Глава 4. Требования к тексту документа

Текст – это главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р6.30-2003 гласит:

«Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и Субъектов Российской Федерации о государственных языках».

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в Федеральные органы государственной власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Технология составления документа базируется на: правильном выборе вида документа и его формы; подлежащем решении круга вопросов; на правильном выборе адресата; разрешении противоречий и дублирования; на подборе информации по существу поставленного вопроса. Все это требует знания нормативных, архивных и текущих документов, цели создаваемого документа и является основой для составления его проекта [1. 18].

Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении. Важнейшими являются требования: достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе; максимальной краткости документа при полноте информации; точности, исключающей двоякого понимания текста: неточно понятый распорядительный документ может привести к нежелательным последствиям [1. 15].

Достичь ясности в изложении помогают: тщательный подбор слов; правильная композиционная структура текста; продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом [17. 8].

Особенностью делового стиля является применение устойчивых языковых оборотов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее применяемых слов в деловой речи. Целесообразно его использовать при подготовке деловых документов.

Как об этом говорилось выше, в зависимости от затрагиваемых в них вопросов, документы можно классифицировать на простые и сложные.

К простым относят документы, в которых рассматривается один вопрос. Такие документы значительно легче в обработке (регистрация, контроль, направление на исполнение). Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Обработка таких документов затруднена. При их контроле выделяется каждый вопрос и др. В связи с изложенным, рекомендуется в информационно-справочные документы (письма, справки и др.) включать по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления, распоряжения обычно по определению бывают сложными. Их рекомендуется формировать в отдельные дела (приказы по личному составу, квартальные отчёты, докладные записки, справки и т. д.).

Большое значение в тексте имеет последовательность представления информации, чёткое определение её составных частей.