3.7. Особливості організації технології річного узагальнення даних бухгалтерського обліку

Бухгалтерський баланс року складається у відповідності до загальних принципів та вимог. Враховуючи тривалість (два-три місяці) складання бухгалтерського балансу та фінансового річного звіту, весь комплекс робіт доцільно розчленувати на окремі етапи. Розглядають такі етапи робіт: організаційну підготовку — жовтень; інвентаризацію річну — листопад — грудень; уточнення поточних даних за 11 місяців поточного року — грудень; складання річного бухгалтерського пробного балансу, фінансових звітних форм, пояснювальної записки тощо — січень; заключні роботи — лютий.

Кожний етап складається з окремих видів робіт. Наприклад, на етапі інвентаризації виконують такі роботи: інвентаризацію основних засобів, матеріалів, товарів на складах, у магазинах тощо. Склад видів робіт визначає головний бухгалтер, виходячи з конкретних умов господарства.

Важливим елементом організації робіт із складання річного звіту є метод організації. Найбільш придатним є графічний метод. Проте застосовують також і сітьовий. Ці два методи разом дають змогу чітко організувати роботу. Крім того, використовують табличні форми, такі як таблично-стрічкові графіки.

В разі застосування таблично-стрічкового графіка мінімальними відрізками робіт вважають, наприклад, у жовтні та листопаді, грудні та січні — день, лютому — п’ятиденку.

При складанні графіків потрібно продумати найбільш оптимальну послідовність виконання робіт з урахуванням встановлених строків подання звітності, досвіду роботи, рекомендацій.

Після того як складено графік, його ретельно обговорюють з усіма, хто братиме участь у складанні річного звіту, і затверджують. Для контролю ходу робіт у графіку роблять позначення про фактичне виконання.

Початок робіт із складання річного звіту оголошують наказом або розпорядженням керівника. Такий наказ готує головний бухгалтер або його заступник. До наказу додають усі графіки робіт.

Організація складання пробного річного балансу вимагає поділу робіт на два етапи: попередній баланс та уточнений на основі інвентаризації кінцевий баланс.

У період підготовки до складання річного звіту перевіряють і уточнюють накопичені звітні дані за 11 місяців поточного року. Цю роботу доцільно планувати на середину грудня і доручати її заступнику головного бухгалтера і особам, які готуватимуть аналітичні висновки.

Складання форм фінансової звітності — дуже важливий етап організації річного звіту. Для організації цих робіт спочатку вибирають форми, які необхідно скласти відповідно до законодавчих актів, рекомендацій і потреб.

Складання кожної форми фінансового звіту доцільно доручати конкретній особі, яка ознайомлена з інструктивно-методичними документами, таблицями форм та змістом показників у цих формах. Форми складають у різні строки. Для організації робіт з підготовки даних і складання форм використовують графік, який подано у табл. 3.19.

Таблиця 3.19 графік складання форм (або їх частин) річного звіту

Форми	Відповідальна за виконання роботи особа	Строк виконання	Фактичне виконання
Назва розділу
Баланс	Головний бухгалтер	21.01
Звіт про фінансові результати та їх використання
фінансовий результат використання прибутку платежі до бюджету витрати та видатки	Заступник головного бухгалтера	22.01 24.01 23.01 20.01
Та ін.	»

Форми заповнюють спочатку простим олівцем, а потім вивіряють взаємозв’язки між формами.

Складання пояснювальної записки потребує розробки спеціального графіка із зазначенням виконавців окремих робіт та строків їх виконання (табл. 3.20).