6.3. Прогаммные продукты, предназначенные для автоматизации документационного обеспечения управления

Цели автоматизации документационного обеспечения управления (АДОУ) всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются: в повышении качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства; в объединении в единый делопроизводственный комплекс всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные; в обеспечении оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным ресурсам организации; в заложении основы постепенного перехода к электронному документообороту в организации, в работе на перспективу; в снижении трудовых и временных затрат, и накладных расходов, и, как следствие, получение экономического эффекта.

С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации АДОУ подразделяются на следующие типы: автономные (локальные) системы по обработке документов (например, рабочее место секретаря руководителя); системы комплексного документационного и информационного менеджмента; системы для решения прикладных информационных задач (в частности, системы подготовки текстовых документов).

При анализе ранка АДОУ можно обратиться за помощью к специализированным консультантам или исследовательским агенствам, которые собирают информацию о существующих продуктах и постоянно отслеживают все изменения и достижения в данной предметной области. Они могут помочь более объективно сравнить параметры АДОУ.

Информацию об АДОУ можно так же почерпнуть в материалах изданий по проблемам ДОУ и компьютерным технологиям, в материалах конференций, выставок и семинаров, посвященных данной тематике, в рекламных материалах фирм-производителей и размещенных в сети Интернет.

В одном классе (или ряду) может оказаться несколько систем, сходных по функциям, технологиям и характеристикам и, следовательно, закономерно возникает вопрос о способах их оценки. Первый из способов основывается на перекрестных оценках компаниями-разработчиками продуктов своих конкурентов и своего продукта. При наличии числа участников свыше десяти можно получить достаточно объективную оценку каждого из продуктов.

Второй способ основывается на создании независимой экспертизы. В данной связи интересным представляется опыт Национального архива США, который рекомендует федеральным учреждениям использовать для управления электронными документами программы, сертифицированные на соответствие определенному стандарту. Создание экспертизы в РФ под патронажем Росстандарта и Росархива позволило бы организовать проведение конкурса систем в целях выбора.

Третий способ заключается в самостоятельной оценке систем на основании определенных параметров. В современных условиях этот способ представляется наиболее эффективным.

В целях оценки АДОУ следует выделить основные группы параметров: область применения системы (одно или все структурные подразделения, одной организации, включая территориально удаленные; несколько организаций); функциональные характеристики системы. Организация должна самостоятельно определить набор функциональных требований к системе в соответствии с задачами и уровнем автоматизации; эксплуатационные характеристики. При их оценке необходимо учитывать возможности системы: они должны соответствовать реальным объемам документооборота в организации и иметь необходимый резерв; количество одновременно работающих пользователей; эксплуатационную надежность системы (она должна обладать достаточным запасом надежности; сбои и поломки программно-технических средств не должны сказываться на безопасности и сохранности документационного фонда организации).

Программная реализация системы. При ее анализе должны быть оценены интеграция с программными приложениями, интеграция в программную среду организации. Поддержка русского языка, маршрутизация документов (отслеживание версий и подверсий документов; возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей).

Технология делопроизводства (четко выраженный характер движения документов внутри организации, отслеживание всего комплекса работ с документами в

регистрационно-контрольных формах, специализированные службы для обеспечения единого порядка обработки документов);

Способы защиты системной информации (аппаратные, программные и организационные ).

Открытость и масштабируемость системы (она должна иметь возможность быть модернизированной без существенных экономических и организационных затрат, без потери информации в соответствии с возможными изменениями в ДОУ организации.

Стоимость (для ее определения необходима оценка базовой стоимости системы; стоимости лицензионного программного обеспечения, необходимого для его установки и эксплуатации системы; стоимость дополнительных программных и технических средств, не входящих в базовый комплект поставки – средства электронной цифровой подписи, системы оптического распознавания текста и др.- стоимость работ по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по её техническому обслуживанию и др.). Использование при выборе АДОУ комплексного подхода позволит осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства; система управления документами; система электронного документооборота и др. Рассмотрим некоторые из них.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ «ДОКУМЕНТООБОРОТ 3.0» разработана для современного предприятия среднего уровня (с количеством сотрудников до 500 человек) независимо от вида его деятельности. Программа помогает организовать современную технологию делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов.

