2.2. Стандартизация и унификация первичных документов

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» [40] функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат РФ.

Заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право, по согласованию с Госкомстатом РФ, на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные внутриведомственные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности.

Отдельные права по некоторой корректировке унифицированных форм предоставлены и самим хозяйствующим субъектам.

Согласно постановлению Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» [41] организациям предоставлено право вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций). При этом все реквизиты утвержденных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).

Могут изменяться и форматы бланков. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Все вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Формы документов, которые не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, организации разрабатывают самостоятельно и утверждают в рамках приказа об учетной политике [1, ст. 5].

2.3. Порядок организации документооборота

На каждую отдельную хозяйственную операцию оформляется отдельный первичный документ. При этом для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов в соответствии с требованиями закона о бухгалтерском учете могут составляться сводные учетные документы.

Создание первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота [7, п. 15].

Порядок организации документооборота в бухгалтерском учете организаций и учреждений определен п. 5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Под графиком документооборота, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, понимается принятая организацией система (способы) создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.

График документооборота – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [42, разд. 2, п. 60].

Назначение графика документооборота – установить в организации рациональный документооборот, то есть предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота включается в учетную политику организации. При разработке графика документооборота необходимо учитывать специфику деятельности организации, структуру управления и распределение функций по подразделениям

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере организации. В его функции входит разработка правил документооборота и технология обработки учетной информации.

График утверждается и вводится в действие приказом руководителя.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

По каждому документу график документооборота содержит, как правило, следующие примерные разделы:

1) создание документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;

2) проверка документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;

3) обработка документа: исполнитель; срок исполнения;

4) передача документов в архив: исполнитель; срок передачи.

Работники организации (начальники подразделений, мастера, табельщики и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в другие подразделения организации.

Пример графика документооборота приведен в табл. 2.

Таблица 2

Примерная форма графика документооборота

Утвержден приказом

№ ____ от «___» _____ 200_ г.

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Наименование документа

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Требование

2

Цех

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно (до … час)

Бухгалтерия

1экз. – цех 2 экз. – склад

При отчете, при реестре

Ежедневно (до … час)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала