Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD

масштабнадрукованоїтаблицівідносноЕТ. ЯкщоЕТпридрукуваннінеобхідно трохистиснути поширині або висоті, використовується перемикач та лічильники «Разместить не более чем на... страницах».

Вкладка«Поля» призначенадлявстановленнявідстанітекстутаколонтитуліввідкраїваркуша, атакождляцентруваннявсієїЕТпоширині (за допомогою прапорця «Центрировать по горизонтали») й висоті (за допомогою прапорця «Центрировать по вертикали») аркуша.

Вкладка«Колонтитул» дозволяєстворитиколонтитулзадопомогою кнопок «Создать верхний колонтитул», «Создать нижний колонтитул» або відмовитися від створення колонтитула, вибравши рядок «(нет)» в списку, що випадає. Елементи колонтитула можна створювати в лівій, правій частинах РА або в центрі РА. Текст колонтитула можна форматувати всіма засобами, доступними в Microsoft Excel. До колонтитула можна додавати номер сторінки, кількість сторінок у файлі, дату, час та інші об’єкти.

На вкладці «Лист» можна вибрати послідовність друкування сторінок. Інколи, зокрема при друкуванні рядка заголовків стовпців на кожній сторінці, використовується текстове поле «Сквозные строки»: установіть курсор в текстовому полі і клацніть мишею на номері рядка, який має друкуватися на кожній сторінці.

Попередній перегляд ЕТ перед друкуванням: М «Файл» → «Предварительный просмотр» або КН «Предварительный просмотр». Повернення до ЕТ: КН «Закрыть» або клавіша Esc. Після перегляду аркуші ЕТ будуть розділені пунктирними лініями.

2.6.Дії з робочими аркушами

Дії з робочими аркушами (РА) основані на маніпулюванні з ярликами РА, які розташовані в рядку ярликів під ЕТ.

Перехід до іншого РА: виділити ярлик РА, тобто клацнути лівою кнопкою миші на ярлику відповідного РА. Якщо потрібного ярлика не видно, використовуйте кнопки прокручування, які знаходяться ліворуч в рядку ярликів, з зображенням стрілок.

41

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Додавання нового РА: М «Вставка» → «Лист» → вибрати ярлик «Лист» → ОК або КМ → «Добавить» → вибрати ярлик «Лист» → ОК.

ВилученняРА: виділитиярликРА(абогрупуРА, клацнувшинаярлику кожного РА при натиснутій клавіші Ctrl) → КМ → «Удалить» або М «Правка» → «Удалить лист».

Переміщення РА в межах РК: виділити ярлик РА і перетягнути його на інше місце в рядку ярликів. Трикутник нагорі рядка показує на нове місце розташування РА.

КопіюванняРАвмежахРК: виділитиярликРАіперетягнутийого наіншемісцеврядкуярликів, утримуючинатиснутоюклавішуCtrl. Трикутник нагорі рядка показує на місце розташування копії РА.

Перейменовування РА: двічі клацнути на ярлику РА і ввести нове ім’я РА або КМ → «Переименовать» → ввести нове ім’я РА.

Переміщення такопіювання РА до іншої РК: відкрити обидві РК

→ М «Окно» → «Расположить» → вибрати тип розташування вікон → перетягнути ярлик РА до рядка ярликів іншої РК (при копіюванні додатково утримувати натиснутою клавішу Ctrl).

Приховування РА: М «Формат» → «Лист» → «Скрыть». Відображення РА: М «Формат» → «Лист» → «Отобразить» → ви-

брати назву прихованого аркуша зі списку → ОК.

Одночасний перегляд двох частин РА: підвести курсор до риски,

розташованої над вертикальною лінійкою прокручування чи праворуч відгоризонтальноїлінійкипрокручування, і, коликурсорнаберевигляду двоспрямованоїстрілки, перетягнутийогодонизучиліворуч. Щобзняти розділення екрана, слід двічі клацнути на лінії поділу. Розділення екрана корисне при роботі з великими ЕТ, наприклад, коли треба завжди мати перед очима рядок з заголовками стовпців ЕТ.

2.7.Дії з робочими книгами

Оскільки робоча книга (РК) за суттю є самостійним файлом, використовуються такі засоби роботи з РК.

Створення нової РК: КН «Создать» або М «Файл» → «Создать».

