Глава 7

САМООРГАНИЗАЦИЯ

ЛИС как спутник информкультуриста

В самом начале обучения в аспирантуре я интуитив- но почувствовал, что мне не хватает так называемой личной информационной системы (ЛИС), основное назначение которой заключалось бы в получении ин- формации в нужное время и в нужном месте.

Регулярно посещая книжные магазины, я купил книгу профессора Г. Попова «Техника личной работы». Она произвела во мне организационный переворот. Теперь, оглядываясь на то время, понимаешь: чтобы стать информационно сильнее, одного мозга недоста- точно, нужна еще личная информационная система.

Следует иметь в виду, что ЛИС — страшный джинн. Незаметно увеличиваясь в размерах, он может погло- тить своего создателя и сделать из него «информаци- онного раба». В этом случае уже не человек управляет информацией, а информация управляет человеком.

В связи с этим отметим ряд важнейших принципов организации ЛИС.

Принцип первый: содержание информации соответ- ствует текущим и перспективным задачам, которые ре- шает и планирует решить ее владелец (пользователь).

Для систематизации информации используется система файлов, которые имеют хорошую обзорность с помощью ключа файлов для быстрого поиска.

Принцип второй: скорость нахождения нужной ин- формации должна быть достаточно высокой.

Если на поиск требуемой информации затрачива- ется много времени, значит, ЛИС организована неэф- фективно. Если требуемую информацию можно быст- рее создать «с помощью головы», чем найти в процессе поиска, это явный показатель низкого уровня органи- зации ЛИС.

Принцип третий: поддержание равновесия в ин- формационной системе.

Если по трубе А информация только «вливается» в ЛИС, то рано или поздно она станет неуправляемой. Поэтому если по трубе А влился определенный объем информации, то по трубе Б примерно такой же объем информации необходимо вылить. «Генеральная чист- ка ЛИС» — это приведение личной информационной системы в управляемый вид.

Куда бы ни забрасывала судьба информационного культуриста, первое, что он берет с собой, — это ЛИС. В ней находят отражение его профессиональные инте- ресы, цели, задачи и увлечения.

Например, моя личная информационная система состоит из следующих частей.

1. Библиографии по тематическим направлени- ям. Во время обучения в аспирантуре я начал выпи- сывать еженедельную газету «Книжное обозрение», где в определенных рубриках публикуются выходные данные сигнальных экземпляров. Я отмечаю источ- ники, представляющие для меня профессиональный интерес, и ввожу их в свои тематические рубрикации: «Администрирование», «Аутсорсинг», «Банковское дело», «Банкротство», «Биржевое дело», «Бюрокра- тизм», «Гендерный менеджмент», «Государственная

служба», «Деловое общение» и т. д. Таким образом, отслеживаются выходящие источники и по некоторым из них делается пометка «ВП» (возможная покупка). Регулярное посещение книжных магазинов лично или в Интернете позволяет принимать окончательное ре- шение о покупке. Купленная книга прорабатывается, и этот факт фиксируется в системе «Прочитанные ис- точники».

Некоторые надеются на Интернет, рассчитывая, что им предоставят возможность скачать библиографию по интересующей их тематике. Однако на Интернет надей- ся, а сам не плошай. За несколько секунд моя система позволяет получить необходимые библиографические сведения по имеющимся в ней рубрикам за последние 15 лет, а иногда и за более продолжительный период.

2. Файлы в электронной и бумажной форме. Соз- давая ЛИС в процессе обучения в аспирантуре, я не подозревал, в какого монстра она превратится со вре- менем. В первые годы она работала на основе прави- ла постоянного вливания в нее информации в соот- ветствии с тематикой файлов. В результате система слишком «разбухла» и стала неоперативной. Появи- лось ощущение, что не я управляю ЛИС, а она мною. Пришлось посадить ее на «информационную диету»: удаляемая информация, измеряемая количеством страниц, превосходила вводимую. Кроме того, про- водилась периодическая чистка файлов. Теперь ЛИС стала управляемой и, главное, более оперативной. Ба- ланс в ЛИС поддерживается за счет известной форму- лы: информация, вводимая по трубе А, равна инфор- мации, удаляемой по трубе Б.

