Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

•«Шрифт» (Font). Натисніть кнопку «Шрифт» і в діалоговому вікні, що з’явилося, встановіть параметри: шрифт, зображення, розмір, атрибути і колір.

Якщо ви хочете приховати відображення дати і часу в замітках, то зніміть прапорець «Показывать время и дату в заметках» (When viewing notes, show date and time) вдіалоговомувікні«Дополнительныепарамет-

ры» (Advanced Options).

Інформація, що зберігається в замітках, є лише первинним матеріалом, що вимагає подальшої обробки.

6.7.Щоденник

Протягом деякого часового інтервалу (день, місяць, рік) людина виконує безліч завдань, пов’язаних як з діловою, так і з особистою діяльністю. Доситьважкопригадативкінцімісяця, щобулозроблено, ащоні, скільки часу пішлонавиконання тогоабоіншогозавдання тощо. Вірним засобом від подібного роду амнезії є ведення щоденника з докладними помітками про події і виконану роботу, що відбулися.

Щоденник Outlook — це універсальний засіб протоколювання Вашої діяльності. В папці «Дневник» (Journal) в хронологічному порядку подаєтьсяінформаціяпропризначенізустрічі, задачі, профайлидодатків Microsoft Office, зякимиВипрацювали, атакожінформація провідправлені і отримані Вами повідомлення і навіть телефонні дзвінки. В термінології Outlook будь-яка інформація щоденника називається записом.

Новий запис: у вікні Outlook розкрийте папку «Дневник» → КН «Создать» (New), після чого з’явиться форма «Запись» в щоденнику (Journal Entry). Іншимспособомствореннязаписуєподвійнеклацаннявобласті перегляду інформації. Далі необхідно заповнити поля цієї форми.

Автоматичне ведення щоденника. Вище ми розглянули ручне ве-

дення щоденника, але у ряді випадків можна позбавити себе від постійного ручного протоколювання. Щоденник Outlook сам створюватиме у фоновому режимі записи для подій Вашої діяльності.

259

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Види протокольованої діяльності, які заноситься до щоденника, можна встановити в діалоговому вікні «Параметры дневника» (Journal Options): М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки».

Кількість елементів, для яких щоденник Outlook може автоматично створювати записи, дещо менше ніж кількість елементів введення з клавіатури, але і їх цілком достатньо. Виберіть в полі «Ав-

тозапись элементов» (Automatically record these items) ті, які не ви-

магають Вашого втручання.

В розділі «Для следующих контактов» (For these contacts) виберіть ті, від яких протоколюватимуться вибрані вище повідомлення.

Щоденник Outlook надає зручний спосіб створення запису, який містить відомості про контакт: виділіть контакт → М «Действия» → зробіть новий запис в щоденнику → в області «Записывать также файлы из» (Also record files from) вкажіть тип файлів, інформація про які записуватиметься в щоденник. Можна вибрати тільки типи файлів, сумісні з додатком Microsoft Office.

Завдання для самостійної роботи

1.Створити в календарі подію, яка повторюється щорічно в один і той же день.

2.Створити в календарі подію, про яку треба нагадати за добу.

3.Створити в календарі подію і вказати, що вона є службовою.

4.Створити в контактах записи про чотирьох осіб з повною інформацією про них.

5.Створити контакт і вказати, що він належить до категорії поважних осіб.

6.Створити три замітки.

7.Створити задачу з вказівкою її високої важливості.

8.Створити задачу з вказівкою дат початку і закінчення її виконання.

9.Створити задачу і вказати ресурси, необхідні для її виконання.

10.Переглянути створені задачі у вигляді докладного списку, простого списку, прострочених задач.

260