2. Розробка організаційних регламентів

Завдання і функції апарату, зайнятого обліком, контролем та аналізом

Завдання і функції бухгалтерії, а також інших підрозділів, зайнятих обліком, контролем та аналізом, визначено насамперед у нормативних документах. Безпосередньо завдання і функції бухгалтерії викладено в Положенні про бухгалтерський облік та звітність в Україні, а також у кваліфікаційному довіднику посад службовців. Особливо змінюються завдання і функції бухгалтерій в умовах автоматизації обліку.

Класифікація організаційних регламентів

Організаційні регламенти — це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійснення облікового й аналітичного процесів. До них належать положення про відділ (бухгалтерію, плановий відділ та ін.), управління (бухгалтерського обліку та звітності), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

Оганізаційні документи розподіляють на обов’язкові (Положення про бухгалтерський облік та звітність в Україні), основні, покладені в основу організації тих або інших робіт, процесів, і рекомендаційного характеру (методичні матеріали про функції і організацію робіт облікового персоналу за умов автоматизованого бухгалтерського обліку).

За ознакою конкретизації розрізняють типові й індивідуальні організаційні документи. За сферою застосування організаційні документи залежно від поширення їх на об’єкти організації обліку, контролю та аналізу поділяють на види робіт, що регламентують:

 обліковий процес (графіки, стандарти і т. ін.);

 контрольний та аналітичний процеси (графіки, схеми);

 обліковий і аналітичний процеси (положення про нормативний облік, стандарти);

 роботу апарату управління (положення про відділи, посадові інструкції);

 обліковий і аналітичний процеси та роботу апарату управління (методичні матеріали про функції і організацію робіт облікового персоналу в умовах автоматизованого обліку).

З позиції поширення на елементи організаційної структури документи поділяють на загальнооб’єктні, що охоплюють усі елементи керованого об’єкта (загальнозаводські, загальнорадгоспні), внутрішньооб’єктні, посадові, які поширюються на окремі елементи.

Вихідні положення для розробки організаційних регламентів

В організації роботи бухгалтерського персоналу окреслюються три рівня:

 загальне стратегічне керівництво та управління;

 управління структурними підрозділами, групами, секторами тощо;

 робота безпосередніх виконавців.

Для кожного рівня мають бути визначені функціональні обов’яз­ки, повноваження, права та відповідальність. Досягти цієї мети можна лише в разі створення нормативних документів внутрішнього порядку на підприємстві, які визначатимуть повноваження, взаємовідносини між різними рівнями управління, характером робіт, структурною побудовою та роботою виконавців. До цієї системи входять:

 положення про бухгалтерську службу підприємства;

 положення про сектор (групу) бухгалтерської служби;

 положення про посаду (посадова інструкція).

Кожному рівню організації відповідає свій графік робіт. На підприємствах створюють такі графіки:

 загальні графіки облікових робіт,

 структурні графіки робіт підрозділів,

 індивідуальні графіки робіт виконавців.

На рис. 8.6 наведено систему взаємозв’язаних регламентів та графіків.

Рис. 8.6. Взаємозв’язок організаційних регламентів та графіків робіт виконавців