Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, наприклад, в поданні «По категориям» (Categories) інформація розподілена по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: піктограма, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаблон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані за типом, в даному випадку — за категоріями. На початку кожної групи відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що входять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, задопомогою якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кнопка має значок (+), а в розгорненому — (–).

Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скористатися наступною командою: М «Вид» → «Развернуть/свернуть группы» → «Развернуть все».

Сортування. Подання «По категориям» (Categories) відображає групи елементів з однаковими категоріями. Якщо для елемента призначено більше однієї категорії, то він відображається кілька разів в різних групах.

Розбиття інформації за категоріями є лише першим ступенем її структуризації. Іноді цього цілком достатньо, але у тому випадку, коли категорія містить велику кількість елементів, необхідний додатковий етап впорядковування.

За замовчуванням в більшості уявлень елементи відсортовані за часом їх початку. Outlook дозволяє сортувати за будь-яким полем елемента. Для цього необхідно просто клацнути по однойменній назві стовпця. Якщо трикутник поряд з назвою направлений вгору, то елементи впорядковані за збільшенням, якщо вниз — за зменшенням.

6.4.Задачі

В термінології Outlook задачею (Task) називається доручення особистого або службового характеру, за виконанням якого можна прослідкувати. Задача буває разовою або такою, що повторюється. Повторення задачі відбувається з рівними інтервалами або залежно від дати її виконання. Наприклад, задачею може бути відправка керівнику звіту в останню п’ятницю кожного місяця або візит у перукарню через місяць після попередньої стрижки.

243

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Рис. 6.10

Форма «Задача»

Далі будуть розглянуті наступні можливості Outlook: створення одиничних задач і тих, що повторюються, ведення задач, подання задач, призначення задач тощо.

Створення одиничної задачі. Створення одиничної задачі аналогічне створенню зустрічі. Найпростішим способом є подвійне клацання лівою кнопкою миші в рядку з написом «Щелчок добавит элемент За-

дача» (Click here to add а new Task). З’явиться форма «Задача» (Task), по-

казана на рис. 6.10.

Після відкриття форми «Задача» за замовчуванням відкривається вкладка «Задача» (Task) і курсор знаходиться в полі «Тема» (Subject).

Визначення стану, готовності і важливості задачі. Будь-яка за-

дача характеризується спеціальними параметрами: станом (Status) і готовністю(Complete). Яквиднозназви, цідвапараметривизначаютьстан задачі на даний момент, але в першому випадку якісно, а в другому — у відсотковому співвідношенні.

244

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

Таблиця 6.4.

Співвідношення значень полів «Состояние» і «Готово»

Значення стану	Значення готовності
Не началась	0 %
Выполняется	0–99 %
Завершена	100 %
В ожидании	0–99 %
Отложена	0–99 %

За замовчуванням Outlook визначає для нової задачі в полі «Состояние» (Status) значення «Не началась» (Not Started). Крім цього стану існують ще чотири: «Выполняется» (In Progress), «Завершена» (Completed), «В ожидании» (Waiting for something else), «Отложена» (Deferred), значення яких зрозуміле з назви.

Зазамовчуваннямзначенняполя«Готово» (Complete) дорівнює0 %. Природно, що значення полів «Состояние» і «Готово» тісно пов’язані. Нижче наведена таблиця співвідношення значень цих полів (табл. 6.4).

У процесі виконання задачі необхідно змінювати значення цих полів — таким чином можна відстежувати роботу над задачею.

Нарешті, останнє поле, що входить до цієї групи, — «Важность» (Importance). Дане поле має три значення: «Высокая» (High), «Обычная» (Normal) і «Низкая» (Low). За замовчуванням всім новим задачам Outlook привласнює звичайну важливість.

Повідомлення, описування задачі та її виконавець. Установка повідомлення для задачі схожа на установку повідомлення для зустрічі, тільки на відміну від останньої, нагадування про задачу встановлюється на певну дату і час. За замовчуванням Outlook встановлює повідомлення на 9:30 ранку в день завершення задачі. Проте користувач може змінити дату і час.

Таксамо, якіувипадкуіззустріччю, користувачможезмінитиформат звукового повідомлення, натиснувши на кнопку з піктограмою гучномовця і вказавши необхідний файл для програвання.

245

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Рис. 6.11

Вкладка «Подробно» форми «Задача»

Зміна часу повідомлення, встановлюваного за замовчуванням: М «Сервис» → «Параметры» → в діалоговому вікні «Параметры» (Options), навкладці«Настройка» (Preferences), змінітьзначенняполя«Оповещение» (Reminder time) для задачі.

Поле «Описание задачи» служить для введення будь-якої додаткової інформації. Це поле може містити текст з описом задачі, а також приєднані файли та інші упроваджені об’єкти. При створенні задачі передбачається, що вона виконуватиметься користувачем, тому він автоматичнопризначаєтьсявідповідальнимзазадачуабо, втермінологіїOutlook, стає її власником (Owner). Значення для цього поля береться з поля «Имя пользователя» (User Name), яке Ви заповнювали при установці і настройці Outlook. При автономній роботі над задачею значення цього поля втрачає сенс, але при перекладанні виконання задачі на іншу особу використання цього параметра стає вельми актуальним.