В свое время А. Гастев, видный отечественный дея- тель НОТ и бессменный директор Центрального ин-

ститута труда, сказал: «Хочешь быть организатором? Хочешь быть ХОРОШИМ ОРГАНИЗАТОРОМ? Хо- чешь быть уверенным организатором? — Облюбуй не- большой участок работы, участок с аршин, и построй каждую мелочь с расчетом до минуты, до дюйма»¹.

А. Гастев считал, что нужно приучить себя овладе- вать малым пространством и малым временем, и мень- ше говорить о чем-то объемном или глобальном.

3. Конспекты лекций, сценарии тренингов, деловых игр и авторских семинаров. Эта часть ЛИС находится в самом активном состоянии, поскольку мне приходит- ся много преподавать в самых разных аудиториях раз- личные организационно-управленческие дисциплины.

4. Специальные материалы под намечаемые статьи и книги. Это фактологическая часть ЛИСа, представ- ляющая большую ценность. Для нее характерна цепоч- ка: цели, задачи — идеи — сбор и обработка различной информации — ее систематизация — пробы пера.

5. Собственные публикации в форме статей, бро- шюр, индивидуальных и коллективных монографий, специальных буклетов, которые являются результата- ми творческого труда.

Дневник

Дневник — это средство, с помощью которого человек фиксирует, что он делал, видел, ощущал или намерен делать. Вести или не вести дневник? На этот вопрос каждый отвечает по-своему.

Например, я веду два регистратора. В первом запи- сываю, что конкретно прочитал (проработал), когда

¹ Гастев А. К. Как надо работать. практическое введение в науку орга- низации труда. Изд. 2-е. — М.: Экономика, 1972. — С. 85.

72

(месяц и год) и сколько страниц (в том числе нарас- тающим итогом). Во втором фиксируется количество затраченного времени на работу с информацией — чте- ние, обработка, создание. При этом никаких «эмоцио- нально-чувственных записей» я не веду, считая их на- прасной тратой времени.

В этих регистраторах фиксируются прежде все- го количественные данные, которые позволяют кон- статировать и планировать нагрузки, сопоставлять результаты, а также устанавливать собственные ре- корды. Дневник одновременно выполняет ряд функ- ций — планирования, организации, стимулирования (самопобуждения) и контроля.

Наряду с этими функциями он выполняет еще одну важную функцию — сдерживания. Брейнбилдер рано или поздно почувствует, что не стоит превращаться в «информационного безумца», яростно поглощающе- го тонны «информационной руды». Такой стиль может вызвать отвращение или привести к потере аппетита при работе с информацией. Лучше постепенно нара- щивать свои результаты, переходя от меньших к боль- шим. В рамках данной технологии мозг значительно увеличивает свои перерабатывающие и творческие возможности.

Нужно иметь в виду, что на практике информаци- онные культуристы используют разные дневниковые системы, и поэтому следует найти свою, подходящую именно вам.

Если человек не ведет никаких записей, он оказы- вается во власти стихии — неизвестности и неопреде- ленности. Она не ведет к прогрессу, потому что чело- век не владеет информацией применительно к самому себе и своей работе.

Преодоление монотонности в процессе чтения

Что бы ни делал человек, это называется до боли зна- комым словом «труд». Чтение — это разновидность труда, и требует затрат времени (временеемкость) и килокалорий (трудоемкость). Любой труд рано или поздно надоедает человеку, поскольку повторяется изо дня в день.

Требуется перемена деятельности, которая поддер- живает интерес к данному виду труда за счет неких мотивационных (внутри) и стимулирующих (извне) импульсов. Здесь не нужны громкие слова и великие примеры: истина заключается в сочетании умствен- ного и физического труда. Чтение нагружает голову, а физические нагрузки — тело.

В целом процессу чтения как разновидности чело- веческого труда свойственна определенная монотон- ность и однообразие. Мы не рассматриваем ситуацию, когда благодаря интересному содержанию книга за- хватывает, или, как говорят, поглощает читателя. Во всех остальных случаях можно использовать опреде- ленные методы, которые позволяют преодолевать эти естественные барьеры.

Метод первый — самовнушение необходимости и важности освоения содержания. Создание внутрен- ней энергетики (мотивации) с помощью ключевого слова «Надо!» — сильное побудительное средство. Как отмечал один известный психотерапевт, важно дать себе определенную установку.

