5. Самоорганізація роботи працівників

Самоорганізація — це комплекс заходів, які виконуються працівником для забезпечення систем та порядку в роботі. Основними елементами самоорганізації є організація робочого місця, робочої зони, раціональний режим праці, послідовність та ін.

Режим роботи — це чергування робочого часу і відпочинку. Має бути встановлений такий режим, коли заздалегідь відомі початок роботи, перерви у роботі, змінність, чергування видів робіт, графіки відпусток, кінець роботи і т. ін. Бухгалтерія працює в одну зміну, але деякі працівники можуть працювати у дві, а іноді й у три зміни. Це пов’язано з підготовкою документів у банк, постачальникам, покупцям та ін. Змінна робота може бути встановлена для табельників.

У деяких випадках деякі працівники бухгалтерії можуть починати працювати на 1—2, а іноді й на три години раніше, ніж це передбачено загальним графіком. Інші працівники, навпаки, можуть починати роботу на 1—2 години пізніше, ніж передбачено загальним графіком.

Самоорганізація поточної роботи - організація поточної роботи починається з ретельного планування робочого дня, чіткої системи організації власної роботи. Робочий час має бути щодня розподілений за годинами. Незважаючи на наявність індивідуальних графіків роботи, кожний працівник бух­галтерії повинен спланувати свій робочий день зранку і накреслити, що потрібно виконати, кого запросити до себе, у кого бути, кому і про що доповісти, які матеріали підготувати, кому зателефонувати тощо.

6. Особливості організації роботи керівника

За характером діяльності і сукупністю робіт головний бухгалтер — це керівник функціональних служб. Основне завдання — керівництво роботою підлеглих, організація облікового процесу та роботи виконавців. Крім того, його функціями є також організація з розвитку та вдосконалення облікової, контрольної та аналітичної роботи. Керівник повинен добре знати бухгалтерську справу, бути у кож­ній ситуації послідовним, діяти відповідно до принципів та норм моралі. Він повинен не тільки мати певний обсяг знань, а й залучати до роботи людей, спиратися на помічників у роботі.

Праця керівника бухгалтерської служби є найважливішою функ­цією управління і може бути схарактеризована такими компонентами:

 виробничо-економічним (забезпечення функціонування служби та виконання завдань);

 спеціальним (організація безпосередньої роботи);

 соціально-політичним (забезпечення організації та виховання членів колективу).

Керівник облікової служби може виконувати свої функції та обов’язки тільки у тому випадку, якщо він уміє приймати рішення господарського й організаційного характеру. Ці рішення можуть бути стандартними (стосуються безпосередньо робіт облікового харак­теру) і нестандартними, що є наслідком творчої діяльності (нові форми і методи роботи, організація контролю й аналізу надзвичайних ситуацій у господарстві тощо).

Передумовою успішного виконання обов’язків для керівника облікової служби є те, що він повинен заздалегідь визначати не тільки, що потрібно робити, а й те, де, коли, ким, у які строки, якими прийомами треба діяти.

На керівника облікової служби покладено організацію облікової, контрольної й аналітичної роботи як процесу; формування апарату, відбір, розстановку; організацію функціонування апарату і робіт необлікового апарату з виконання ними облікових робіт.

Формування обліково-контрольного і аналітичного апарату передбачає такі види робіт: формування, розвиток, добір, розставляння. Ці роботи тісно переплітаються із здійсненням керівництва безпосередньою діяльністю відповідних підрозділів бухгалтерії (секторів, груп) і підрозділів не бухгалтерського характеру (наприклад, постачання).

В обов’язки керівника облікової служби входять організація функціонування апарату, що включає планування робіт, організацію праці, нормування, контроль, розподіл обов’язків, підвищення кваліфікації.

Важливим елементом організації роботи керівника є керівництво підрозділами (секторами, групами) і контроль виконання відповідних доручень за розподілом роботи. При цьому використовуються різні види контролю: вибірковий, суцільний і т. ін.

Для керівника облікової служби складають докладний план контролю, де вказують систематичну перевірку стану справ на окремих дільницях, строки виконання та ін. Контролерами поряд з головним бухгалтером можуть бути його заступники, а у великих господарствах також і старші бухгалтери — керівники секторів, підрозділів.

Однією з передумов успішної роботи виконавців є забезпечення їх нормативно-довідковою документацією, яка використовується для уточнення того або іншого господарського процесу, та відповід­ність її діючим нормативним актам. Перелік нормативних актів, якими керується у своїй роботі працівник, має бути на кожному робочому місці.

Важливою складовою організації роботи керівника облікової служби є стиль керівництва. Стиль — це сукупність найбільш характерних і постійних методів вирішення облікових, контрольних та аналітичних питань, які постають у процесі реалізації функцій керівництва обліком, контролем та аналізом.

Стиль роботи виявляється у повсякденній діяльності керівника та підпорядкованого йому апарату, є формою реалізації складних соціально-економічних, психологічних і політичних відносин.

Важливим елементом роботи керівника облікової служби є організація своєї праці. На перше місце тут висувається планування щоденної роботи та розподіл часу між різними видами робіт.

У найбільш загальному вигляді діяльність керівника облікової служби може бути охарактеризована як сукупність таких робіт:

 організаційно-адміністративних;

 творчих;

 технічних;

 не передбачених посадовими обов’язками;

 допоміжних.

Для планування робіт потрібно заздалегідь знати приблизну їх тривалість. Планування роботи потребує вироблення певного режиму, ритму та безпосереднього її виконання. Плани робіт складають на день, п’ятиденку, декаду, місяць, рік, на перспективу. Значно полегшує організацію роботи розробка графіків.

Важливими елементами роботи керівника облікової служби є нарада, інструктаж, приймання відвідувачів, бесіди, семінари тощо. У своїй роботі керівник облікової служби — головний бухгалтер або головний економіст — повинен додержувати всіх законів, що стосуються господарської діяльності і бухгалтерського обліку. Права, функції, обов’язки керівника облікової служби визначено у нормативних документах.