42

Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD

Відкриття існуючої РК: КН «Открыть» або М «Файл» → «Открыть». В ДВ «Открыть» за загальними правилами роботи з деревамикаталогіввсередовищіWindows звернутисядонеобхідногопристрою (А:, С: тощо), каталога, файла і натиснути кнопку ДВ «Открыть».

Закриття РК без зберігання: М «Файл» → «Закрыть».

Зберігання РК: КН «Сохранить» або М «Файл» → «Сохранить» (або «Сохранить как»). Для вже існуючого файла буде збережена його нова версія під старим ім’ям. Для нової РК в ДВ «Сохранить» треба визначити необхідний пристрій та каталог в ньому, а також указати ім’я файла в текстовому полі «Имя файла». Якщо треба змінити ім’я файла, що зберігається, слід вжити такий спосіб: М «Файл» → «Сохранить как» → указати нове ім’я файла.

Перехід до іншої відкритої РК: М «Окно» → вибрати ім’я потріб-

ної РК в списку під горизонтальною рискою.

2.8.Формули

Можливість створення формул — найпотужніша властивість Excel, яка дає змогу робити розрахунки автоматизовано, без втручання користувача в обчислювальний процес.

Для введення формули слід активізувати комірку, де має міститися результат. В активізованій комірці буде видно результат обчислень, а не саму формулу. Власне формула відбивається в рядку формул і являє собою фактичне значення комірки. До того ж, Excel має дуже зручну особливість — перераховувати всі без винятку формули при зміні вмісту будь-яких комірок ЕТ.

Будь-яка формула починається зі знаку «=». До формул можуть входити константи (числові, текстові, дати), знаки арифметичних операцій, круглі дужки, адреси та імена комірок, імена та аргументи функцій. Арифметичні дії виконуються в порядку, вказаному в формулі, зліва направо, з урахуванням пріоритету дій, визначеному в математиці:

1)піднесення до степеня (^);

2)множення (*) та ділення (/);

3)додавання (+) та віднімання (–).

43

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Порядок виконання дій може бути змінено за допомогою дужок, які можуть укладатися одна в одну. Функції обчислюються в першу чергу. Якщо формула містить адресу або ім’я комірки, в обчисленнях бере участь значення, яке витягується з такої комірки і підставляється в фор-

мулу. Щоб виключити можливість помилки при введенні до форму-

ли адреси комірки, клацніть на цій комірці мишею.

Текстові константи, які входять до формул, беруться в лапки, наприклад, «Прибуток». Дати, які входять до формул, беруться в знак #, наприклад, #31/12/04#. Числові константи вводяться до формул безпосередньо.

Формулиможнакопіюватитаксамо, якцеробитьсяідляіншихтипів даних. Але, оскільки у більшості випадків розрахунки для різних рядків таблиці ведуться ідентично, для копіювання формулзручнозастосовувати методавтозаповнення. Прицьому, якщоформуликопіюютьсязастовпцем, в формулах автоматично змінюються номери рядків, а якщо формули копіюються за рядком, в формулах автоматично змінюються імена стовпців.

Приклад

Торговельне підприємство придбало деякі товари за оптовими цінами, установило торговельну надбавку щодо закупівельних цін і реалізує товари з урахуванням надбавки. Визначити дохід чи збитки від реалізації товару кожного виду.

Маємо таку електронну таблицю (табл. 2.1).

Розглянемо, які формули застосовувались в цій таблиці. Насамперед зазначимо, що алгоритми розрахунків ідентичні для рядків 3–10. Тому запишемо лише формули, які ввійшли до рядка 3. Всі інші формули легко отримати після копіювання комірок з формулами.

Отже, в комірці Е3 маємо формулу:

=C3 * D3

вкомірці G3:

=C3 * (1 + F3 / 100)

вкомірці I3:

=G3 * H3

44

Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD

Таблиця 2.1

AB

1

№Назва

2 з/п товару

31 Товар № 1

42 Товар № 2

53 Товар № 3

64 Товар № 4

75 Товар № 5

86 Товар № 6

9	7	Товар № 7
10	8	Товар № 8

C	D	E	F	G	H	I	J
	ДОХІД ВІД РЕАЛІЗАЦІЇ
Ціна закуп., грн.	Кількість закупл. товару	Вартість закупл. товару, грн.	Торг. надбавка, %	Ціна реалізації, грн.	Кількість реаліз. товару	Вартість реаліз. товару, грн.	Дохід, грн.
2,45	200	490,00	30	3,19	155	493,68	3,68
3,40	150	510,00	25	4,25	125	531,25	21,25
4,20	180	756,00	25	5,25	145	761,25	5,25
2,85	170	484,50	25	3,56	120	427,50	–57,00
4,00	250	1000,00	30	5,20	215	1118,00	118,00
5,90	220	1298,00	40	8,26	200	1652,00	354,00
6,15	120	738,00	40	8,61	115	990,15	252,15
7,60	160	1216,00	30	9,88	120	1185,60	-30,40

