Контрольные вопросы
На какие группы подразделяют документы организаций?
Как присваивают индекс (номер) документу?
Охарактеризуйте « жизненный цикл» документа от его создания до исполнения.
Кем определяется необходимость размножения документа и устанавливается необходимое количество копий?
Охарактеризуйте правила обработки входящих документов.
Какие этапы проходят в организации исходящие документы?
Чем определяется почтовое отправление документов?
Охарактеризуйте «жизненный цикл» внутренних документов организации.
Что включает в себя понятие «ДЕЛО»?
Что такое «Номенклатура дел организации»?
Дайте характеристику индивидуальной, типовой и примерной номенклатурам дел.
Кто участвует в составлении номенклатуры дел?
Что включает в себя предархивная подготовка дел?
Охарактеризуйте правила уничтожения дел.
Охарактеризуйте понятие «коммерческая тайна».
Что такое режим коммерческой тайны?
Охарактеризуйте принципы работы с документами, имеющими гриф «коммерческая тайна».
Охарактеризуйте «электронный документ».
Дайте общую характеристику офисным системам, предназначенным для работы с документами.
Дайте общую характеристику программным продуктам, предназначенным для автоматизации документационного обеспечения управления.
ДЕЛОВАЯ ИГРА «СОЗДАЕМ ВИРТУЛЬНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ = ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ»
Цель деловой игры – освоение практических навыков создания и оформления документов. Суть деловой игры: учреждение виртуального общества с ограниченной ответственностью (ООО) в соответствии с «Положением о регистрации субъектов предпринимательской деятельности. Предприятие (ООО, АО, ЗАО и др.) считается созданным и приобретает статус юридического лица только после государственной регистрации.
Для государственной регистрации в налоговый орган по месту нахождения предприятия необходимо представить следующие документы:
- заявление о регистрации предприятия, составленное по унифицированной форме и подписанное всеми учредителями;
- решение о создании предприятия;
- учредительные документы: устав, учредительный договор;
- документ, подтверждающий оплату не менее 50% размера уставного капитала, указанного в решении о создании предприятия (протокол № 1 собрания учредителей) или в учредительных документах на дату государственной регистрации;
- документ об уплате регистрационного сбора.
Регистрация осуществляется путем присвоения предприятию очередного номера в журнале регистрации поступающих документов, проставлением специальной надписи (штампа) с наименаванием регистрационного органа, номером и датой на первой странице (титульном листе) устава предприятия, скрепленной подписью должностного лица, ответственного за регистрацию.
Деловая игра вовлекает студента, принимающего в ней участие, в коллективный труд с персональной ответственностью. Будучи приближенной к реальным условиям, игра позволяет преодолеть противоречия между условностями обучения и реальными условиями будущей профессиональной деятельности, между коллективным характером труда и индивидуальным характером усвоения знаний каждым студентом.
Предмет игры – составление текстов, эскизное проектирование их оформление, набор, считка, редактирование и печатание основных видов документов на ПК.
Каждый созданный документ регистрируется в соответствии с установленными требованиями.
Этапы и продолжительность игры:
1. Формирование групп учредителей, выявление их предпринимательских интересов и желательных направлений деятельности создаваемого предприятия, выбор его названия и типа собственности.
2. Организация собрания учредителей и учреждение (в ходе собрания) ООО выбранного типа; утверждение его Устава; составление Учредительного договора, распределение ролей игроков и выборы руководителя ( с оформлением Протокола собрания учредителей).
3. Разработка документов в порядке их приоритетности и очередности; установление контактов с органами регистрации и учета предприятий; назначение работников на должности; организация производственно-хозяйственной деятельности ООО; налаживание контактов с клиентами и партнерами по направлениям деятельности. Каждый созданный документ регистрируется в соответствии с требованиями делопроизводства.
4. Формирование готовых документов в папку-скоросшиватель с полным оформлением ее обложки под именем «Дело №1».
