БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Частина IIІ

СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS

3.1. Поняття про бази даних і системи управління базами даних

База даних (БД) — сукупність даних, організованих за певними правилами. БД дозволяє структурувати, зберігати й обробляти дані різних типів. В базах даних забезпечується інтеграція логічно пов’язаних даних при мінімальному дублюванні даних, що зберігаються.

Система управління базами даних (СУБД) — сукупність мовних іпрограмнихзасобів, призначенихдлястворення, веденняйвикористання БД. СУБД підтримують одну з моделей даних — ієрархічну, мережну або реляційну. В ієрархічній моделі кожний об’єкт може бути підлеглим щодо одного об’єкта вищого рівня. В мережній моделі кожний об’єкт може бути підлеглим щодо кількох об’єктів вищого рівня. Реляційна модель відрізняється зручним табличним поданням даних.

Більшість сучасних СУБД базується на реляційній моделі даних, яка є сукупністю двовимірних таблиць, що належать до об’єктів одного типу (наприклад, відомості про клієнтів фірми або про замовлення, що зроблені ними). З даними різних типів можна працювати як з одним цілим, завдяки зв’язкам між інформацією, що знаходиться в різних таблицях. СУБД Microsoft Access належить до класу реляційних СУБД.

Етапи створення БД:

1Розробка інформаційно-логічної моделі (ІЛМ) предметної об-

ласті. Визначається склад і структура інформаційних об’єктів

96

Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS

(ІО) — даних, які повинні знаходитись в БД і забезпечувати виконання необхідних завдань, що ставить користувач. Для цього визначаються функціональні залежності між ІО. Всі дані розподіляються на описові, які залежать від інших даних, і ключові, незалежні. Описові дані, які залежать від одних і тих самих ключових даних, вкупі з самими ключовими даними утворюють ІО. Далі визначаються структурні зв’язки між ІО.

Типи зв’язків:

•«один до одного» (1:1), коли одному екземпляру першого ІО відповідає тільки один екземпляр другого ІО і навпаки. Ці два ІО легко з’єднати в єдиний об’єкт;

•«один до багатьох» (1: ), коли одному екземпляру першого ІО можуть відповідати кілька екземплярів другого ІО, а кожному екземпляру другого ІО — не більше одного екземпляра першого ІО. Перший ІО називається головним, другий — підлеглим;

•«багато до багатьох» ( : ), коли одному екземпляру першого ІО можуть відповідати кілька екземплярів другого ІО і

навпаки. В цьому разі слід створити ще один, перехідний ІО, який буде зв’язаний з кожним з двох ІО відношенням 1: .

2.Визначення логічної структури БД. Для реляційних БД логічна структура відповідає формальній структурі ІЛМ.

3.Конструювання БД. Інформаційні об’єкти подаються у вигляді таблиць, які створюються засобами СУБД.

Типи СУБД. Протягом тривалого часу широко використовувались

СУБД, сумісні зі стандартом Xbase: Dbase (розроблена фірмою AshtonTate), FoxPro (фірма Fox Software), Clipper 5.0 (фірма Nantucket) та ін.

Ці СУБД мали досить просту командну мову маніпулювання даними і засобами генерації звітівіформ. Зпоявоюопераційної системиWindows був випущений ряд персональних СУБД, таких як Access (фірма Microsoft), Paradox (фірмаBorland), Approach (фірмаLotus), Visual FoxPro (фір-

ма Microsoft). Деякі з цих СУБД, наприклад, Access і Approach, мають зручний, здебільшого графічний, інтерфейс, отже й поширені можливості обробки даних, які можна використовувати, не запобігаючи до засобів програмування. Але Approach не цілком підтримує структуровану

97

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

мову запитів SQL, яка забезпечує зв’язування даних, створених за допомогою різних СУБД. Наявність підтримки мови SQL є обов’язковою для сучасних реляційних СУБД, адже можливості системи, розрахованої на багатьох користувачів і не оснащеної мовою SQL обмежені лише переглядом даних. СУБД Paradox має складний інтерфейс, але й значно більші можливості обробки даних. Visual FoxPro — єдина з зазначених СУБД, якадозволяєвиконуватинаборикоманд(сценарії) беззастосування складних елементів об’єктно-орієнтованого програмування, але поступово вона витісняється системами з більш простим інтерфейсом.