вкомірці J3:

=I3 – E3

СтовпціЕтаІвзагаліможнабулоневключатидоЕТ, аджецьогоневимагалось в завданні. Але в цьому випадку формула для розрахунку доходу дещо б ускладнилась. Тому доцільно робити допоміжні стовпці для спрощення формул, а перед друкуванням таблиці приховувати зайві стовпці.

Функція СУММ. Серед функцій Excel найбільш поширеною є функція СУММ. Вона використовується для підсумовування значень, які містяться в одному чи кількох діапазонах суміжних комірок, а найчастіше — для підсумовування значень, які містяться в стовпці або в рядкуЕТ. Задляцьогонапанеліінструментівіснуєкнопка«Автосумма». Існують два способи її використання:

1.Виділити мишею діапазон, дані в якому треба підсумувати і натиснути кнопку «Автосумма». Якщо було виділено дані, розміщені в стовпці, результат з’явиться в першій вільній комірці під стовпцем.

45

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

Якщо було виділено дані, розміщені в рядку, результат з’явиться праворуч від діапазону даних, які підсумовуються.

2.Спочатку активізувати комірку, де має міститись результат і натиснути кнопку «Автосумма». Після її натискання програма автоматично пропонує деякий діапазон комірок для підсумовування; треба перевірити, чи відповідає він бажаному діапазону, і, якщо не відповідає, виділити бажаний діапазон так, щоб його адреса стала аргументом функції СУММ (аргументи будь-якої функції записуються в дужках після імені функції). Для функції СУММ аргументом мають стати адреси двох крайніх комірок діапазону, розділені двокрапкою.

Призастосуваннідругогоспособуслідретельноперевіряти, чиправильно виділено діапазон, в разі, коли в цьому діапазоні є пусті комірки. Програма не включає такі комірки для підсумовування, але якщо їх примусовопоміститидоналежногодіапазону, вважатиметься, щоцікомірки містять нульові значення. Якщо ж треба підсумувати кілька діапазонів, виділіть всі з них, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl.

Приклад

Розглянемо щойно створену таблицю «Дохід від реалізації». Якщо поставити завдання підрахувати загальну вартість всіх куплених та загальну вартість всіх реалізованих товарів, а також сумарний дохід підприємства, то для комірок E11, I11 та J11 відповідно отримаємо формули:

=СУММ(E3:E10)

=СУММ(I3:I10)

=СУММ(J3:J10)

Після цього таблиця матиме вигляд: табл. 2.2.

Слідзазначити, щооскількиприобчисленніданінеокруглювались, утворилась кінцева похибка заокруглення в 0,01 грн.

Абсолютний і відносний способи адресації. Існує два стилі адре-

сації комірок:

•стиль А1, коли стовпці іменуються (наприклад, А5, D15, AB8);

•стиль R1C1, коли після літер R, C відповідно з’являються номери рядка і стовпця (наприклад, R5C1, R15C4, R8C28). Тобто стиль

46

Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD

Таблиця 2.2

AB

1

2	№	Назва
	з/п	товару

31 Товар № 1

42 Товар № 2

53 Товар № 3

64 Товар № 4

75 Товар № 5

86 Товар № 6

9 7 Товар № 7

108 Товар № 8

11РАЗОМ:

C	D	E	F	G	H	I	J
	ДОХІД ВІД РЕАЛІЗАЦІЇ
Ціна закуп., грн.	Кількість закупл. товару	Вартість закупл. товару, грн.	Торг. надбавка, %	Ціна реалізації, грн.	Кількість реаліз. товару	Вартість реаліз. товару, грн.	Дохід, грн.
2,45	200	490,00	30	3,19	155	493,68	3,68
3,40	150	510,00	25	4,25	125	531,25	21,25
4,20	180	756,00	25	5,25	145	761,25	5,25
2,85	170	484,50	25	3,56	120	427,50	–57,00
4,00	250	1000,00	30	5,20	215	1118,00	118,00
5,90	220	1298,00	40	8,26	200	1652,00	354,00
6,15	120	738,00	40	8,61	115	990,15	252,15
7,60	160	1216,00	30	9,88	120	1185,60	-30,40
		6492,50				7159,43	666,92

R1C1 відрізняється від стиля А1 тим, що стовпці ЕТ також нумеруються, як і рядки. Перемикання між стилями: М «Сервис» → «Параметры» → вкладка «Общие» → установити або зняти прапорець «Стиль ссылок R1C1».

