Технология приема заказного письма
Отправитель подает оператору письмо с написанным адресом отправителя и получателя и сообщает, что хочет отправить в заказном порядке.
Оператор проверяет правильность адресования, подчеркивает красным стержнем индекс и пункт назначения на письме.
На лицевую сторону заказного письма под адрес отправителя наклеивает стикер с буквой R.
В
звешивает.
В главном меню курсором выбирает режим «Весовые операции», нажимает Enter.
В окне режима «Весовые операции» курсором выбирает «Заказная корреспонденция» нажимает Enter.
В появившемся окне режима «Заказная корреспонденция» вводит соответствующие данные.
Берет плату за пересылку с отправителя и нажимает F7-оформление.
Автоматически машина распечатывает квитанцию.
На сумму платы за пересылку наклеивает марки и гасит их оттиском календарного штемпеля.
Квитанцию о приеме заказного письма отдает отправителю.
Перед отправкой почты информация по принятым почтовым отправлениям выгружается из СКС на сервер ОПС в систему слежения, для этого в режиме «Регистрация» выбираем «Выгрузка данных», затем «Выгрузка данных по принятым п/о».
В системе слежения информация обрабатывается и заказные отправления письменной корреспонденции формируются в постпакеты, под перевязь которых ложится автоматизировано сформированная карта отправки ф. ПС16 .
В системе слежения сформированные постпакеты помещаются в мешок (для этого в окошке «Поместить в» указывается № стикера штрихкода мешка) и автоматически формируется сводная карта отправки.
Заказные пост пакеты и сводная карта отправки ф. ПС16 вкладываются в заказной мешок, под перевязь которого подкладывается ярлык ф. ПС18, с отметкой «Заказной».
Мешок заделывается и приписывается к карте отправки ф. ПС 16 – расписка.
Обработка и вручение простой и заказной корреспонденции.
Поступившие в ОПС мешки с отправлениями письменной корреспонденции вскрываются. После вскрытия мешков находящиеся в них постпакеты и почтовые отправления сверяются с записями в карте отправки ф. ПС16 (или вложение сканируется).
Заказные письма, выявленные из числа простой письменной корреспонденции, дописываются поименно в карту отправки ф. ПС16 на поступившую почту.
В ОПС штемпелюются простые и заказные отправления письменной корреспонденции, а также засланные и замедленные простые отправления письменной корреспонденции.
На отправлениях письменной корреспонденции, на которых невозможно четко проставить оттиск календарного штемпеля, дата поступления указывается от руки.
На оборотной стороне отправлений письменной корреспонденции, поступившей в поврежденном виде, делается отметка следующего содержания: «Поступило в ОПС Муховец в поврежденном виде. Начальник отделения почтовой связи (оператор доставки) Петрова».
Корреспонденция сортируется по доставочным участкам, «до востребования», по абонементным почтовым ящикам и другим выделенным рабочим местам.
Почтовые отправления доставляются по указанному на почтовом отправлении адресу либо вручаются в отделении почтовой связи.
Регистрируемые почтовые отправления письменной корреспонденции, поступившие с уведомлением о получении выдаются почтальонам в доставку вместе с уведомлением ф. ПС119.
Отправления письменной корреспонденции (простые и заказные), извещения о поступлении регистрируемых почтовых отправлений, адресованные воинским частям, выдаются в отделении почтовой связи по доверенности воинскому почтальону или другим уполномоченным лицам.
Регистрируемые почтовые отправления, адресованные юридическому лицу, выдаются его представителю по доверенности. Доверенность и документы, удостоверяющие личность, предъявляются уполномоченным лицом при каждом получении регистрируемых почтовых отправлений. Доверенности на получение почтовых отправлений остаются у оператора почтовой связи.
Заказные почтовые отправления, заказные уведомления о получении регистрируемых почтовых отправлений, а также вторичные извещения, адресованные физическим лицам, могут выдаваться совершеннолетним членам их семей с предъявлением документов, удостоверяющих их личность.
Заказные письма с отметкой «Судебная повестка. С заказным уведомлением» выдаются лично адресату. При отсутствии адресата почтовое отправление может выдаваться кому-либо из проживающих совместно с ним совершеннолетних членов семьи при предъявлении документов, удостоверяющих их личность и подтверждающих родственные отношения к адресату (паспорт, свидетельство о рождении и др.). В этом случае на заказном уведомлении, кроме подписи лица, получившего заказное письмо за адресата, указывается его родственные отношения к адресату и данные предъявленного документа.
Почтовые отправления с отметкой «Вручить лично. С заказным уведомлением» вручаются только лично адресатам.
Почтовые отправления с уведомлением о получении могут вручаться как лично адресату, так и совершеннолетним членам его семьи при предъявлении документов, удостоверяющих их личность и подтверждающих родственные отношения к адресату.
