3 Списки та злиття
Робота зі списками в Word 2010.
Для роботи зі списками служать п'ять верхніх кнопок панелі Абзац.
Списки – це фрагменти тексту, пункти якого відзначені спеціальними знаками. Списки можуть бути маркованими, нумерованими і багаторівневими.
Рисунок 1.6 – Маркери, Нумерація та Багаторівневий список
Список можна створювати спочатку, а можна з вже існуючого тексту.
Якщо необхідно зробити список з вже існуючого документа, то треба виділити фрагмент тексту, який підлягає форматуванню і вибрати тип списку. При цьому виділений текст буде розбито по пунктах списку згідно з абзацами (кожен абзац – це новий пункт списку). Під час вибору типу списку при наведенні курсору на відповідний варіант виділений текст буде відразу попередньо форматуватися, даючи користувачеві швидко оцінити придатність того чи іншого варіанта.(Рис. 1.7)
Рисунок 1.7 – Вибір нумерації
При формуванні багаторівневого списку, щоб задати створення маркерів чергового рівня, можна використовувати клавішу Tab (або кнопку Увеличить отступ на панелі Абзац). Повернутися до введення даних попереднього рівня можна натиснувши поєднання Shift + Tab (або кнопку Увеличить отступ на панелі Абзац).
При роботі з маркованими і нумерованими списками можна створювати свій стиль оформлення. Для цього потрібно у відповідних діалогових вікнах (див. вище) вибрати пункт Определить новый маркер або Определить новый формат номера.
Іноді буває необхідно в нумерованому списку почати список не з першого номера. Для цієї мети служить пункт Задать начальное значение. У вікні, в залежності від поставленого завдання, треба встановити перемикач в одне з двох положень: Начать новый список або Продолжить предыдущий список. У полі Начальное значение задайте номер першого пункту списку.
Рисунок 1.8 – Значення почасткового значення
При необхідності редагування багаторівневого списку клацніть кнопкою миші на кнопці Многоуровневый список і у вікні Определить новый многоуровневый список... Тут можна налаштувати формат номера, відстань, тип шрифту та інші параметри списку. (Рис. 1.9)
Рисунок 1.9 - Визначення нового багаторівневого списку
Якщо необхідно сформувати новий стиль списку, то необхідно скористатися пунктом Определить новый стиль списка. У вікні можна налаштувати всі необхідні параметри стилю, а також задати область дії нового формату.(Рис. 1.10)
Рисунок 1.10 - Визначення нового стилю списку
Отже, можна сказати, що Word автоматично створює новий нумерований список, коли абзац починається з цифри «один» з крапкою.
Злиття. Часто дані електронної таблиці потрібно використовувати при складанні різних документів: звітів, листів, договорів, тощо. У цьому випадку зручно використовувати злиття даних MS Excel і MS Word.
Процедура злиття складається з декількох етапів:
Підготовка даних електронної таблиці.
Таблиця, призначена для злиття, повинна задовольняти наступним вимогам:
в таблиці не повинно бути об’єднаних осередків. Вірніше сказати так: ЯКЩО в таблиці є об’єднані клітинки, то треба бути готовим до того, що при експорті об’єднання буде скасовано і відповідно утворяться зайві порожні рядки та / або стовпці, що може порушити структуру таблиці. Загалом, об’єднані клітинки – це зло
всі стовпці повинні мати унікальні назви, які будуть використовуватися при злитті. Якщо в таблиці відсутній перший рядок з назвами стовпців, то його замінить перший рядок даних, а значить, він в розсилці брати участь не буде.
Як приклад візьмемо таблицю з переліком клієнтів фітнес клубу «Экселент»
Рисунок 1.11 – База даних фітнес клубу «Экселент»
Підготовка шаблону документа Word.
На цьому етапі в текстовому редакторі Word формується документ, в який надалі будуть впроваджуватися дані електронної таблиці. Текст цього документа являє собою загальну для всіх розсилок частину. (Рис. 1.12)
Припустимо всім клієнтам, у яких термін дії клубної картки закінчується в наступному місяці, планується розіслати листи з повідомленням.
Текст листа буде однаковим за винятком звернення, номера клубної карти і дати закінчення її дії. Ці дані будуть імпортуватися з таблиці Excel (виділено синім).
Рисунок 1.12 - Документ
Таким чином, на цьому етапі в документі Word друкується загальний для всіх листів текст.
Для зручнішої подальшої роботи при злитті рекомендується встановити параметр Затінювання полів в положення Завжди, щоб відрізняти вставлені поля злиття від звичайного тексту. Якщо цей параметр включений, поля відображаються на сірому тлі. На друк цей фон звичайно не виводиться.
Робота “Мастера слияния” MS Word.
Відкриваємо файл листи в MS Word.
Найпростіше здійснити злиття даних, дотримуючись вказівок Мастера слияния. Майстер злиття запускається за допомогою кнопки Начать слияние на вкладці Рассылки
Рисунок 1.13
У версіях до Word 2007 слід виконати команду меню Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Крім того, для більш зручної роботи версіях до Word 2007 можна вивести панель інструментів Злиття. Ще раз звертаю увагу, що в бланку листа міститься тільки загальний для всіх листів текст, тому звернення виглядає як Уважаемый!, А номер карти і дата пропущені.
