5. Організація вихідної інформації

Вихідною інформацією бухгалтерського обліку є обліко­во-звітні показники, необхідні для контролю і аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень та інформації, яка використовується з метою підтвердження вірогідності облікової інформації та аналізу. До вихідної облікової інформації також відносять інформацію, призначену для використання в подальших облікових циклах і для вирішення завдань на суміжних АРМ. За призначенням вихідні форми документів поділяють на основні і допоміжні.

Основні документи підпорядковані функціональній меті бухгалтерського обліку, контролю та аналізу і мають відповідати всім методологічним вимогам і правилам ведення реєстрів бухгалтерського обліку.

Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, які використовуються лише з довідковою, інформаційною та аналітичною метою і не потрібні безпосередньо для здійснення конкретних управлінських рішень.

За змістом розрізняють такі документи: оборотна відомість; відомість руху коштів та їх джерел; інвентаризаційні відомості; групувально-аналітичні документи; відомість для управління підприємством і т. ін. Зміст вихідних документів має забезпечувати мож­ливість перевірити правильність результатної інформації та її відповідність інформації первинних документів. Як правило, вихідна інформація використовується за запитом, і тому найбільш прийнятним способом її формування та відображення є фрагментарні документи і відеограми. Надання повним вихідним документам «безпаперового» вигляду і задоволення поточних потреб обліку фрагментарними документами та відеограмами дасть основу для визначення повного комплексу документів — людиночитаної копії облікових реєстрів, яка має однакову юридичну силу з оригіналом.

Вимоги до використовуваної обліком вихідної інформації:

 вірогідність — безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації згідно з методологією бухгалтерського обліку та звітності;

 своєчасність, системність, взаємозв’язок інформації обліку, контролю та аналізу синтетичного і аналітичного обліку, облікової і звітної інформації;

 обґрунтованість — відповідність даним первинних документів, які відображають законно досконалі і правильно оформлені господарські операції;

 повнота — одержання всієї облікової та звітної інформації, необхідної для здійснення функцій бухгалтерського обліку в управлінні господарською діяльністю підприємства, юридична повноцінність інформації, яка формується.

За умов обробки інформації на основі АРМ бухгалтера з можливістю видачі «безпаперових» вихідних документів і організації роботи в режимі «запитання — відповідь» постає завдання одночасного застосування чотирьох збалансованих груп документів: 1) до­кументів на машиночитаних носіях; 2) повних документів (облікових реєстрів); 3) фрагментарних документів на паперовому носії; 4) відеограм.

Перший спосіб передбачає таку організацію вихідної інформації, яка забезпечувала б однозначне її перетворення на структуру, характерну для традиційного документа на паперовому носії. При цьому вихідна інформація має бути підготовлена в завершеному вигляді, що виключає необхідність будь-якого доопрацювання в разі перетворення до людиночитаної форми та використання за призначенням.

Другий спосіб полягає в тому, що процес формування вихідного документа потребує додаткової обчислювальної обробки інформації в інформаційній базі, компонування й редагування вихідної інформації.

Третій спосіб передбачає організацію вихідної інформації у вигляді спеціальних груп даних. Перетворення їх на людиночитаний документ потребує компонування та редагування показників (наприклад, упорядкування вихідних даних). Здебільшого цей спосіб використовується для формування підсумків.

Коли йдеться про «безпаперову» технологію, найдоцільнішим, на нашу думку, є третій спосіб організації вихідної інформації. Чи є сенс організовувати вихідні документи у «безпаперовому» вигляді, залежить від форми організації АРМ бухгалтера — для індивідуального чи колективного використання. Індивідуальна і колективна форми організації АРМ бухгалтера потребують різних підходів до відображення вихідної інформації. Система відображення на основі документів у «безпаперовому» вигляді застосовується, як правило, у разі індивідуальної форми організації АРМБ, коли інформація відображається за запитом у момент виконання операцій.

Система формування вихідної інформації має ґрунтуватися на таких загальних підходах:

 автоматизація відображення вихідної інформації;

 розмежування відповідальності за відображення вихідної інформації;

 регламентація процесів відображення вихідної інформації зі здійсненням контролю за їх додержанням;

 контроль вихідної інформації на всіх етапах відображення;

 усунення надмірності та забезпечення відповідності вихідної інформації потребам облікового персоналу;

 забезпечення вимоги юридичної повноцінності відображуваної інформації.

Автоматизована система відображення даних передбачає формування інформації за запитом бухгалтера в потрібній формі. З цією метою в інформаційній системі з використанням спеціального програмного забезпечення має бути задано форму документа чи окремі облікові дані з відображенням ідентифікаторів або точного найменування показника. На підставі цих даних формуються або розраховуються дані за допомогою відповідних алгоритмів.

6. Особливості організації технології облікового процесу в умовах функціонування АРМ бухгалтера

Інформаційна технологія облікового процесу являє собою систему методів і способів збору, нагромадження, реєстрації, передавання, відображення, зберігання, пошуку, модифікації, аналізу, захисту, видачі необхідної інформації всім зацікавленим підрозділам на основі застосування апаратних та програмних засобів.

Інформаційні технології за способом обробки інформації поділяють на забезпечувальні та функціональні.

Забезпечувальні технології обробки інформації — це технології, які використовуються як інструментарій для розв’язування задач обліку, кон­тролю та аналізу. Такі технології поділяють за класами завдань, на які вони зорієнтовані. Забезпечувальна частина інформаційної технології складається з технічного, інформаційного, технологічного, математичного, організаційного, правового, економічного та інших видів забезпечення.

Функціональна частина інформаційної технології — це модель системи управління об’єктом. Функціональна технологія являє собою синтез забезпечувальної та предметної технологій, здійснений за певними правилами.

Предметна технологія являє собою послідовність технологічних етапів, що мають на меті перетворення первинної інформації на результатну в будь-якій предметній галузі. Предметна технологія не залежить від використання засобів обчислювальної техніки та інформаційних технологій.

Організацію облікового процесу за умов функціонування АРМ бухгалтера можна подати у вигляді схеми робочих місць. До цієї схеми входять робочі місця бухгалтера, а також працівників, більш чи менш пов’язаних з організацією бухгалтерського обліку. До них слід віднести робочі місця з документування, реєстрації, оформлення документів тощо.

Згідно з місцем та організацією технології виконання завдання бухгалтерського обліку можна поділити на три групи:

1) підготовка інформації та її обробка в бухгалтерії;

2) систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, а також контроль і аналіз результатів систематизації та узагальнення;

3) формування інформації для подальшого використання та її координація.

Склад робіт у разі використання АРМ бухгалтера наведено в табл. 4.1.

Таблиця 4.1