Контрольные вопросы

1.В каких случаях текст документа составляют только на русском языке?

2. Какими должны быть формулировки документа в юридическом отношении?

3. Каким требованиям должен отвечать документ?

4. Охарактеризуйте простой и сложный документы.

5. Назовите виды документов, которые по определению являются сложными.

6. Какие стили документов различают на практике?

7. Охарактеризуйте официально-деловой стиль документа.

8. Как уточнить нормы сочетаемости слов русского языка?

9. Когда в документе следует применять иностранные слова?

10.Когда целесообразно применение на письме аббревиатур?

11.Аббревиатура и сокращение слов – это одно и то же?

12.Охарактеризуйте правила графического сокращения слов в русском языке.

13.В чем выражается редакторская правка служебного документа?

14.Зачем применяется редакторская правка служебного документа?

Глава 5. Структура документа, принятая в зарубежной практике

В середине прошлого века был опубликован первый стандарт ИСО – Международной организации по стандартизации (International Organization for Standartuzation, ISO), созданной в 1947 г. в рамках Организации объединенных наций –ООН. В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации более 130 государств мира. Проекты международных стандартов направляются государствам-участникам. В случае, если стандарт ИСО одобряется 75% голосов членов, то он принимается и считается рекомендательным.

Разработку международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют технические комитеты ITC 1 (информационная технология), ITC 6 (бумага, картон, целлюлоза), ITC 37 (терминология), ITC 46 (информация и документация) и другие.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе: форматы бумаги для документов (ИСО 216: 1975); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535: 1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990); проставление дат и времени в документах (ИСО 8601: 1988); адрес на конвертах и письмах (ИСО 11180: 1993) и другие. В 2001 году Международной организацией по стандартизации был издан межгосударственный стандарт по управлению документацией ИСО 15489:2001 «Информация и документация – Управление документацией» (ISO 15489:2001 Information and dokumentation –Records management), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности [12]. Стандарт состоит из двух частей. Часть 1 «Общие положения» содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях: основные правила и стандарты работы с документами, распределение ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процессов и технологий. Создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 «Руководящие указания» содержат детальное описание методов и процессов, обеспечивающих управление документацией в соответствии с принципами, содержащимися в первой части стандарта.

Международный стандарт ИСО 15489:2001 может применяться при проектировании и внедрении системы управления документацией в организации. В стандарте содержатся требования к методике и этапам создания системы, процессам работы с документами, мониторингу и аудиту системы, обучению пользователей и др. При внедрении стандарта в конкретной организации учитываются требования действующих международных, национальных и корпоративных стандартов, нормативных актов государственных служб. В российской Федерации ИСО 15489:2001 пока еще не является действующим нормативным документом, однако очевидно, что организации, взаимодействующие с зарубежными компаниями или собирающиеся выйти на мировой рынок, должны учитывать требования указанного стандарта наряду с законодательством

Российской Федерации. Только при этом условии они могут быть уверены в том, что их принципы и технологии работы с документами соответствуют принятым в других странах мира.