Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

6.3.Зустрічі

Раніше часто згадувалися такі слова, як «зустріч», «подія» і «збір». Дані слова мають в Outlook особливе значення, дещо відмінне від звичайного тлумачення.

Зустріч (Appointment) — це захід, для якого резервується час в календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягуються спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Івановичем або перегляд телепередачі увечері — зустріч.

Збір (Meeting) — це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому, що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Outlook підсумовує отримані дані і пропонуєваріантичасупроведеннязбору. Такожможнапогоджуватиіресурси, наприклад, приміщення для збору, проектор, бланки договорів тощо.

Ресурс(Resource) — цебудь-якізасоби, необхіднідлязбору. Ресурси мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання.

Подія (All day Event) — це захід тривалістю більше 24 годин. Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад, день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і звичайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного або декількох днів.

Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декілька способів: М «Файл» → «Создать» → «Встреча» або <Ctrl>+<N> або М «Действия» → «Новая встреча» або КН «Создать».

Форма «Встреча» (Appointment) має власний рядок меню і панель інструментів, а також дві вкладки: «Встреча» (Appointment) і «Доступность участников» (Scheduling).

Прапорець«Собраниепосети» (This is online meeting using) відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних учасників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються. Зустріч не повинна

237

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

проходити більше 24 годин, оскільки в іншому випадку вона стає подією. А також зустріч на подію перетворюється встановленням прапорця «Целый день» (All Day Event). У випадку помилкової або конфліктуючої інформації Outlook ввічливо попереджає або діалоговим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги вверху форми.

Установкаповідомлення. Запланована зустрічдужелегкоможене відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Outlook дає можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устаткування, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення:

•«Прекратить» (Dismiss) — вимкнути повідомлення і видалити його з екрана;

•«Прекратить все» (Dismiss All) — вимкнути всі повідомлення;

•«Отложить» (Snooze) — тимчасово відключити повідомлення і отримати його знову через будь-який інший час, встановлений внизу діалогового вікна;

•«Открыть» (Open Item) — відкрити зустріч для перегляду або редагування інформації.

Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Outlook активізований. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, аOutlook не був завантаженийічасзустрічіпройшов, тонаступногоразу, призапускудодаткувоно з’явиться з поміткою «Просрочено» (Overdue).

Кожному моменту часу в «Календарь» відповідає певний стан зайнятості користувача (Show time as). Цей параметр дуже важливий при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення практично втрачає значення. Існує всього чотири стани:

•«Занят» (Busy) — синій квадратик;

•«Свободен» (Free) — білий квадратик;

•«Нет на работе» (Office) — бордовий квадратик;

•«Под вопросом» (Tentative) — смугасто-голубий квадратик.

Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятості на панелі «Список встреч». За замовчуванням час без зустрічей Outlook

238

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

визначає, як вільний. І навпаки, час, відведений для зустрічей, — як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будь-який інший.

Наступнийпараметр«Метка» (Label) визначаєхарактерзустрічі. За замовчуванням Outlook має одинадцять позначок від «Нет» (None) до «Телефонный звонок» (Phone Call). Зустріч, відзначена спеціальною позначкою, відображатиметься в поданнях «Календарь» з відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характеристиці власну назву: М «Правка» → «Метка» → «Изменить подписи...».

Користувач може також встановити ступінь важливості майбутньої зустрічі. Наприклад, «Высокая» (High), щобвідрізнятинайважливішізустрічі від звичайних.

Описзустрічі. Частоприплануваннізустрічіінформаціїтількипро тему, місце і час її проведення буває не достатньо. Де розмістити будьякі позначки, зауваження або пропозиції для запланованої зустрічі? Для введення такої додаткової інформації і служить поле «Описание встречи» в нижній частині форми «Встреча» (Appointment). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і малюнок, звукозапис, елемент Outlook тощо. Більш того, записом даного поля може бути будьякий файл користувача.