Работа Мастера слияния включает 6 шагов:
вибираємо тип документа для розсилки, в нашому випадку це Письма.
Рисунок 1.14
вибираємо документ, на основі якого будуть створюватися розсилки, їм може бути відкритий поточний документ, шаблон або існуючий документ. При виборі варіанту Шаблон або Существующий документ являється можливість вказати потрібний файл в Провіднику. Ми вибираємо Текущий документ.
Рисунок 1.15
вибираємо одержувачів. У нашому випадку джерелом даних буде таблиця Excel, значить відзначаємо варіант Использование списка. Потім за допомогою кнопки Обзор … вибираємо потрібний файл у Провіднику.
Рисунок 1.16
Після вибору файлу розкривається діалогове вікно з обраної таблицею. Якщо нам потрібні всі записи, то відразу натискаємо ОК. При необхідності можна список відсортувати, відфільтрувати потрібні записи або знайти їх за допомогою відповідних команд. Можливості фільтрації і пошуку тут, звичайно, набагато бідніші, ніж в Excel, але зробити найпростішу вибірку по текстовим або числовим значенням можна. Крім того, можливо вибрати записи для розсилки вручну за допомогою прапорців
У нашому випадку потрібно встановити фільтр по полю Рассылка за значенням «да» (значення «да» з’являється в таблиці, якщо термін дії клубної картки закінчується в наступному місяці). Фільтр можна встановити, клацнувши мишою на назві поля і вибравши «да» або скористатись посиланням Фільтр в цьому ж діалоговому вікні.
Рисунок 1.17
вставляємо потрібні поля в документ. Перш, ніж вибрати один із запропонованих Майстром варіантів роботи, слід встановити курсор у тексті туди, куди Ви хочете вставити дані. Якщо Ви забули це зробити, теж нічого страшного, поля можна вставити в будь-яке місце документа, а потім перенести. У нашому випадку ставимо курсор після слова «Шануймо» перед знаком оклику. Так як нам потрібні окремі поля, вибираємо Другие элементы…
Рисунок 1.18
Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.
Рисунок 1.19
Вибираємо в полі Имя, натискаємо Вставить, те ж саме для поля Отчество. Закриваємо вікно Вставка полів злиття і додаємо прогалини між вставленими полями. Якщо параметр Затенение полей встановлений у положення Всегда, то вставлені поля будуть чітко видні на сірому тлі. Встановлюємо курсор після №, знову натискаємо посилання Другие элементы…, вибираємо № клубной карты – Вставить. Аналогічно вставляємо поле Дата окончания действия карты.
Крім зазначених вище полів потрібно вставити закінчення звернення ый(ая), яке залежить від значення поля Пол. Для цього скористаємося спеціальним полем, що дозволяє вставляти одне з двох значень залежно від даних. Поставимо курсор відразу після слова «Уважаемый», натиснемо кнопку Правила на вкладці Рассылки і виберемо варіант IF … THEN … ELSE. У версіях до Word 2007 аналогічна кнопка називається Добавить поле Word і знаходиться на панелі інструментів Слияние.
Рисунок 1.20
У діалоговому вікні задаємо параметри.
Рисунок 1.21
Після натискання ОК, отримаємо результат.
Рисунок 1.21
переглядаємо отримані листи, використовуючи кнопки навігації. На цьому кроці також можна змінити список одержувачів, застосувавши фільтр або забравши прапорці. Так як ми застосували фільтр раніше, одержувачів залишилося 3.
Рисунок 1.22
Придивившись уважніше до отриманого результату, бачимо, що він не цілком відповідає нашим очікуванням.
Рисунок 1.23
Номер клубної карти замість 001768 відображається як 1768, а дата і зовсім невірно: спочатку місяць, а потім день, хоча в таблиці Excel все було в порядку. Такі ж неприємності можуть виникнути при імпорті осередків з десятковими числами, грошовим форматом,тощо. Висновок невтішний: при злитті форматування чисел і дат не зберігається. Але вихід є!
Поля документа Word, в які вставляються наші дані, являють собою код, який, по-перше, можна подивитися, а по-друге, змінити. Щоб побачити код поля, наприклад, з номером клубної картки, слід клікнути по ньому правою кнопкою миші (ПКМ) і вибрати команду Коды/Значения полей.
Отримаємо наступне { MERGEFIELD «M__клубной_карты» }
Сам код змінювати ми не будемо, а от формат допишемо. Принцип додавання формату буде зрозумілий кожному, хто хоч трохи знайомий із створенням користувальницького формату в Excel. Щоб число завжди складалося з шести цифр, формат має складатися з шести нулів:
{ MERGEFIELD «M__клубной_карты» \# «000000» }. Тепер знову ПКМ по полю – Оновити поле і бачимо число в потрібному форматі.
Аналогічно робимо з датою {MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты» \@ «DD.MM.YYYY» }
І отримуємо остаточний варіант
Рисунок 1.24
вибираємо варіант Изменить часть писем… і переглядаємо отриманий документ, при необхідності його можна відредагувати, зберегти як окремий файл або відправити на друк.
Рисунок 1.25