Метод второй — включение в процесс чтения та- ких дополнительных средств, как функциональная му- зыка, свежий воздух, смена позы и/или физкультурные 74

паузы. Все эти средства, как показывает практика, по- могают поддерживать требуемый уровень работоспо- собности и преодолевать утомляемость.

Метод третий — применение к себе в качест- ве «плетки» обидных слов: слабак, лентяй, недотепа, тряпка, развалюха, неумеха и т. д. Такое самобиче- вание пробуждает дополнительные организационные возможности и психологические резервы.

Метод четвертый — обещание себе «морковки» по окончании монотонной, но нужной работы. Если хочет- ся выполнить или сделать что-нибудь более приятное, чем монотонное, хотя и нужное чтение, то именно это и обещается себе в качестве своеобразной «морковки».

И, наконец, метод пятый — чтение в шумной, дви- жущейся или другой не слишком комфортной среде. С помощью этого метода человек как бы показывает окружающим и доказывает себе, что он может читать везде, где захочет.

Необходимо подчеркнуть, что продвинутые ин- формкультуристы, столкнувшись с проблемой мо- нотонности и однообразия на заре своей практики, вынуждены были использовать определенный набор соответствующих методов. Поэтому это далеко не праздная, а важная организационная, технологическая и психологическая проблема, решение которой позво- ляет повысить эффективность работы с информацией.

Фактор времени

Когда я поступил в аспирантуру, то невольно столк- нулся с разными проблемами работы с информацией по теме диссертации. Одной из основных оказалась проблема времени.

Замеры ежедневных полезных затрат времени по- зволили установить почти полное отсутствие необхо- димой ориентации и системы: всего 2-3 часа в день. Самоанализ показал, что много времени тратилось впустую. Непрерывная рационализация позволила довести этот важный показатель сначала до 4-5, за- тем — до 7, а позже и до 10 часов в день.

При работе с информацией, как и в любом другом деле, кроме воли и сознания действует закон перехода количества в качество: чем больше затрачивается вре- мени (при прочих равных условиях), тем лучше чело- век будет разбираться в конкретной области.

В человеческой деятельности не действует «закон лентяя»: чем меньше времени тратится на работу с информацией, тем больше знаний становится у чело- века.

Поэтому вывод очевиден: хочешь стать умнее — ос- ваивай более рациональную систему затрат времени, которая отвергает различные способы «воровства и убийства» своего времени.

Начав преподавать в вузе, я волей-неволей стал об- ращать внимание на следующую закономерность сре- ди коллег по цеху: если преподаватель любой учебной дисциплины тратит мало времени на «накачку» мозга, то в некоторый момент времени он начинает устаре- вать и отставать.

Со временем я вывел для себя правило: чтобы ус- пешно работать в любой аудитории (в том числе и по численности), нужно прежде всего знать больше ее как минимум втрое. Тогда преподаватель сможет (при прочих равных условиях) дать определенные знания и привить нужные навыки. Деятельность преподава- теля — это «двойной информационный культуризм»: 76

с одной стороны, он направлен на самого себя, а с дру- гой — на аудиторию.

Проблема нерациональных и рациональных затрат времени в труде начала занимать умы ученых и прак- тиков в нашей стране в 20-е гг. ХХ века.

Видным инноватором и пропагандистом в этой об- ласти был П. Керженцев (1881-1940), который создал организацию «Лига Время» и бессменно ею руково- дил. Впоследствии она была преобразована в «Лигу

НОТ».

В каталоге русских книг в Государственной библио- теке им. В. И. Ленина имеется 80 книг П. Керженцева. В 1968 г. издательство «Экономика» выпустило сбор- ник его избранных трудов, куда вошли работы, ставшие классикой: «Принципы организации», «НОТ — науч- ная организация труда», «Борьба за время», «Памятка организатора» и «Организуй самого себя». К сожале- нию, этот сборник с тех пор не переиздавался.

Сейчас издается специальная литература по соз- данию и использованию систем рациональных затрат времени — тайм-мен («время мужчины»), тайм-вумен («время женщины»), тайм-менеджер («время руко- водителя») и тайм-менеджмент («управление време- нем»). Работают специализированные фирмы, оказы- вающие консультативные услуги в этой области.