Контакти зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньому лівому куті форми «Встреча» (Appointment), служить для вказівки контактів, пов’язаних з даною зустріччю. З’єднання контакту із зустріччю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конкретно про їїучасника), алевоназнаходиться невполі«Описание встречи», авполі «Контакты» (Contacts). Подібний розподіл дуже зручний, оскільки при додаванні імені зразу ж додається і вся інформація про нього.

З’єднанняконтактуіззустріччюнеробитьзустрічзборами. Оскільки, по-перше, планування зібрання — це комунікаційний процес, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани засобами Outlook.

Робота з категоріями. Категорії (Categories) — це загальний засіб Outlook длявпорядковування елементів. Хочатутбудедетальноописано

239

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

завданнякатегорійдлязустрічей, всевикладененижчеможнааналогічно застосувати і до будь-якого іншого елемента Outlook.

При достатньо тривалій роботі з Outlook у Вас нагромадиться море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необхідні відомостіможнавитратитибагатогодинівсеоднонедомогтисьнеобхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна. Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному. Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т. д. Більш того, безперервний процес призначення категорій новим елементам дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів.

Діалогове вікно «Категории» (Categories) відображає список існуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна вибрати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один, оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій.

Головний список категорій. Категорії Outlook є дуже зручним за-

собом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно повноцінну структуру груп. Безумовно, Outlook має можливість додавання і видалення категорій із загального списку.

Крімрозібранихопераційдодаванняівидаленнякатегорійіснуєще одна — «Сброс» (Reset). Натиснення цієї кнопки відновлює первинний набір категорій.

Категорії є загальним засобом для всіх елементів Outlook. Тому слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей, але й відносно задач, контактів, повідомлень тощо. Призначайте категорії регулярно і для всіх елементів. Це дозволить створити структуровану систему інформації.

240

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в нашому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування подібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але Outlook дає можливість користувачу спростити подібну процедуру: М «Действия» → «Создать» повторяющуюся встречу.

Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її перетвореннязодиничної. Врозкритомувікні«Встреча» (Appointment) натисніть кнопку «Повторение» (Recurrence), після чого з’явиться діалогове вікно «Повторение встречи».

Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в тому, що Outlook резервує для нього не часовий проміжок часу, а виділяє цілий день і більше. Робота з подією практично аналогічна роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для роботи з подіями прийоми: М «Действия» → «Создать событие на целый день» або {Форма зустрічі} → «Целый день».

Рис. 6.9

Діалогове вікно «Добавление праздников в календарь»

241

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна процедурі створення зустрічей, що повторюються. Особливим випадком у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів.

Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особистого свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися вищевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за шаблоном «Ежегодно». Для внесення ж загальних свят слід підключити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного введення «червоних дат»: М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки Параметры календаря» → «Добавить праздники» → «Украина» (рис. 6.9).

Виможетевибратисвятабудь-якоїіншоїкраїни. Причомууразізбігу свят, наприклад Новий рік, Outlook відображатиме їх як дві різні події.

Стандартні подання «Календаря». Перехід від одного стан-

дартного подання до іншого: М «Вид» → «Текущее представление» → «Представление». В табл. 6.3 наведені описи семи стандартних подань Календаря.

Таблиця 6.3

Подання	Елементи, що відображаються
День/Неделя/Месяц	Список всіх зустрічей, подій і зборів для дня,
(Day/Week/Month)	тижня або місяця відповідно
День/Неделя/Месяц	Те ж, що і подання День/Неделя/Месяц,
(с автопросмотром)	плюс відображення перших рядків тексту в
(Day/Week/Month	елементах. «Равносильно» додаванню «Об-
with Auto Preview)	ласти просмотра»
Активные встречи	Список всіх зустрічей і зборів зі всіма їх под-
(Active Appointments)	робицями, починаючи з поточного дня
События (Events)	Список всіх подій і їх подробиці
Ежегодные события	Список всіх подій, що відбуваються раз на
(Annual Events)	рік, і їх подробиці
Повторяющиеся встречи	Список зустрічей, що повторюються, і їх
(Recurring Appointments)	подробиці
По категориям	Список всіх елементів «Календаря», згрупо-
(By Categories)	ваних за категоріями, і їх подробиці

242