7.1. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
ООО – это организационно-правовая форма ведения бизнеса. Оно утверждается одним или несколькими лицами, которые формируют его уставный капитал. Последний разделен на доли, размер которых определяется учредительными документами Общества (ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью № 14-ФЗ от 08.02.98 г.)
Общество может осуществлять любую деятельность, не запрещенную федеральными законами. Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации. Оно создается без ограничения срока, если иное не установлено его Уставом.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный товарный знак и другие средства индивидуализации.
Число участников Общества не должно быть более пятидесяти. Если будет превышен этот предел, то ООО должно преобразоваться в акционерное общество или в производственный кооператив в течение года. Если за это время число участников не уменьшится и преобразования ООО не произойдет, оно подлежит ликвидации в судебном порядке.
Уставный капитал Общества не может быть менее 100 МРОТ (10000 руб. на момент публикации). Верхний предел Законом не установлен.
Уставной капитал может вноситься денежными средствами, ценными бумагами, вещами или имущественными правами, либо иными правами, имеющими денежную оценку. Вклад, вносимый не денежными средствами, должен быть оценен на общем собрании участников, и его решение должно быть единогласным. На момент регистрации ООО необходимо оплатить не менее 50% заявленного уставного капитала (ст. 16 Закона № 14-ФЗ). В течение года уставный капитал должен быть оплачен полностью.
Высшим органом Общества является общее собрание его участников.
Ежедневное управление и оперативное руководство Обществом осуществляет единоличный исполнительный орган - генеральный директор ( директор, президент (ст. 40 Закона № 14-ФЗ). Он избирается на общем собрании участников на срок, определяемый уставом Общества, как из участников, так и не из их числа.
Генеральный директор действует от имени Общества без доверенности, отвечает перед государством за правильную и своевременную уплату налогов, издает приказы о приеме и увольнении сотрудников с работы; его права и обязанности определяются Гражданским и Трудовым кодексами РФ.
В учредительных документах Общества содержится полная информация о нем: название; место нахождения; учредители; виды деятельности; порядок управления и другие сведения, предусмотренные гл. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Основным учредительным документом является Устав, который утверждается общим собранием участников и регистрируется в установленном порядке.
В список учредительных документов входят: Устав; регистрационное свидетельство; учредительный договор (если учредителей несколько); информационное письмо ГМЦ Госкомстата; свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; информационные письма о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде обязательного медицинского страхования, Фонде социального страхования; справка об открытии расчетного счета в банке; протокол общего собрания участников или решение учредителя (если участник один). Все эти документы нужно получить в соответствующих государственных организациях, причем в определенной последовательности и с временными ограничениями между этапами.
В качестве юридического адреса Общества можно использовать домашний адрес учредителя, если он имеет постоянную регистрацию в том населенном пункте, где регистрируется Общество и если последнее является субъектом малого предпринимательства.
В наше время в России практически все коммерческие проекты описываются с помощью бизнес-планов. Они необходимы банкам, промышленным предприятиям, различным коммерческим организациям независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности, индивидуальным предпринимателям, инвесторам.
Бизнес –план – это документ, который определяет стратегию и тактику деятельности организации, включающих в себя также информационно-документационную политику организации в области управления, и составляет основу документационного обеспечения управления (ДОУ) любой коммерческой организации. Правильно разработанный бизнес-план определяет и раскрывает все основные проектируемые направления, основные цели, задачи, функции задуманного действия, и под него проводится финансирование, материальное, кадровое обеспечение и т.д.
Бизнес-план предопределяет варианты развития ситуации (производства; коммерческой деятельности; услуг; реализации товара; что принесет задуманная идея; что необходимо предпринять при благоприятной обстановке – экономической, политической, конкурентной, а также при непредвиденных обстоятельствах).
