БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.
MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Частина II
ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
2.1. Загальні відомості
Електронні таблиці (ЕТ) призначені для зберігання та обробки інформації, поданої у вигляді двовимірних масивів. Задачі, в яких звертаються до ЕТ, дуже часто трапляються в практиці будь-якого підприємства. Так, ЕТ можуть бути застосовані для обліку біографічних даних працівників у відділі кадрів, виробничих показників працівників у цехах або підрозділах підприємства, виготовлення та реалізації продукції і товарів, обчислення заробітної плати працівників, фінансового контролю і планування, інвестиційних рішень, маркетингових досліджень та в багатьох інших задачах. Навіть дані бухгалтерського обліку довільного підприємства можна розглядати як сукупність ЕТ, в якій кожна таблиця відповідає одному з рахунків бухгалтерського обліку.
Звертання до ЕТ Excel здійснюється так само, як і до документів Word, а саме через команду меню «Программы» (Programs) головного меню «Пуск» (Start). Інтерфейс програми Excel має вигляд звичайного вікна ОС Windows (рис. 2.1), який складається з:
•рядка заголовків, який містить кнопку системного меню зі стилізованим ярликом, назву програми («Microsoft Excel») і назву файла (попервах — «Книга 1», адже файли ЕТ Excel називаються робочими книгами), кнопки згортання, розгортання на весь екран / відновлення розмірів екрана і закриття вікна;
30
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Рядок заголовків Меню Рядок формул |
Панелі інструментів |
Рядок стану Ярлики робочих |
Робоча |
Активна |
Лінійки |
аркушів |
область |
комірка |
прокручування |
Рис. 2.1 |
|
|
|
•пунктів меню, причому деякі з них («Файл», «Правка», «Вставка», «Вид», «Формат», «Справка») містять команди, аналогічні до тих, що розглядались в текстовому редакторі Word;
•кнопок панелей інструментів, багато з яких також виконують ті ж самі функції, що й в текстовому редакторі Word — кнопки роботи з файлами («Создать», «Открыть», «Сохранить», «Печать», «Предварительный просмотр»), кнопки роботи з буфером обміну («Вырезать», «Копировать», «Вставить»), кнопка відміни останньої дії («Отменить») і відновлення останньої дії («Вернуть»), кнопки зміни та форматування шрифту («Шрифт», «Размер», «Полужирный», «Курсив», «Подчеркнутый», «Цвет шрифта», «Цвет заливки»), кнопки форматування тексту («По левому краю», «По центру», «По правому краю», «Формат по образцу»);
31
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.
MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
•рядка формул, який містить адреси і зміст комірок ЕТ;
•робочої області ЕТ;
•рядка ярликів робочих аркушів (адже робоча книга, як і будь-яка інша книга складається насамперед з робочих аркушів);
•рядка стану програми;
•лінійок прокручування — горизонтальної і вертикальної.
Основну частину екрана займає робоча область ЕТ, яка складається
зрядків і стовпців. Рядки позначаються числами 1, 2, 3,..., розташованими ліворуч від ЕТ. Стовпці також позначаються числами або літерами латинського алфавіту А, В, С,... (або сполученнями таких літер), які розташовуються над робочою областю. ЕТ містить 256 стовпців та понад 64 000 рядків. Перетин рядка і стовпця утворює комірку. Кожна комірка має свою унікальну адресу, яка складається з номерів або імен рядка і стовпця. Комірка, виділена жирною рамкою, називається активною. Будь-якукоміркуможназробитиактивною, клацнувшинаніймишеюабо підвівши до неї курсор миші за допомогою клавіш переміщення курсору. Адреса активної комірки відбивається в лівій частині рядка формул.
Рядокформул— найважливішачастинаЕТ, аджевньомуміститься не тільки адреса активної комірки, а й її фактичне значення, яке може не співпадати з тим значенням, що ми бачимо в цій же комірці, але в робочій області.
