Методика розробки посадових інструкцій

Посадова інструкція — це нормативний документ, в якому визначено завдання, права, обов’язки і відповідальність посадової особи. Її розробляють щодо конкретної штатної посади. У посадовій інструкції розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей завдання і програм; функцій, форм і методів управління; інформації, технічних засобів управління.

У посадовій інструкції докладно висвітлюють права, обов’язки і відповідальність посадової особи. Основою для визначення завдань і обов’язків є кваліфікаційний довідник посад службовців.

Розділи інструкцій, що висвітлюють завдання, обов’язки, відповідальність, мають ґрунтуватися на застосуванні форм і методів управління, економіко-математичних методів тощо.

Додержання посадової інструкції має бути покладене в основу оцінки роботи працівника. У разі правильної системи критеріїв такої оцінки і відповідному моральному і матеріальному стимулюванні вона може сприяти підвищенню продуктивності й ефективності праці.

Посадові інструкції не повинні бути трафаретними для всіх управлінських посад. Залежно від трьох основних категорій управлінського персоналу їх поділяють на три види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Посадові інструкції слід розробляти одночасно комплексно як по підрозділу апарату управління, так і в цілому по підприємству, з тим, аби врахувати реалізацію поставлених перед ними цілей і завдань, уникнути дублювання і забезпечити необхідні організаційні взаємозв’язки і функціональні відносини між посадовими особами.

Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів

Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані і фактичні строки виконання.

Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідуючі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи) або головний бухгалтер, якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.

У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, — постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік впроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), так і за технікою складання — таблично-текстові, лінійні.

Таблично-текстові графіки поділяють на зведені — у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні — за секторами, групами бухгалтерії та іншими підрозділами й індивідуальні (складають на виконувані роботи посадовою особою).

Таблично-текстові графіки складають найчастіше строком на місяць, проте вони можуть охоплювати і більш короткі (день) та тривалі (рік) періоди часу. Як правило, вони бувають постійними, але можуть бути і разовими.

Для організації разових робіт в основному застосовуються лінійні графіки. На відміну від таблично-текстового графіка, у лінійному за присудком подають не текст, а лінією позначають тривалість виконання робіт, зазначених у підметовій частині таблиці.

Організація роботи виконавців необлікових підрозділів

На підприємствах велика кількість працівників лінійних служб — завідуючі складами, бригадири, начальники цехів, експедитори та ін. — виконують значну частину бухгалтерської роботи. Для кожного працівника необлікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:

 робоча інструкція;

 графік здавання документів у бухгалтерію.

Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт — заповнення первинних документів, звітів тощо.

Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.

Структура робочої інструкції має містити такі розділи:

 загальна частина;

 методика та техніка складання звітів;

 методика та техніка перевірки даних;

 обов’язки;

 відповідальність;

 графік здачі документів