Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку
ТЕМА 5 ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ,
ТЕХНІКА І ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ
Методичні рекомендації
Тема виноситися на самостійне опрацювання.
У ній розглядаються два елементи методу бухгалтерського обліку — документація та інвентаризація
При вивченні необхідно надати визначення документації та первинного документа, з’ясувати класифікацію документів, їх структуру, вимоги до складання та запам’ятати способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку. Слід ознайомитися з організацією документообігу на підприємстві. Надалі необхідно визначити суть та значення інвентаризації, її види та порядок проведення.
Після розгляду елементів методу бухгалтерського обліку, у темі висвітлюються регістри бухгалтерського обліку їх визначення, види й техніка облікової реєстрації. Далі дається поняття форми бухгалтерського обліку й характеристика існуючих форм обліку. При вивченні цього питання необхідно усвідомити, що будь-яка форма обліку розпочинається первинними документами, а закінчується складанням бухгалтерського балансу (звітності), які затверджено на рівні держави. Різняться ж форми бухгалтерського обліку тільки «внутрішнім наповненням», яким є регістри.
Останнім у темі викладено поняття облікового циклу підприємства та розглянуто суть і значення облікової політики.
5.1. Методичні поради до вивчення теми
Перелік питань
5.1.1.Документація, її суть і значення, вимоги до змісту та оформлення документів.
5.1.2.Класифікація бухгалтерських документів та організація документообігу.
5.1.3.Інвентаризація, її значення, види та порядок проведення.
5.1.4.Регістри бухгалтерського обліку, техніка облікової реє-
страції.
5.1.5.Форми бухгалтерського обліку, характеристика облікового циклу підприємства.
151
Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку
5.1.6.Способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку.
5.1.7.Облікова політика підприємства.
5.1.1.Документація, її суть і значення, вимоги до змісту
та оформлення документів
У цій темі закінчується розгляд елементів методу бухгалтерського обліку, які відносяться до першої групи — виявлення інформації або первинне спостереження — і складається з «документування» та «інвентаризації».
Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві.
Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію обов’язково оформляють відповідним документом — від латинського слова, що означає свідоцтво, доказ.
Загальне визначення первинного документа наведено у ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» [21].
Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентується Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.
Значення документів та документації в господарській діяльності підприємства багатогранне:
1. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства.
У формі відповідних документів (наприклад, платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, які виконують ці розпорядження (касирів, матеріальновідповідальних осіб, виконавців робіт тощо) документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.
2. Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій, дотриманням державної дисципліни.
Попередній контроль здійснюють керівні працівники, підписуючи документи, тобто беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом.
152
Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку
Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і контролюючих органів.
3. Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням.
Практика свідчить, що нестачі, крадіжки, втрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляють неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.
4. Документи мають правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документами доказову, юридичну силу в тому разі, якщо документ складено своєчасно і належним чином оформлено.
5. Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних перевірок.
Із застосуванням в обліку ЕОМ для збирання і опрацювання інформації про здійснювані господарські операції поряд з паперовими носіями використовуються і машинні носії облікової інформації, що робить роботу бухгалтера і підприємства в цілому більш ефективною.
До змісту і оформлення документів висувається ряд вимог.
—своєчасність складання,
—достовірність показників,
—правильність оформлення.
Правильно оформлений документ повинен мати всі показники (реквізити), які потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію
Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Проте кожен документ незалежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов’язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.
Пункт 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» [21] визначає, що обов’язковими реквізитами бухгалтерських документів є:
153
Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку
—назва документа та код форми документа;
—дата і місце складання документа;
—назва підприємства, від імені якого складено документ;
—зміст і обсяг господарської операції;
—посади осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій;
—особистий підпис осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій.
Залежно від характеру операції і технології опрацювання облікової інформації в документах можуть міститися й інші додаткові реквізити.
Якщо документ не має будь-якого з обов’язкових реквізитів або складений несвоєчасно, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів.
Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 [18], первинні документи повинні бути складені в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.
Документи можуть складатися:
—на бланках типових форм (затверджені Міністерством фінансів та Державним комітетом статистики України);
—на бланках спеціалізованих форм (затверджені певними міністерствами і відомствами України);
—на бланках, виготовлених підприємством самостійно, але вони повинні мати обов’язкові реквізити типових форм.
Документи повинні мати форму, зручну для використання як при ручному опрацюванні, так і при опрацюванні на ЕОМ.
Важливе значення у виконанні вимог до документів є їх уніфікація і стандартизація.
Прикладом уніфікації можуть служити банківські і касові документи, звіт про використання коштів, наданих на відрядження або підзвіт, товарно-транспортна накладна, розрахунково-платіжні відомості тощо.
Друкування ж стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.
154