2.5. Проверка первичных учетных документов

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по форме и по содержанию [39].

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены. Кроме того, делают арифметическую проверку. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не принимаются, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в них запрещены.

Проверка по содержанию необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и других ценностей – такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения по ним.

В первичных документах в обязательном порядке должны быть отражены следующие сведения: должностное лицо, ответственное за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, его личная подпись и расшифровка подписи.

Первичные документы, прошедшие проверку и обработку, желательно помечать исключая их повторное использование, например указть дату записи в учетный регистр.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты [39, п. 2.21].

Окончательно оформленным считается первичный документ, составленный по установленной форме со всеми заполненными реквизитами, предусмотренными унифицированными формами первичной учетной документации или формами, самостоятельно разработанными организациями с соблюдением требований действующего законодательства, и проверенный ответственными работниками.

2.6. Способы исправления ошибок в первичных документах

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются [39, п. 4.1].

В кассовые и банковские документы не допускается внесение никаких исправлений [7, п. 16].

В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (как уже отмечалось, за исключением банковских и кассовых), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.