Частобазиданихстворюютьсянабазікомп’ютернихлокальнихмереж. В цьому випадку СУБД, крім виконання своїх звичних функцій має слідкувати за розшаруванням доступу різних користувачів до загальної бази даних, а також забезпечувати її захист при одночасному використанні кількома користувачами. Бази даних такого типу орієнтовані на комп’ютерні мережі архітектури «клієнт — сервер» (рис. 3.1). На спеціально виділеному комп’ютері (сервері) зберігається загальна база даних, обробляються дані, забезпечується їх цілісність і схоронність. Для цього на сервері працюють потужні СУБД, такі як SQL Server (розробле-

на фірмою Microsoft), Oracle (фірма Oracle), Interbase (фірма Borland) та

	Сервер			База даних і СУБД
				сервера
Запит
	Оновлені
SQL	дані
Робоче місце		Робоче місце ... Робоче місце

СУБД клієнта СУБД клієнта ... СУБД клієнта

Рис. 3.1

98

Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS

інші. На інших комп’ютерах (робочих місцях) можуть бути установлені персональні СУБД, зручні для користувачів-клієнтів. Від цих СУБД вимагається повна підтримка мови SQL. Взаємодія СУБД сервера і СУБД клієнта відбувається таким чином. На робочому місці користувач за допомогою своєї локальної СУБД проектує дії з обробки даних. На базі цих дій генерується відповідний запит на мові SQL, який відсилається доСУБДсервера, деаналізуєтьсяіобробляється. Оновленіданінадсилаються до робочих місць клієнтів. СУБД, орієнтовані на архітектуру «клієнт — сервер» принципово відмінні від персональних СУБД, адже вони не призначені для безпосередньої розробки додатків користувача, а виконують функції управління базою даних.

Останнім часом розробляються універсальні СУБД, здатні інтегрувати в базі даних й дані нетрадиційних типів — рисунки, звук, відеозображення, повідомленняелектронноїпоштитощо. Існуютьдвапідходи до проектування відповідних баз даних: об’єктний, коли об’єкти зберігаються і використовуються безпосередньо (без розкладення на таблиці) і об’єктно-реляційний, коли реляційна база даних доповнюється спеціалізованим сервером нетрадиційних даних.

Основні об’єкти реляційної бази даних та їх призначення. До основних об’єктів, з яких складається реляційна база даних, належать таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі, Web-сторінки.

1. Таблиця створюється для зберігання даних та містить інформацію про інформаційний об’єкт певного типу (наприклад, про працівників підприємства, використовувані матеріали, реалізацію продукції). Таблицяскладаєтьсязполів(стовпців) тазаписів(рядків). Кожнеполемає унікальне в межах таблиці ім’я.

Для кожної таблиці можна визначити ключ і один або кілька індексів. Ключ — це поле або комбінація полів, які містять дані, що однозначно визначають кожен запис в таблиці. Простий ключ складається з одного поля, а складений ключ — з кількох полів. Поля, за якими побудовано ключ, називаються ключовими. Значення окремих полів складеного ключа (але не всіх одночасно) можуть повторюватися.

Індекс також будується за допомогою полів таблиці, але він допускає повторення значень полів, які складають індекс. Поля, за якими

99

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

побудовано індекс, називаються індексними. Завдяки використанню індексів підвищується швидкість пошуку даних в таблиці, тому що таблиці сортуються за індексними полями. Ключові поля в СУБД індексуються автоматично. Таким чином, використання ключів та індексів дозволяє: однозначно ідентифікувати записи, виключити дублювання значень в ключових полях, сортувати таблиці, прискорити пошук даних

втаблицях, встановлювати зв’язки між окремими таблицями БД.

2.Запит дозволяє користувачеві вибрати потрібні дані з однієї або з кількох зв’язаних таблиць. Можна скласти запит на вибір, оновлення, вилучення, додаванняданих, настворенняновихтаблицьнабазітих, що вже існують.

3.Форма призначена для перегляду, введення та коригування взаємозалежних даних БД на екрані в зручному для користувача вигляді. За допомогою форми можна примусити до виконання макрос у відповідь на деяку подію.

4.Звіт формує вихідний документ, призначений до друкування.

5.Макросміститьописдій, якітребавиконатиувідповідьнадеяку подію (наприклад, у відповідь на натискання кнопки).

6.Модуль — програма для реалізації нестандартних процедур.

7.Web-сторінка дає змогу обмінюватись даними засобами, розробленими для глобальних комп’ютерних мереж.

Після відкриття Access у його вікні з’являється меню, яке складається лише з двох пунктів — «Файл» і «Справка», а також набір кнопок — панель інструментів, з яких активними є тільки три — «Со-

здать», «Открыть» і «Найти».

Відкриття існуючої БД: М «Файл» → «Открыть» (або КН

«Открыть») → вибрати необхідні диск, каталог і файл з розширенням

mdb, який містить БД.

Створення БД: М «Файл» → «Создать» (або КН «Создать») → вибрати необхідні диск і каталог, в якому буде міститися файл з БД → дати ім’я файлу → «ОК». ФайлиAccess мають розширення mdb.

Після відкриття або створення БД з’являється вікно бази даних, яке містить щонайменше 7 вкладок — «Таблица», «Запрос», «Форма», «Отчет», «Страница», «Макрос», «Модуль» (рис. 3.2). Клацнувшимишею

100