Після початку роботи над задачею слід обновляти інформацію про стан, змінюючи значення «Не началась» (Not Started) на «Выполняется»

246

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

Рис. 6.12

Діалогове вікно «Повторение задачи»

(In Progress), і про готовність, збільшуючи значення з 0 до 100 %. Крім цих значень можна змінювати будь-які інші параметри задачі, продовжувати термін задачі або переносити дату початку, знижувати або підвищувати важливість тощо.

Більш того, якщо необхідно ввести більш докладну інформацію, скористайтеся вкладкою«Подробно» (Details), зовнішнійвиглядякоїпоказаний на рис. 6.11.

На цій вкладці можна вносити інформацію про витрати, додаткові контакти, витрачений час тощо.

Задача, що повторюється. Задачі можуть бути тими, що повторюються і їх створення аналогічне створенню зустрічей, але, на відміну від подій і зустрічей, для задач можуть бути встановлені два принципово різних режими повторення. В першому режимі повторення відбувається в наперед зафіксовані дні, а в другому — прив’язується до дати завершення попередньої задачі. Наприклад, здача матеріалу у видавництво, намічена на 25-е число кожного з чотирьох місяців (05, 06, 07, 08), — це

247

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

перший режим, а відвідини перукарні через місяць після попередньої стрижки — другий (рис. 6.12).

Вподанняхпапки«Задачи» (Tasks) відображаєтьсятількинайближча за датою завершення копія задачі, що повторюється. Якщо така задачапрострочена, товідображатисябуделишепростроченазадача. Тільки при відмітці цієї задачі як виконаної з’явиться наступна.

Табличні подання задач. Існує десять стандартних подань задач. В табл. 6.5 наведений повний список цих уявлень з їх описом.

Таблиця 6.5

Стандартні подання задач

Подання	Елементи і поля, що відображаються
Простой список	Містить всі задачі з короткою інформацією про
(Simple List)	кожну (значок, завершена тема, термін)
Подробный список	Містить всі задачі, але, крім простої інформації до-
(Detail List)	датково відображає наступні поля: важливість,
	вкладення, стан, готовність, категорії
Активные задачи	Містить тільки незавершені задачі, включаючи про-
(Active Task)	строчені
Следующие семь дней Містить задачі з терміном виконання в найближчий
(Next Seven Day)	тиждень
Просроченные задачи Містить незавершені задачі з минулим терміном за-
(Overdue Task)	вершення
По категориям	Відображає всі задачі, згруповані за категоріями
(By Categories)	і відсортовані за датами завершення в кожній ка-
	тегорії
Назначение	Містить задачі, призначені іншим користувачам,
(Assignment)	відсортовані за іменами користувачів
По ответственным	Містить задачі, згруповані за іменами користува-
(By Personal	чів, відповідальних за них, і відсортовані за датами
Responsible)	завершення для кожного відповідального

Завершенные задачи Містить завершені задачі (Complete Tasks)

Временная шкала для Відображає задачі в хронологічному порядку в задач (Task Timeline) графічному уявленні

248

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

Подання«Временнаяшкаладлязадач». Окрімтабличнихподань,

описаних в цьому і попередньому пункті, Outlook має подання «Временная шкала для задач» (Task Timeline). Виберіть це подання з списку «Текущее представление» (Current View).

Вданому поданні задачі відображаються увигляді сірої смуги, проведеної уздовж всього часового інтервалу, відведеного на її розв’язання. Задачі без дати завершення не відображаються в цьому поданні. Задачі без дати початку відображаються у вигляді одиничного значка задачінарівнідатизавершення. Припідведенні курсорумишідосмугизадачі з’являється підказка з її назвою. Подвійне клацання по цій смузі викликає появу форми «Задача» (Task).

Часова шкала має чотири режими відображення: «Сегодня» (Today), «День» (Day), «Неделя» (Week) і «Месяц» (Month). Зміна ре-

жиму відбувається при клацанні по відповідній кнопці на панелі інструментів «Стандартная» (Standard). Переміщення за часовою шкалою здійснюється за допомогою лінійки прокрутки в нижній частині вікна або за допомогою діалогового вікна «Переход к дате» (Go to Date). В цьому поданні можна групувати елементи, додавати деякі поля, проводити відбір задач, що відображаються, а також змінювати деякі додаткові настройки. Не дуже зручно підводити курсор до смуги задачі для відображення її назви, буде більш наочним, якщо назва відображатиметься разом із смугою задачі. Тут же можна змінити і шрифт для назви задач на більш жирний.

Відображеннязадачвкалендарі. Зазамовчуваннямвсіподання мають три стовпці: піктограма, стан і тема, але користувач може змінити подання «Панелі задач» в «Календарі». Для цього підведіть курсор до заголовка панелі, клацніть правою кнопкою миші і виберіть в контекстномуменюкоманду«Изменитьтекущеепредставление» (Customize current view).

Якщо піктограма відображена із стрілками, що обертаються, то задача є тією, що повторюється. Якщо прапорець стану зображений з галкою, то задача є завершеною. Більш того, користувач може клацанням миші по цьому прапорцю переводити задачу із стану «Выполняется» (In Progress) в стан «Завершена» (Complete) і навпаки.

249