БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

6.5.Контакти

Особиста і ділова діяльність людини практично не можлива без спілкування з людьми. Для зберігання інформації про цих людей використовуються всілякі записники, як електронні, так і паперові. Використовування засобів Outlook значно спрощує всі процедури, пов’язані з комунікаційною діяльністю, такою як відправка листів, телефонні дзвінки, призначення задач, організація зборів тощо.

Аналогом записника в Outlook є папка «Контакты» (Contacts), що служить сховищем ділових відомостей і даних про людей, з якими треба підтримувати зв’язок.

В папці «Контакты» можуть зберігатися адреса електронної пошти, поштові адреси, декілька номерів телефонів та інші відомості, що стосуються контактної особи, наприклад, відомості про день народження або дати якої-небудь події. Взагалі елемент «Контакт» може містити більше ста стандартних полів з відомостями про кореспондента.

Рис. 6.13

Подання «Адресные карточки» папки «Контакты»

250

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

Рис. 6.14

Форма «Контакт»

Створення контакту. При відкритті папки «Контакты» у вікні Outlook з’являється подання «Адресные карточки» (Address Cards), зображененарис. 6.13. УразіпершоговідкриттяOutlook папка«Контакты» може не містити елементів, тому область відображення буде порожньою.

Рядок стану в нижній частині вікна показує загальне число елементів у вибраній папці.

Для створення контакту натисніть кнопку «Создать» (New) на панелі інструментів або двічі клацніть по порожньому місцю у вікні перегляду інформації. З’явиться форма «Контакт» (Contact), зображена на рис. 6.14.

Введеннязагальноїінформаціїпроконтакт. Зазамовчуваннямфор-

ма «Контакт» відображається з відкритою вкладкою «Общие» (General), яка містить п’ять областей з полями загальної інформації про контакт:

•ім’я контакту;

•телефони;

•адреса;

•електронна пошта і WWW-адреса;

251

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

•опис;

•введення імені контакту.

Якщо існує декілька контактів з однією і тією ж організацією, то після заповнення форми для одного контакту подальші можна створювати за шаблоном першого. Таким чином, досягається однозначність у назвіорганізаціїдлярізнихконтактів. Виділітьконтакт, щоналежитьданій організації → М «Действия» → створити контакт в тій же організації → М «Сервис» → «Параметры настройки» → «Параметры контактов» → «По полному имени Имя (Отчество) Фамилия».

Введення телефонного номера і адреси контакту. Наступна об-

ласть загальної інформації про контакт — телефони. За замовчуванням форма «Контакт» відображає чотири основні види телефонних номерів: «Домашний» (Home), «Рабочий» (Business), «Факс рабочий» (Business Fax) і «Сотовый» (Mobile).

Введення адреси електронної пошти, Web-сторінки і IМ-адре-

си. За замовчуванням для кожного контакту зберігається інформація про три адреси електронної пошти (e-mail address): «Ел. Почта» (E-mail), «Ел. почта 2» (E-mail 2), «Ел. почта 3» (E-mail 3), однуWWW-сторінку в Інтернеті і одну адресу Internet Mail.

Після введення адреси електронної пошти в полі «Краткое имя» (Display as) з’явиться рядок, який відображатиметься в полі «Кому» (То) при складанні електронних листів даному контакту.

Опис. Останні чотири поля вкладки «Общин» (General) фор-

ми Outlook: «Описание» (Notes), «Контакты» (Contacts), «Категории» (Category), «Частное» (Private).

Іноді корисно вкладати в полі «Описание» файл зі сканованою фотографією контакту.

Введеннядодатковоїінформації. ОкрімвкладкиЗагальні, уформу

«Контакт» входятьщечотиривкладки: «Подробности» (Details), «Дейст-

вия» (Activities), «Сертификаты» (Certificates), «Все поля» (All Fields).

