2. Организация первичного учета

2.1. Требования к оформлению первичных учетных документов

В соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Такие документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование операций.

Хозяйственные операции, не оформленные документально, отражению в регистрах бухгалтерского учета не подлежат.

Нормативные акты предъявляют следующие основные требования к первичным документам:

1) хозяйственная операция может быть отражена в бухгалтерском учете только при наличии правильно оформленного первичного документа;

2) измеритель хозяйственной операции в денежном выражении должен соответствовать валюте платежа. При расчетах в рублях первичный учетный документ не может быть составлен в иностранной валюте;

3) документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь подстрочный перевод на русский язык.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции [7, п. 15]. Если такое не предоставляется возможным, он составляется непосредственно после ее окончания.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают должностные лица организации, составившие и подписавшие эти документы [1, п. 4, ст. 9].

Записи в первичных документах должны производится чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве [39, п. 2.8].

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Первичные документы и сводные учетные документы могут составляться в равной степени, как на бумажных, так и на машинных носителях информации [1, п. 7, ст. 9]. В этом случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственной операции, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Действующее законодательство не запрещает использование в качестве оправдательных копий первичных учетных документов. Вместе с этим необходимо учитывать, что копия не может подтвердить подлинность документа, а потому использовать копии следует с учетом анализа «важности» первичного документа и необходимости подтверждения хозяйственной операции в целях бухгалтерского учета, уплаты налогов и соблюдения требований действующего законодательства.

В соответствии с п. 3 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» и п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы же, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются исключительно руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами (приказом или письменным распоряжением руководителя организации).

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписанных руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями МФ РФ) [7, п. 14].

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Ответственность за достоверность содержащихся в первичных документах сведений возлагается на лиц, составивших и подписавших их [1, п. 4, ст.9; 39, п.5].