) наименование документа — «Докладная записка» — должно указываться не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления, его место непосредственно после наименования адресата (адресату может быть важно до ознакомления с текстом знать, что к нему обращаются по чисто служебному делу); 4) текст следовало разделить двумя абзацными отступами (после слов по следующему поводу и с бухгалтерией)-, 5) не указана дата составления документа; 6) заключительная часть докладной записки сформулирована в тоне указания, а не предложения или просьбы. Подобные типичные ошибки должны устраняться работниками, занимающимися ведением документации. На эти недочеты нужно обращать внимание составителей, незнакомых с установленными стандартными формами.