Серед ярликів робочих аркушів один — назва якого подана на світлому фоні — активний. Тобто в кожний момент часу користувач працює
зодним робочим аркушем. В робочій книзі можна створити досить велику кількість робочих аркушів. Тому зручно кожну таблицю створювати на окремому робочому аркуші. Щоб активізувати інший робочий аркуш, слід виділити його ярлик, тобто клацнути лівою кнопкою миші на ярлику відповідного робочого аркушу. Якщо робочих аркушів багато, і не всі ярлики їх назв уміщуються в рядку, можна «перегортати» аркуші
за допомогою кнопок 
(перехід до попереднього аркуша), 
(перехід до наступного аркуша), 
(перехід до першого аркуша), 
(перехід до останнього аркуша). При цьому активним залишається той аркуш, який був активним до перегортання.
32
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
В лівій частині рядка стану спочатку міститься надпис «Готово». Справа у тому, що ЕТ може містити значну кількість формул, пов’язаних між собою. Одна з найпотужніших властивостей програми, яка взагалі зробила її однією з найбільш приваблюючих програм — автоматичний перерахунок всіх формул при зміні бодай одного зі значень, які беруть участь в обчисленнях за цими формулами. Інколи для перерахунку потрібно чимало часу, і тоді в рядку стану відбивається інформація про те, яку частку часу, щопризначений для розрахунків, вичерпано. Лише коли в рядку стану з’явиться надпис «Готово», користувач знов має доступ до всіх можливостей програми.
1.Оскільки в ЕТ зазвичай набагато менше стовпців, ніж рядків, однотипні дані зручніше розташовувати в стовпцях ЕТ. До того ж, Excel вимагає розташовувати однотипні дані в стовпцях, якщо надалі потребується обробка даних.
2.Про справжнє значення комірки ЕТ слід судити з рядка формул, а не з робочої області.
3.На кожному робочому аркуші бажано створювати не більше однієї ЕТ.
2.2. Введення і редагування даних
Дані вводяться в довільні комірки ЕТ, починаючи з комірки з адре-
сою А1. Не слід без крайньої потреби розділяти дані порожніми ряд-
ками або стовпцями: в цьому випадку вважається, що дані розташовані в різних таблицях.
Для введення даних слід активізувати комірку, в якій буде розміщено дані, клацнувши мишею або перемістивши курсор до потрібної комірки. Дані вводяться з клавіатури. Вміст комірки відбивається в рядку формул. Якщо дані «не вміщуються» до комірки, це можна пізніше виправити засобами форматування ЕТ.
33
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.
MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
В Excel використовуються такі типи даних:
•текст;
•числа;
•дати;
•формули.
Текст— цедовільнапослідовністьсимволів. Післянатисканняпер-
шоїжклавішізбудь-якимсимволомврядкуформулз’являютьсякнопки «Отмена» (червоний «хрестик»), «Ввод» (зелена «галочка») і «Вставка функции» (з латинською буквою f). Це означає, що починаючи з даного моменту, програма знаходиться в режимі введення даних до комірки.
Якщо введення даних до комірки не завершено, більшість засобів роботи з програмою стає недоступною. Щоб завершити введення да-
них до комірки, можна:
•натиснути клавішу Enter;
•зробити щиглик на кнопці «Ввод» в рядку формул;
•натиснути будь-яку клавішу управління курсором;
•зробити щиглик на будь-якій комірці ЕТ (останній спосіб неприйнятний, якщо вводиться формула).
Редагування вмісту активної комірки зручніше робити в рядку формул. При цьому застосовуються ті самі засоби, що й в текстовому редакторі Microsoft Word, а саме: виділення частини тексту, вставка символів, вилучення символів.
Кнопка «Отмена», яка з’являється в рядку формул в режимі введенняданих, відміняєвведенняновихданихдокоміркиівідновлюєвмісткомірки. Так, якщодоредагуваннявкомірцібулиякісьдані, кнопка«Отмена» відновлює їх, а якщо до редагування комірка була порожньою, вона й залишається порожньою.
Для очистки комірки слід активізувати її і натиснути клавішу Delete. Якщожтребаповністюзамінитивмісткомірки, необов’язковоїїзаздалегідь очищати — досить активізувати цю комірку і ввести нові дані.
В пункті 2.1 було зроблено висновок про те, що справжнє значення комірки ЕТ правильно відбивається в рядку формул, а не в робочійобласті. Перевіримоце. Виберітьдвісусіднікомірки, наприклад, А1 і В1. У комірку А1 введіть довгий текст, наприклад, «дуже довгий
34
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
текст», а у комірку В1 — довільний. Якщо знов виділити комірку А1, побачимо, що в робочій області відображується лише частина тексту, в той час як у рядку формул міститься весь текст.