На вкладці «Подробности» існує чотири області з полями, які доповнюють загальну інформацію про контакт:

•«Деловые подробности». Тут можна ввести додаткову інформацію про відділ і кімнату, в якій працює контактна особа, про її керівника і помічника;

252

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

•«Личные подробности». Вноситься інформація про день народження, його сімейний стан і псевдонім (або прізвисько);

•«Оперативные настройки NetMeeting». Сюди вводяться ім’я ILSсерверу і поштове ім’я даного контакту, якщо він зареєстрований службою NetMeeting;

•«Сведения о занятости в Интернете». Дається адреса Web-сторінки, на якій розміщені відомості про зайнятість контактної особи.

На вкладці «Действия» відображаються всі дії, пов’язані з кон-

тактом або призначені йому (зустрічі, задачі, контакти, повідомлення тощо). За замовчуванням Outlook показує всі дії, пов’язані з контактом, але можна вибрати визначені дії, які цікавлять Вас на даний момент, за допомогою списку, що розкривається, «Показать» (Show).

Подвійне клацання мишею по будь-якому елементу в інформаційному вікні вкладки «Действия» відкриє форму цього елемента для редагування.

Вкладка «Сертификаты» служить для призначення певного цифрового сертифіката безпеки при відправці повідомлень даному контакту.

І нарешті, остання вкладка «Все поля» дає можливість користувачу вводити і проглядати інформацію, яка не відображається як окремі поля на вкладках форми «Контакт».

Якщо ви хочете внести інформацію про контакт, для якого не існує стандартногополя, можнастворитийогоспеціально. Наприклад, Outlook не має полів для метричних характеристик контакту (вага, зріст і т. д.).

Список розсилки. Дуже часто в діловій практиці вимагається виконати одну і ту ж процедуру для кількох контактів. Наприклад, відправити факс з цінами всьому списку клієнтів, відправити повідомлення або запрошення на збір всім учасникам проекту. Звичайно ж, можна витратити час на виконання цих операцій для кожного контакту окремо, але Outlook дає можливість об’єднання подібних контактів у спеціальні списки розсилки, за допомогою яких численні однотипні операції перетворюються на одну: М «Действия» → «Создать список рассылки».

Подання папки «Контакты». Папка «Контакты» має сім стандартних подань. В табл. 6.6 наведено їх короткий опис.

253

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Таблиця 6.6

Стандартні подання папки «Контакты»

Подання	Елементи і поля, що відображаються
Адресные карточки	у вигляді візитної картки. Справа у вікні подання
(Address Cards)	знаходиться панель алфавітного пошуку, за до-
	помогою якої можна швидко переміщатися по еле-
	ментах папки
Подробные адресные	Дане подання аналогічне попередньому, за винят-
карточки (Details	ком того, що елементи відображаються з більш по-
Address Cards)	вною інформацією
Список телефонов	Табличне подання всіх контактів. Відображає всі
(Phone List)	елементи і наступні поля: «Вложение», «Отметка»,
	«Имя», «Организация», «Хранить как» і «Телефоны»
По категориям	Стандартне подання елементів, згрупованих за ка-
(By Categories)	тегоріями
По организациям	Стандартне подання елементів, згрупованих за
(By Company)	організаціями
По местоположению	Стандартне подання елементів, згрупованих за
(By Location)	місце розташуванням
По отметке	Стандартне подання елементів, згрупованих за
«К исполнению»	відміткою виконання
(By Follow-Up Flag)

Адресні книги. Крім папки «Контакты» Outlook надає ще три додаткові сервіси для роботи з контактною інформацією: «Глобальная адресная книга» (Global Address List), «Личная адресная книга» (Personal Address Book) і «Служба каталогов Интернета» (LDAP).

Outlook можевикористовуватидекількаджерелінформаціїпроадресидлястворенняповідомленьелектронноїпоштитаіншихможливихдій. Зазвичай подібна інформація зосереджена в папках типу «Контакты», на базі яких створюються адресні книги Outlook (Outlook Address Book).

Як правило, у всіх ситуаціях, що вимагають вибору кореспондента, з’являється модифікація діалогового вікна «Адресная книга». Наприклад, при завданні адресата повідомлення з’являється діалогове вікно «Выбор имен» (Select Names): М «Сервис» → «Адресная книга».

