7. Організація бухгалтерського діловодства

Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:

 складання кореспонденції (листування);

 приймання листів, які надходять;

 відправлення листів адресатам (вихідних документів);

 реєстрація листів, що надходять і які відправляють;

 зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;

 передавання документів з поточного архіву до архіву постійного зберігання.

Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість.

Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів. Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгалтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання. Для всіх служб та підрозділів господарства у номенклатурі відводиться певний код. Орієнтовну номенклатуру наведено в табл. 7.4.

В умовах використання ПК питання зберігання інформації на машиночитальному носії розглядають у трьох аспектах:

 зберігання інформації у період обробки на ПК;

 зберігання у міжрозрахунковий період;

 архівне зберігання.

Таблиця 7.4

Номенклатура справ бухгалтерії господарства

№	Назва справи	Строк зберігання справи в архіві		Прим.
		поточному	постійному
	І. Загальні питання
	Інструкція з обліку та звітності, форми звітності	Постійно до заміни	3 роки
	Листування з питань організації обліку	3 роки	—
	Положення про права та обов’язки (посадові інструкції)	Постійно	До заміни
	Річний звіт та ін.	»	До передавання у архів
	ІІ. Питання обліку праці
	Листування з порядку оподаткування та ін.	3 роки	—
	Матеріали інвентаризацій	Те саме	—

За умов використання ПК носієм зберігання інформації є магнітні диски або гнучкі магнітні диски.

Гарантійний строк зберігання документів на машинних носіях — 5 років.

Після закінчення строків зберігання документи, які не підлягають передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і у карточці обліку носія роблять запис із зазначенням причини списування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання.