5.3. Особенности оформления делового письма на французском языке [11]

Во Франции организация оценивается (как и во всем деловом мире) по качеству оформления отправляемой им корреспонденции, поэтому формуляр документа, размещение реквизитов и тексты должны быть выполнены на высоком профессиональном уровне.

Согласно французским законам письмо, полученное от корреспондента, становится собственностью адресата и может быть использовано по его усмотрению, если только отправитель не просил вернуть его, передать кому-либо или уничтожить. Разглашение содержания письма формально запрещено, если на нем рукой отправителя написано «Конфиденциально».

Для деловых писем широко используется формат А4. В практике деловой переписки часто используют конверты с прозрачным окошком на месте адресата, так называемые «оконные конверты». Конверт как носитель информации должен иметь фирменный знак. Для небольших по тексту писем используют формат А5. Текст письма печатают на ПК или пишущей машинке либо пишут ручкой как с одной, так и с обеих сторон, номеруя каждую страницу.

Заголовочная часть (угловой штамп), (у большинства организаций имеется на бланке, где постоянные реквизиты воспроизведены типографским способом) включает постоянные и обязательные юридические реквизиты, необходимые для отправки писем:

1-логотип; 2- наименование предприятия и его правовая форма; 3 - регистрационный номер в коммерческом или отраслевом регистрах департамента; 4 -почтовый индекс; 5- номера телефонов, телексов; 6 - расчетный счет; 7- номер документа, посланного по факсу (если составляется ответный на него документ).

При оформлении письма на чистом листе бумаги наименование организации и ее адрес указывают в левом верхнем углу. В целях рекламы на формуляре документа часто размещают награды, полученные на конкурсах и выставках.

Дата во французском делопроизводстве указывается в правом верхнем углу документа. Она включает место составления письма, затем саму дату: число цифрами, месяц буквами и 4 цифры, обозначающие год: Париж, 27 апреля 2006. Документ без даты не имеет юридической силы.

Адресат (наименование организации – получатели и ее почтовый адрес) располагаются под датой. Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, то при обращении к нему слова «Госпожа» или «Господин» никогда не сокращаются.

Заголовок (во французских правилах – «тема») – это краткое резюме содержания письма. Слово «ТЕМА» подчеркивают. За ним ставят двоеточие.

Текст располагается под реквизитами заголовочной части. К нему предъявляются требования краткости, точности, ясности, предосторожности и вежливости. Важна приверженность правде: неточность, а тем более ложь, могут привести к потере доверия. При ссылке на документ следует точно указать его. В тексте письма не должно содержаться информации о состоянии дел на фирме.

Общепринятыми правилами обращения являются: «уважаемый господин…(фамилия)»; « госпожа…(фамилия)». Никогда не следует употреблять: «Дорогой господин…»; «Дорогая госпожа…». Высокую должность получателя следует подчеркнуть: «Господин президент»; «Господин министр». К нотариусам, поверенным, известным артистам и художникам во Франции обращаются «Мэтр» ( означает «мастер», «учитель», «преподаватель», «наставник», т.е. глубокоуважаемый).

Подпись, как правило, находится под текстом в правом нижнем углу. Её составные части находятся друг под другом : сначала указывают должность, под ней следует подпись и, наконец, под посью располагают её расшифровку, т.е. инициал имени и фамилия полностью прописными буквами.

Замужняя женщина в официальной переписке должна подписываться не своим полным именем, а только начальной буквой имени мужа: «Госпожа П. Дефан» или, во избежание недоразумений, если у мужа есть братья, «Госпожа Пьер Дефан»,

Постскриптум располагают ниже подписи и указывают двумя инициалами P.S.

Приложения включают документы, сопровождающие письмо. Оно указывается слева внизу первой страницы основного документа.