Для того, щоб довгий текст було видно повністю й в комірках робочої області, вживають один з двох заходів. Перший захід — це зміна ширини стовпця (див. пункт 2.4.). Другий — створення кількох рядків тексту в одній комірці. Для переходу до нового рядка в межах однієї комірки слід натиснути комбінацію клавіш Alt + Enter. Останній за-
сіб слушно вживати, наприклад, при введенні даних до комірок, які містять заголовки стовпців ЕТ.
При введенні чисел використовуються лише символи цифр, знаків + та –, а також символ роздільника цілої та дробової частин. Цим символом може бути крапка, кома або інший символ — це залежить від настройки панелі управління операційної системиWindows. Для того, щоб не помилитись при виборі цього символу, введіть його за допомогою клавіші «крапка / Del», яка міститься знизу в правій, цифровій частині клавіатури. Якщо ж припуститися помилки при введенні, числа будуть розглядатися програмою як звичайний текст і з ними не можна буде виконувати арифметичні дії. Одинізспособів переконатися вправильності введення полягає в тому, що програма автоматично зсовує тексти до лівих меж неформатованих комірок, а числа — до правих.
При введенні дат за роздільник числа, місяця й року можна вжити крапку, дефіс або «слеш» (/), наприклад, 31/12/05.
Створення формул буде розглянуто в пункті 2.8.
Для копіювання вмісту комірок з даними будь-якого типу можна застосувати один з двох прийомів:
1.Використати буфер обміну: активізувати комірку; скопіювати її до буфера обміну; виділити комірку, до якої слід скопіювати дані; вставити вміст буфера обміну. Такий спосіб є універсальним, адже він дозволяє копіювати дані й до інших робочих аркушів і навіть до інших робочих книг.
2.Для копіювання даних до сусідніх комірок використовується метод автозаповнення. В правому нижньому куті рамка активної комірки розривається. Розташований там квадрат називається маркером
35
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.
MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
заповнення. При наведенні на нього курсор миші перетворюється на тонкий хрест. Тоді можна копіювати дані до сусідніх комірок, перетягнувши маркер заповнення за допомогою миші. Виняток становлять дати. При автозаповненні таких комірок значення дат будуть збільшуватись на одиницю.
Щоб перемістити комірку, слід її активізувати, навести курсор миші на її рамку і перетягнути до іншої комірки — пустої або заповненої. В останньому випадку з’явиться діалогове вікно, в якому треба підтвердити заміну вмісту комірки.
Можна копіювати і переміщувати не тільки окремі комірки, а й діапазоникомірок. ДіапазономназиваєтьсядовільнапрямокутнаобластьЕТ. Щоб виділити діапазон досить, натиснувши ліву кнопку миші, провести мишею за будь-якою діагоналлю такого прямокутника. Копіювання або переміщення діапазону виконується так само, як і для окремої комірки.
При копіюванні діапазону з числами виникає одна особливість. Введіть в дві комірки, розташовані одна під одною, числа 1 і 2. Виділіть діапазон з цих двох комірок і скопіюйте його до нижніх комірок методом автозаповнення. В нижніх комірках мають з’явитись наступні натуральнічисла. Втакийспосіб зручностворюватистовпцітаблицьзпорядковим номером записів.
Метод автозаповнення, застосований щодо діапазону з двома числовими значеннями, формує арифметичну прогресію. Так, наприклад, якщо ввести в комірки числа 1 і 3 і використати метод автозаповнення, буде сформовано ряд непарних чисел.
Існують деякі особливості введення текстових даних. Введіть в комірки, розташовані одна під одною, прізвища «Іванов», «Петров», «Сидоров» і натисніть клавішу Enter після введення останнього прізвища. Якщо потім спробувати ввести одне з цих прізвищ, наприклад, «Іванов», то після введення першої ж літери «І» програма «запропонує» все прізвище повністю. Якщо потрібно ввести це прізвище, натисніть Enter, якщо ж ні, продовжуйте набирати текст далі.
Ще одна особливість пов’язана з використанням списків. Введіть до комірки назву якогось місяця або дня тижня, наприклад, «Май». Скопіюйте цю комірку методом автозаповнення. В сусідніх комірках мають
36