Основными функциями программы являются : операции по регистрации, редактированию и архивации документов; контроль исполнения документов; оперативное создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам с использованием пакета Microsoft Office 97/2000; создание собственных шаблонов документов; создание и выход на печатающее устройство выходных форм в виде электронных таблиц Microsoft Excel 97/2000 . Регистрация документов, получаемых или отправляемых по электронной почте.

Система может быть использована руководителями, секретарями, сотрудниками канцелярии, исполнителями документов. Она обеспечивает для пользователей четыре уровня доступа к программе: администратор; сотрудник канцелярии; секретарь; только чтение. Для каждого пользователя устанавливается уровень доступа к системе.

Для функционирования программы требуется следующее аппаратное и программное обеспечение: персональный компьютер с процессором 486 и выше, емкостью оперативной памяти не менее чем 20 Мбайт свободного пространства на жестком диске с установленной на нем ОС Windows 95/98/NT/2000/; монитор SVGA с разрешающей способностью 800х600; сервер баз данных InterBase (версии 6), установленной на компьютере, играющем роль сервера (для сетевой версии); клиентская часть Inter Вase, установленных на компьютерах-клиентах.

На базе популярных пакетов офисных систем Microsoft Office, Docs Open, Lotus Notes и др. в России созданы и успешно применяются программные продукты, предназначенные

для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.

Система «Дела в порядке 4.0» содержит: записную книжку; планировщик – личный электронный органайзер; документы любого типа (тексты, графика, электронные таблицы, чертежи, БД и др.);имеет удобную систему хранения документов: папка – файл; почту; заметки; проекты (различные элементы из разных разделов программы могут быть связаны между собой с удобную и логически обоснованную цепочку, именуемую проектом); запросы – выборка информации по различным параметрам.

Пакет «DocuLive» («живые документы») разработан норвежским отделением фирмы “Siemens” для обслуживания нужд армии. «DocuLive Русский проект» (предназначен для использования на уровне корпораций с числом рабочих мест более 50). Система соответствует требованиям стандарта ИСО 9000 для систем управления.

К типу Group Ware относятся системы, которые предназначены для функционирования в небольшом коллективе (рабочей группе от 5 до 100 человек) и поддерживают корректное совместное использование информации. Элементами Group Ware являются: электронная почта (пересылка текстовых, речевых, факсимильных сообщений, сообщений Интернет, запросов о назначении встреч и т. п.); база документов; коллективный органайзер (например, календарь как стандартный, так и спроектированный самостоятельно).

К системам типа Workflow относятся системы, ориентированные на автоматизацию работы целой корпорации (совместная работа нескольких групп), поддерживающие разделение работ по бизнес-процессам и маршрутизацию работ и документов в сети исполнителей.

Основное отличие Workflow от Group Ware автоматическое обеспечение прохождения документа по цепи исполнителей на основе заранее заданной схемы.

Известно, что работа с документами состоит из двух частей: документирование (составление) проектов документов, их согласование, проверка правильности оформления, подписание или утверждение и регистрация) и организация работы с документами (регистрация, рассмотрение документов руководителем и написание резолюций, контроль исполнения документов, собственно исполнение, группировка документов, использование, передача в архив, уничтожение).

В связи с этим следует отметить Microsoft Office 97/2000, который позволяет реализовать первую часть.

В структуру Microsoft Office 97/2000 , NT , XP включены следующие программы: Word – мощный текстовый редактор; Excel – мощная и лёгкая в обращении программа обработки электронных таблиц, создание диаграмм и графиков, а также баз данных.

Power Point – позволяет создавать красочные презентации, слайды и отдельные документы, а также распечатать их на цветном принтере.

Outlook – настольный органайзер (планировщик заданий, календарь, план работы по часам. Составление расписания рабочего дня и контроль за его выполнением).

Access – СУБД. Обладает огромными возможностями. Очень прост в обращении.

Пакеты «Polyglossum II», «Контекст» включают в себя несколько словарей: учебный, общетехнический, математический, медицинский, по экономике и финансам, по бизнесу и деловой переписке.

В словарной системе предусмотрено 13 словарей. 4 из них – русские (толковый, словарь синонимов, фразеологический и словарь заимствований из других языков), один английский (трудности английского языка), остальные - русско-английские и

одновременно англо-русские. Кроме того, есть словари «Бизнес», а также специализированные – авиационный, медицинский, юридический и словарь технических терминов.