254

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

В Microsoft Outlook можуть використовуватися адресні книги різних типів, у тому числі «Глобальный список адресов», «Личная адресная книга» або «Адресная книга Outlook». В діалоговому вікні «Адресная книга» можна зазначити, які адреси необхідно відображати в даний момент. Дляцьогонеобхідновибративідповіднуадреснукнигувсписку, що розкривається, «Источник адресов» (Show Name From).

Кожна з перелічених вище книг містить інформацію, яка може бути використанапривідправціповідомлень, створеннілистів, дзвінківтощо. Зазвичай ці адресні книги використовуються для таких цілей (щодо розділення фізичного простору збереження інформації):

•«Глобальный список адресов». Дана адресна книга доступна тільки у випадку, якщо Outlook є клієнтом Microsoft Exchange Server. Ця книга містить всі адреси, списки розсилки в рамках робочої групи. Книгу створює і веде адміністратор Exchange Server, для користувача доступна лише її інформація.

•«Личная адресная книга». Власна адресна книга користувача, в якій рекомендується берегти особисті списки розсилки з адресами, що часто використовуються. Відмінності даної адресної книги від папки «Контакты» незначні, єдине, що слід відзначити — це спосіб зберігання інформації. Якщо в особистій адресній книзі вся інформація зберігається в одному файлі з розширенням pab (тільки контакти), то в папці «Контакты» все зберігається в єдиному файлі з розширенням pst (і контакти, і задачі, і повідомлення).

•«Адресная книга Outlook», що формується на основі папок типу «Контакты». Адресна книга автоматично обновляється при оновленні контактів. В списку «Источник адресов» (Show Names From) кожна адресна книга, сформована на основі папки типу «Контакты», показана окремим рядком під елементом «Адресная

книга Outlook».

Вище ми вже розглядали роботу з папкою «Контакты», але якщо Outlook володіє можливістю роботи з особистими адресними книгами, варторозглянутиїхстворенняіроботузїхелементами. Можнасказати, що робота з особистою адресною книгою аналогічна роботі з адресними книгами інших типів.

255

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Створення особистої адресної книги. Перш ніж почати роботу з особистою адресною книгою, її необхідно додати в існуючу конфігурацію Outlook. Адресна книга — це суть інформаційна служба, додавання жбудь-якихелементівінформаційнихслужбєствореннямобліковогоза- пису даного типу: М «Сервис» → «Учетные записи электронной почты» → додати новий каталог або адресну книгу.

Навкладці«Личнаяадреснаякнига» (Personal Address Book) користувач може змінити місце розташування файлу, в якому зберігатиметься інформація про контакти, а на вкладці «Заметки» (Notes) — ввести примітки до книги. Після того, як додана нова книга, необхідно повторнозапустити Outlook для того, щоб новий обліковий запис разпочать функціонувати в рамках додатку.

Користувачнеможестворитибільшеодногообліковогозаписутипу «Личная адресная книга» або «Адресная книга Outlook».

Створення контакту адресної книги: М «Сервис» → «Адресная книга» → «Источникадресов» → «Личнаяадреснаякнига» → М«Файл» → «Создать адрес».

Параметри адресної книги. Настройка параметрів за замовчуванням для відображення і зберігання нової інформації в адресних книгах проводиться в діалоговому вікні «Обработка адреса» (Addressing).

В першому списку, що розкривається, встановлюється та папка, дані якої відображатимуться першими при появі цього діалогового вікна при виборі адресатів пошти. Другий список задає папку за замовчуванням, вякійбудутьрозташовуватисьновіконтактиіякапосутібудеосновною базою користувача.

Досі ще не розглядались засоби роботи з електронною поштою, але одним із важливих аспектів при створенні електронного повідомлення є правильне заповнення полів «Кому» (То), «Копия» (Сс) і «Слепая копия» (Всс). Якщоданіпотрапилидоцихполівнезадресноїкниги, авводилися з клавіатури, то перед відправкою повідомлення Outlook слід перевірити їх наявність в адресній книзі. Якщо контакт із вказаною адресоюнебудезнайдений, Outlook запропонуєстворитидляньогоновийзапис. Порядок перевірки визначається в третьому розділі діалогового вікна «Обработка адреса» (Addressing).