Бизнес-план обычно составляется на перспективу, примерно на 3 года вперед, при этом для первого года основные показатели дают в месячной разбивке, для второго- поквартально и лишь, начиная с третьего года, ограничиваются годовыми показателями. Многие сейчас, тем не менее, ограничиваются написанием плана на год, поскольку экономическая ситуация очень быстро меняется.
Структура бизнес-плана, предлагаемого Федеральным фондом поддержки малого предпринимательства, включает в себя: Обзорный раздел (резюме); 2. Описание предприятия; 3. Описание продукции (услуг); 4. Анализ рынка; 5. Производственный план; 6. План сбыта; 7. Финансовый план ; 8. Анализ чувствительности проекта; 9. Экологическая и нормативная информация; 10. Приложения.
Поскольку реальный бизнес-план составляется в объеме 30-40 страниц (без приложения) в деловой игре только разрабатывается раздел 7 ( в табличной форме на одной странице).
Этот раздел является ключевым, по нему планируются затраты на реализацию проекта и определяется его эффективность. Он, как правило, включает пункты: объем финансирования проекта по источникам; финансовые результаты реализации инвестиционного проекта; определение эффективности инвестиционного проекта, которая оценивается по показателям срока окупаемости, точки безубыточности и бюджетного эффекта.
Бизнес-план является основой документационного обеспечения управления организации. Отсутствие бизнес-плана означает, что существуют поспешность и непродуманность в принятии управленческих решений, и за этим следует неизбежная расплата – негативные результаты: снижение доходов и прибылей; превышение ранее установленных стоимости, продолжительности и сроков завершения проекта; запаздывание с введением новых технологий; отставание в реализации и практическом использовании результатов научных исследований и опытно-конструкторских разработок; отставание в сроках выпуска новой продукции и услуг на потребительский рынок, со всеми вытекающими из этого последствиями.
В деловой игре оформляются следующие документы: 1. Протокол № 1 собрания учредителей. Здесь же осуществляется выбор названия предприятия. На сайте www.nic.ru можно проверить, что название (или его транслитерация) будущего сайта предприятия свободно; 2. Титульный лист Устава; 3. Выписка из Устава: « Цели и основные направления деятельности предприятия». В поисковой системе «Консультант +» можно найти Устав и Учредительный договор, скопировать эти файлы. Затем в редакторе Word адаптировать Устав и Учредительный договор к своему предприятию; 4. Заявление в регистрационную палату. Бланк заявления также можно найти в «Консультанте +»;
5. Заявление на изготовление круглой печати по форме, установленной предприятием, которое имеет лицензию на этот вид деятельности; 6. Общий бланк предприятия и бланк для писем; 7. Структура предприятия на очередной год; 8. Штатное расписание на очередной год; 9. Бизнес-план на очередной год; 10. Приказ о приеме на работу и назначении на должности; 11. Приказ об основной деятельности предприятия; 12. Заявление в Налоговую инспекцию о постановке
предприятия на учет по форме МНС Российской Федерации; 13. Рекламно-информационное письмо с Исх. №… и ответ: на Ваш №…; 14. Входящее письмо с Вх. №…; 15. Формат «Журнал регистрации исходящей почты»; 16. Формат «Журнал регистрации входящей почты»; 17. Коммерческий договор или договор на выполнение работ; 18. Акт приемки-сдачи работ; 19. Заявка на материально-техническое обеспечение; 20. Открытие счета в банке; 21. Номенклатура дел предприятия; 22. Разработка web-сайта.
Ниже приведены
ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ, ОФОРМЛЯЕМЫХ УЧАСТНИКАМИ ДЕЛОВОЙ ИГРЫ «СОЗДАЕМ ВИРТУАЛЬНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АДЛ ГРУПП»
УТВЕРЖДЕН
СОБРАНИЕМ УЧРЕДИТЕЛЕЙ
Протокол №1 от 15.01.2006 г.
УСТАВ
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АДЛ ГРУПП»
Москва 2006
7
МОСКВА, 2006