Так, формули, які створювались в таблиці «Дохід від реалізації», мають такий вигляд:

= RC[–2] * RC[–1]

•для комірок зі стовпців Е та І; =RC[–1] – RC[–5]

•для комірок зі стовпця J.

ПеревагастиляR1C1 полягаєвтому, щовмежаходногостовпцями

отримуємо однакові формули, і це зручно для перевірки формул.

Крім того, існують два способи адресації комірок — відносний і абсолютний. Відносний спосіб адресації полягає в тому, що адреса

47

БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М.

MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ

комірки, на яку дається посилання в формулі, визначається відносно активної комірки. Під абсолютним способом адресації розуміють те, що посилання в формулі дається на конкретну комірку ЕТ, незалежно від того, яка комірка є активною.

При адресації комірок за допомогою стилю R1C1 можуть бути три випадки:

1.Якщо після літери R немає ніякого числа, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в тому ж рядку, що й активна. Якщо після літери С немає ніякого числа, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в тому ж стовпці, що й активна.

2.Якщо після літери R записано число в квадратних дужках, це означає, що використовується відносний спосіб адресації. Тобто дається посилання на комірку, яка знаходиться в рядку з номером, який дорівнює сумі номера рядка, в якому знаходиться активна комірка, і числа в квадратних дужках. Якщо після літери С записано число в квадратних дужках, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в стовпці з номером, який дорівнює сумі номера стовпця,

вякому знаходиться активна комірка, і числа в квадратних дужках.

3.Якщо після літери R записано число без дужок, це означає, що використовується абсолютний спосіб адресації. Тобто дається посилання на комірку, яка знаходиться в рядку з номером, який дорівнює даному числу. Якщо після літери С записано число без дужок, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться

встовпці з номером, який дорівнює даному числу.

Так, наприклад, формула

= RC[–2] * RC[–1],

записана в комірці Е3, означає, що перший чинник посилається на комірку з того ж рядка, що й активна (тобто, з третього рядка), і зі стовпця, що знаходиться двома стовпцями лівіше від активної комірки (тобто, стовпця С). Аналогічно, другий чинник посилається на комірку з того ж рядка, що й активна (тобто, з третього рядка), і зі стовпця, що знаходиться одним стовпцем лівіше від активної комірки (тобто, стовпця D).

При стилі адресації А1 адреси вважаються відносними. Щоб зробити адресу абсолютною, до запису додається знак долара ($) перед

48

Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD

позначкою стовпця або перед номером рядка. Наприклад, $F$5 — фіксується істовпець, ірядок; $F5 — фіксується лишестовпець; F$5 — фіксується лише рядок.

Розглянемо приклад застосування абсолютного способу адресації.

Приклад

Створено таблицю, яка відбиває суми, відраховані до обласного бюджету районами області (табл. 2.3). Визначити долю кожного району в загальному обласному бюджеті.

Для того, щоб визначити долю кожного району, слід розділити суму внеску цього району, який розташовується в сусідній комірці, на сумарний здобуток всіх районів, який знаходиться в комірці В11. Формули для стовпця С матимуть такий вигляд:

•для стилю R1C1:

=RC[–1] / R11C2*100

•для стилю А1 (комірка С3):

=В3 / $В$11*100

Таблиця 2.3

	A		B		C
1		ВНЕСКИ ДО БЮДЖЕТУ
2	Район		Сума, млн грн.		Частка, %
3	Район 1		2,85		13,91
4	Район 2		3,14		15,32
5	Район 3		1,06		5,17
6	Район 4		1,88		9,18
7	Район 5		2,33		11,37
8	Район 6		3,05		14,89
9	Район 7		2,34		11,42
10	Район 8		3,84		18,74
11	РАЗОМ:		20,49

49