3. Підсумковий облік

Для одержання зведених підсумкових показників під час складання звітних форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв у часі та просторі на завершальному етапі облікового процесу.

За характером і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової інформації на цьому етапі не відрізняються від двох попередніх етапів — первинного і поточного обліку. Проте підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік.

Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділяється на зовнішню і внутрішню, то й табель-календар звітності має дві форми (таблиці 3.16, 3.17).

Таблиця 3.16 табель-календар зовнішньої місячної звітності

Назва	Форма	Строк подання	Відповідальна особа	Спосіб відправлення	Адреса, куди подати	Примітки

Таблиця 3.І7 табель-календар внутрішньої поточної звітності

Назва	Форма	Строк подання	Відповідальна особа	Спосіб відправлення	Від кого надходить	Примітки

Табель-календар періодичної звітності, затверджений керівником господарства, доводиться до всіх виконавців (під розписку) і осіб, які беруть участь у цих роботах. При організації руху носіїв облікової інформації підсумкового етапу необхідно визначити:

 перелік робіт, які треба виконати при заповненні окремих форм звітності;

 взаємозв’язок окремих форм;

 склад осіб, що відповідають за підготовку даних для заповнення тієї або іншої форми;

 строки підготовки даних (дні, години);

 спосіб передавання даних виконавцю;

 технічні засоби, які використовуються для підготовки зведених даних, показників тощо.

До формування того або іншого показника іноді залучають інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення, фінансові, праці тощо. Це потребує заздалегідь продуманої системи взаємозв’язку з цими службами. Організація руху носіїв облікової інформації підсумкового обліку тісно пов’язана зі строками подання зовнішньої звітності. У зв’язку з цим у графіках ці строки, порядок, та інші характеристики слід висвітлювати докладніше. Для формування показників звітної форми складають відповідні оперограми (документограми). В усіх документограмах чітко визначають, коли той або інший підсумковий документ передають головному бухгалтеру для аналізу.

При організації підсумкового обліку доцільно застосовувати сітьові графіки. Особливо це стосується складних звітних форм, у розробці яких беруть участь інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення тощо. Крім індивідуальних графіків (оперограм) для організації підсум­кового обліку використовують також зведені графіки комплексу робіт за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками відрізняються один від одного.