2.7. Требования к хранению первичных учетных документов

В соответствии со ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Непосредственно сроки хранения бухгалтерских документов определены в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.1988 г. [44].

Срок хранения документов исчисляется с 1-го января года, следующего за годом окончания оформления документов.

Налоговое же законодательство устанавливает несколько иные сроки – согласно п. 8 ст. 23 НК РФ [45], «на налогоплательщиков возлагается обязанность по обеспечению сохранности документов (в том числе и первичных оправдательных), необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги, в течение четырех лет».

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговой инспекцией на основании их постановлений, где указаны основания изъятия в соответствии с законодательством РФ [1, п. 8 ст. 9].

При этом главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю и главному бухгалтеру.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации обязан назначить своим приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели [39, п. 6.8]. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель предприятия.

При этом необходимо учитывать, что утрата первичных документов не освобождает организации от доказательства правильности исчисления тех или иных видов налогов. В связи с этим в большинстве своем они стоят перед необходимостью восстановления утраченных документов.

Восстановление может быть произведено через получение дубликатов (заверенных копий) документов у продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, с которыми организация имела хозяйственные и иные отношения.

Если восстановление документов невозможно, то материалы комиссии должны быть переданы в налоговые органы для принятия решения о непроведении проверок за период, за который утрачены документы, и о возможности исчисления налоговых баз и сумм налогов, причитающихся к уплате, на основании отчетности организации и иных сопутствующих материалов.

2.4.3 туристская отчетность

Бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Бухгалтерская отчетность можно классифицировать по следующим признакам.

1. По объему сведений:

а) частная – включает информацию о работе организации на одном участке его деятельности;

б) общая – включает информацию о работе организации в целом.

2. По назначению:

а) внешняя – служит средством информации для внешних пользователей;

б) внутренняя – служит средством информации для внутренних пользователей.

3. По периодам, охватываемым отчетностью:

а) периодическая (текущая) – составляется регулярно через определенные промежутки времени на внутригодовую дату (на месяц, квартал, полугодие и т.д.);

б) годовая.

Принцип составления и публикации бухгалтерской отчетности является одним из определяющих принципов, положенных в основу методологии бухгалтерского учета.

Значение отчетности состоит в ее достоверности, целостности, своевременности, простоте, проверяемости, сравнимости, экономичности, соблюдения строго установленных процедур оформления и публичности.

Достоверность базируется на информации не только бухгалтерского, но и других видов учета. Это условие требует сопоставимости отчетных и плановых показателей. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

Целостность (или полнота) бухгалтерской отчетности позволяет принимать более обоснованные управленческие решения. С этой целью данные синтетического и аналитического учета должны быть подтверждены результатами инвентаризации. Бухгалтерская отчетность должна включать показатели финансово-хозяйственной деятельности как самого предприятия, так и его филиалов, представительств и иных структурных подразделений, в том числе выделенных на самостоятельные балансы.

Своевременность предполагает представление соответствующей бухгалтерской отчетности в соответствующие адреса в установленный срок.

Простота бухгалтерской отчетности лежит в ее упрощении и доступности.

Проверяемость отчетности предполагает возможность подтверждения представленной в ней информации в любое время.

Сравнимость предусматривает наличие одинаковых показателей на протяжении различных отрезков времени с целью выявления различий и тенденций.

Экономичность достигается путем унификации и стандартизации соответствующих форм отчетности, сокращения отдельных показателей не в ущерб отчетным данным.

Оформление означает, что составление отчетности, так же, как и ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляется на русском языке, в валюте РФ – рублях. Отчетность подписывается руководителем организации и специалистом, ведущим бухгалтерский учет (главным бухгалтером).

Публичность бухгалтерской отчетности осуществляется организациями, перечень которых регламентирован действующим законодательством. К ним отнесены открытые акционерные общества, кредитные и страховые организации, биржи, инвестиционные и иные фонды, созданные за счет частных, общественных и государственных источников.