Простые почтовые отправления выдаются почтальону в доставку без приписки в расписку ф. ПС55, а заказные отправления письменной корреспонденции, заказные и электронные уведомления ф. ПС119 поименно записываются контролирующим лицом в расписку ф. ПС55, которая ведется ежедневно по каждому доставочному участку.
На заказные отправления, подлежащие выдаче физическим лицам, автоматизировано выводятся извещения ф. ПС22, в котором указывается адрес и наименование получателя, вид отправления, его номер, место подачи. На каждом извещении проставляется оттиск календарного штемпеля, указывается адрес и режим работы ОПС.
Заказные отправления письменной корреспонденции, адресованные «До востребования», на абонементный почтовый ящик, передаются на соответствующее рабочее место ОПС вместе с извещениями ф. ПС22 с припиской к карте отправки ф. ПС16 под роспись. Простые отправления письменной корреспонденции, простые уведомления, а также извещения ф. ПС22 на регистрируемые почтовые отправления с адресом «До востребования», абонементный почтовый ящик, рассортировываются и раскладываются по алфавиту картотеки «До востребования» и по абонементным почтовый ящикам, а отправления письменной корреспонденции (заказные) помещают на ответственное хранение в кладовую. Хранятся обеспеченным порядком.
К картотеке «До востребования» допускается только работник, который выдает отправления письменной корреспонденции, и контролирующие лица отделения почтовой связи. В нерабочее время картотека с отправлениями письменной корреспонденции «До востребования» хранится обеспеченным порядком.
Отправления письменной корреспонденции «1 класс» и корреспонденции с оплаченным ответом опускаются в абонентские почтовые шкафы в день поступления в отделение почтовой связи.
По возвращении из доставки почтальон сдает извещения на врученные почтовые отправления и возвращает неврученные почтовые отправления со справкой ф. ПС20, а также уведомления с расписками получателей о получении почтовых отправлений.
В случае неявки адресата за получением почтового отправления ему доставляется вторичное извещение ф. ПС22 в следующие сроки:
через три дня с момента доставки первичных извещений о получении почтовых отправлений с отметками «Судебная повестка»;
через пять дней с момента доставки первичных извещений для других почтовых отправлений.
Лица, контролирующие работу почтальонов, обязаны:
а) проверить исправность оболочек не врученных п/о;
б) проверить наличие справок ф. ПС20 на неврученные почтовые отправления с указанием причины их невручения;
в) получить простые и заказные почтовые отправления, принятые почтальоном на доставочном участке;
г) проверить правильность оформления уведомлений ф. ПС119 о получении почтовых отправлений;
д) в ф. ПС55 указать номера не доставленных почтовых отправлений и сделать отметку о приеме отчета.
4. Назовите вложения, разрешенные к пересылке во внутренних отправлениях письменной корреспонденции с объявленной ценностью. Изложите порядок приема, обработки и вручения внутренних отправлений письменной корреспонденции с объявленной ценностью.
В письмах с о/ц пересылаются ценные бумаги или документы ( паспорта, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, водительские удостоверения, воинские билеты), облигации государственных займов, лотерейные билеты, грамоты, фотографии, художественные карточки, почтовые марки, рукописи, судебные и пенсионные дела, деловые бумаги и другие документы имеющие ценность для отправителя или адресата.
В мелких пакетах, предел стоимости которых не должен превышать 6 базовых величин, пересылаются предметы культурно-бытового и производственного назначения, деловые бумаги, печатные издания, художественная литература, литература по изобразительному искусству, звукозаписи, лекарства, лекарственные травы, семена, продукты питания длительного хранения и иные предметы имеющие ценность.
Отправления письменной корреспонденции с о/ц по желанию отправителя принимаются в открытом виде с описью вложения, в этом случае на лицевой стороне оболочки отправления с о/ц ставится штампик «С описью».
Опись составляется в 2-х экземплярах с указанием полного адреса и наименования получателя, наименования и количества предметов, объявленной ценности каждого предмета и общей объявленной ценности пересылаемого вложения, которая подтверждается подписью отправителя. По желанию отправителя о/ц предметов в описи, следуемой с почтовым отправлением может не указываться (почему).
При приеме писем с о/ц с описью вложения оператор должен сверить фактическое вложение с данными указанными отправителем в описи, и проверить итоговую сумму оценки, расписаться, оформить опись на СКС или проставить ОКЩ. Первый экземпляр описи вложить в письмо с о/ц, в присутствии отправителя заклеить письмо с о/ц, оклеить именным скотчем таким образом, чтобы была обеспечена сохранность пересылаемого вложения, второй экземпляр описи выдать отправителю.
Технология приема, обработки и подготовки к отправке письма с о/ц.
1.Отправитель подает оператору заполненный пластиковый конверт с написанным адресом отправителя и получателя, написанной суммой оценки.
2. Оператор проверяет правильность адресования на конверте.
3.Подчеркивает красным стержнем индекс и место назначения на конверте.