Программа проверок орфографии. Программные продукты «Виртуоз», «Русский филолог», «Пропись», «Орфо».

«Пропись – 4» - универсальная программа русской лингвистической поддержки в среде Windows. «Пропись» включает в себя: модули проверки грамматики и стиля, блоки толкового словаря, поиска и замены слова во всех его формах, модуль статистического анализа текстов, типы обнаруживаемых ошибок, принципы подбора заменяющихся слов и др. Разработка новых и совершенствование старых, хорошо зарекомендовавших себя офисных информационных систем, осуществляется быстрыми темпами. При разработке систем учитываются требования стандартов по делопроизводству, а также специфика сложившейся системы работы с документами в Российской Федерации.

Основные задачи, решаемые этими системами таковы: автоматизация работы с документами; составление документов на основе типовых шаблонов; массовый ввод документов с бумажных носителей; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, их маршрутиризация и контроль прохождения и исполнения; создание единого архива информации; совместная работа с документами всех сотрудников организации, независимо от их местонахождения, содержащимися в базах данных; использование средств календарного планирования при организации деятельности рабочих групп, подготовке совещаний, совместных мероприятий, деловых встреч, разграничению доступа к различным документам для защиты информации в системе; пересылка документов и любой другой информации между сотрудниками организации; связь с внешними почтовыми системами и глобальными сетями.

Разрабатываемые системы позволяют сотрудникам организации оперативно регистрировать корреспонденцию, пересылать документы на рассмотрение или исполнение, пользоваться единой нормативной базой, без особого труда составлять любые документы по шаблонам, оперативно находить необходимую информацию. Руководителям организаций система дает возможность получать целостную картину в ходе подготовки и обработки документов, контролировать их исполнение и исполнение поручений и в итоге повысить управленческую дисциплину.

Гипертекстовая технология WWW – аббревиатура World Wide Web переводится на русский язык как «Всемирная паутина». WWW является одним из самых совершенных инструментов для работы в глобальной мировой сети Интернет. Плодотворность и привлекательность идей, положенных в основу проекта, превратили WWW в систему мирового масштаба, представляющую информацию едва ли ни во всех областях человеческой деятельности и охватывающую примерно 30 млн. пользователей в 83 странах мира. WWW позволяет работать практически со всеми доступными сейчас на ПК видами документов: текстовыми файлами, иллюстрациями, звуковыми и видео роликами и т.д. Кроме того, Интернет представляет уникальные возможности дешевой, надежной и конфиденциальной глобальной связи по всему миру. Это оказалось очень удобным для фирм, имеющих свои филиалы по всему миру, транснациональных корпораций и структур управления. Обычно, использование инфраструктуры Интернет для международной связи обходится значительно дешевле прямой компьютерной связи через спутниковый канал или через телефон.

Электронная почта – самая распространенная услуга сети Интернет. Посылка письма по электронной почте обходится значительно дешевле посылки обычного письма и

во много раз быстрее. В настоящее время без Интернет вряд ли бизнес вряд ли можно построить успешным.

Установив WWW-сервер в организации (и дома), можно решать две задачи: предоставлять информацию внешним потребителям – сведения об организации (фирме), каталоги продуктов и услуг, техническую и научную информацию; представлять своим сотрудникам удобный доступ к внутренним информационным ресурсам организации. Это могут быть последние распоряжения руководства, внутренний телефонный справочник, ответы на часто задаваемые вопросы для пользователей прикладных систем, техническая документация и многое другое.

Для просмотра документов используются специальные просмотрщики, такие как Mosaic, Netscape, Internet Explorer, WWW и другие. Первые два просмотрщика предназначены для использования на графических терминалах.

Самым простым способом создания любого документа является его набивка в текстовом редакторе.

Платой за пользование Интернет является всеобщее снижение информационной безопасности. Безопасность данных является одной из главных проблем во всемирной паутине. База данных, содержащая конфиденциальные сведения, лишь тогда полностью защищена от посягательств, когда она находится на дисках, снятых с компьютера и помещенных в охраняемое место. Как только диск установлен в компьютер и начал использоваться, появляется несколько каналов, по которым злоумышленник в принципе имеет возможность получить без вашего ведома доступ к вашим тайнам. В области информации дилемма безопасности сопряжена с выбором между защищенностью системы и ее открытостью. Система, не обладающая свойством открытости, не может быть использована.