256

Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK

6.6.Замітки

Замітки — це електронний еквівалент паперового блокнота з відривними листками. Замітки використовуються для запису питань, ціннихдумок, нагадуваньібагаточогоіншого, щозвичайновноситьсявпаперовий блокнот. Крім того, в замітках зручно зберігати відомості, можливо, необхідні в майбутньому, наприклад, вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або документи.

За допомогою заміток Outlook дана процедура триває секунди. Це не говорячи вже про засоби пошуку Outlook, які допоможуть знайти необхідну замітку за ті ж секунди, тоді як пошук серед хаотичних записів в паперових блокнотах може тривати нескінченно довго.

Створення замітки і її подання. Для створення замітки перейдіть в папку «Заметки» (Notes) і натисніть кнопку «Создать» (New) або зробіть подвійне клацання мишею у вільному місці вікна перегляду інформації. З’явиться порожня замітка з поточною датою і часом, куди можна буде ввести текст. Обсяг тексту, що вводиться, необмежений, причому, якщо він перевищує стандартний розмір замітки, Ви маєте нагоду його вільно прокручувати. Перше речення є назвою замітки. Можна збільшити розмір вікна замітки до розмірів екрану подвійним клацанням миші по смужці вверху замітки. Після введення тексту закрийте замітку, внесені зміни автоматично збережуться.

Хоча замітки є найпростішим елементом Outlook, але навіть вони мають можливість робити угрупування за категоріями. Більш того, можна пов’язувати із замітками контакти і змінювати колір заміток. Остання властивість є дуже зручною для сортування заміток за важливістю, наприклад, ліловий колір — дуже важлива замітка: у формі «Заметки» у верхньому лівому куту → «Цвет» → «Лиловый».

Для оперативного доступу до замітки протягом робочого дня клацніть по її назві на Панелі задач Windows внизу екрана. Після отримання інформації клацання зовні вікна замітки згорне її на Панелі задач. Із замітками можна працювати і закривши основний додаток Outlook.

Існує п’ять стандартних подань, їх опис наведений в табл. 6.7.

257

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Таблиця 6.7.

Стандартні подання папки «Заметки»

Подання	Елементи і поля, що відображаються
Значки (Icons)	Це — оригінальне подання Outlook. Замітки зобража-
	ються у вигляді листочків паперу, які мають певний ко-
	лір і текст замітки під значком (не більше 255 знаків).
	Значки впорядковані за датою створення. Можна змі-
	нити розмір і відображення значків в цьому уявленні за
	допомогою відповідних кнопок на панелі «Стандартная»
По категориям	Стандартне табличне подання. Список груп за катего-
(By Categories)	ріями, які відображають перший рядок замітки
За последние	Відфільтроване подання «Список заметок»
семь дней
(Last seven Day)
По цвету	Аналогічне попередньому подання, за винятком того,
(By Color)	що угрупування здійснюється за кольором замітки
Список заметок	Табличне подання всіх заміток, в якому відображають-
(Notes List)	ся поля: «Тема», «Создано» і «Категории». Крім цих по-
	лів, під назвою замітки приводиться її текст. Обмежен-
	ня на текст, який відображається в поданні — 255 зна-
	ків. Якщо обсяг тексту більше, то ставляться три крап-
	ки, якщо менше — додається спеціальний символ кінця

Відображенняабоприховуваннятекстузалежитьвідкнопки«Автопросмотр». За замовчуванням в поданні «Список заметок» вона є натиснутою.

Параметри замітки. Параметри замітки за замовчуванням можна змінити, скориставшись діалоговим вікном «Параметры заметок» (Notes Options): М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки» → «Параметры заметки».

В діалоговому вікні «Параметры заметок» можна змінити наступні параметри:

•«Цвет» (Color). Виберіть один з кольорів — синій, зелений, ліловий, жовтий або білий.

•«Размер» (Size). Цей параметр відповідає за розмір вікна замітки за замовчуванням. Існує три стандартних розміри: «Мелкий», «Средний» і «Крупный».

258