4. На лицевую сторону конверта под адрес отправителя наклеивает стикер-штрихкода с буквой V и ставит оттиск к/ш.
5. Взвешивает, массу переносит на лицевую сторону конверта в установленное место.
6.В окне режима «Весовые операции» курсором выбирает «Ценные письма», нажимает Enter.
7. В появившемся окне оператор вводит необходимые реквизиты:
8 . Берет плату за пересылку с отправителя и нажимает F7-оформление.
9. СКС автоматически выводит квитанцию о приеме письма с объявленной ценностью.
10. На лицевую сторону письма с объявленной ценностью в установленное место с квитанции оператор переносит плату за пересылку и расписывается.
11. Квитанцию оператор отдает отправителю.
12.Перед отправкой почты информация по принятым почтовым отправлениям выгружается с СКС на сервер ОПС в систему слежения, для этого в режиме «Регистрация» выбираем «Выгрузка данных», затем «Выгрузка данных по принятым почтовым отправлениям».
13.В системе слежения информация обрабатывается и письма с объявленной ценностью помещаются в мешок (для этого в окошке «Поместить в» указывается № стикера штрихкода мешка) и автоматически формируется карта отправки Ф. ПС16, на которой расписываются работники принимающие участие в обработке и отправке почты.
14. Письма с объявленной ценностью и распечатанная карта отправки ф. ПС16 вкладываются в страховой мешок, под перевязь которого подкладывается ярлык ф. ПС18, с отметкой «Страховой».
15.Страховой мешок заделывается, опломбируется и приписывается к карте отправки ф. ПС 16 – расписка
Порядок обработки и вручения входящих внутренних писем и мелких пакетов с объявленной ценностью
При поступлении 2-х и более отправлений письменной корреспонденции с о/ц в адрес одного юридического лица, на все отправления допускается выписка одного извещения ф. ПС22 в одном экземпляре, в котором поименно записываются п/о (номер отправления, сумма о/ц, место подачи). В этом случае в извещении ф. ПС22 указывается количество отправлений с о/ц цифрами. Сведения о предъявленном документе также указывается на извещении ф. ПС22. При этом количество полученных отправлений уполномоченное лицо указывает прописью на ф. ПС22 и карте отправки ф. ПС16, расписывается с указанием должности и разборчивой фамилией. Карта отправки ф. ПС16 и извещения ф. ПС22 подшиваются.
Отправления с о/ц, доставка которых оплачена вместе с извещением ф. ПС22, выдаются почтальонам в доставку под расписку в ф. ПС55, куда они записываются по видам и номерам.
Технология, обработки и вручения писем и мелких пакетов с о/ц
1.Письма и м/п с о/ц поступают в ОПС в страховом мешке, приписанные в карте отправки ф. ПС16.
2.Поступивший мешок в ОПС вскрывается работником, обрабатывающем почту, который разрезает одну перевязь шпагата, таким образом, чтобы не повредить ярлык ф. ПС18.
3.После вскрытия мешка, находящиеся в нем письма и м/п с о/ц сверяются записями в карте отправки ф. ПС16, проверяется целостность оболочек, лент, наклеек и вес.
4.Затем в системе слежения в режиме «Обработка входящих п/о» производится поименная сверка поступивших писем и м/п с о/ц.
5.После чего поступившие письма и м/п с о/ц отправляются в режим «Сведения о доставке п/о», в котором автоматически распечатываются извещения ф. ПС22.
6.О приеме входящих писем и м/п с о/ц, работники, участвующие в получении и обработке почты, расписываются на оборотной стороне карты отправки ф. ПС16, с указанием должности и ставит о/к/ш.
7.На оборотной стороне писем и м/п с о/ц переносится входящий номер с извещения ф. ПС22, роспись и о/к/ш (если невозможно поставить четкий о/к/ш, дата указывается от руки).
8.Извещения ф. ПС22 штемпелюются и отдаются в доставку, а письма и м/п с о/ц помещаются в кладовую по входящим номерам.
9.Получатель предъявляет работнику связи документ, удостоверяющий личность и извещение ф. ПС22 с указанными паспортными данными, датой получения и росписью.
10.Оператор сверяет данные предъявленного документа с указанными данными на извещении и получателя с фото на документе.
11.По входящему номеру на извещении ф. ПС22 оператор находит письмо или м/п с о/ц в кладовой.
12.В присутствии получателя оператор взвешивает п/о и говорит: «Вес верен, оболочка исправна».
13.Усли письмо или м/п с о/ц с описью вложения, то в присутствии получателя они вскрываются таким образом, чтобы не повредить вложение и производится сверка вложения с описью (по желанию получателя п/о может не вскрываться, в таком случае получатель должен сделать отметку на извещении ф. ПС22 «От вскрытия отказываюсь. Фамилия, роспись».
14.Выдачу письма или м/п с о/ц оператор подтверждает своей подписью на извещении ф. ПС22.
15.Письмо или м/п с о/ц вместе с описью выдается получателю.