Глава 3. Унифицированное деловое письмо

ПИСЬМО [1. 16] – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный способ обмена информацией. Оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Несмотря на обилие современных средств связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и пр, объем переписки даже в небольшой организации достаточно велик.

Для составления делового письма следует знать требования, предъявляемые к тексту и его оформлению; правила грамматики и синтаксиса русского языка. Всегда следует помнить, что письмо является юридическим документом. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

По фактору адресации письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций). Их также разделяют на внутренние и внешние. Внутренними обмениваются должностные лица одной организации, состоящие в отношениях должностного соподчинения. Такие письма относят к служебным.

Между разными организациями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении к друг другу, происходит обмен официальными письмами. Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые и коммерческие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, содержание которых отражает заключение и выполнение коммерческих сделок, вопросы сбыта и снабжения и имеют правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции.

По функциональному признаку письма можно подразделить на требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение –оферта-, письмо-рекламация, письмо-обращение) и не требующие такового (сопроводительное письмо, письмо-подтверждение, письмо- напоминание, письмо-извещение, письмо-заявление).

Письма делятся на одноаспектные (они посвящены одному вопросу: гарантийное письмо; письмо- приглашение; письмо- благодарность и др.) и многоаспектные (рассматривающие много вопросов: письмо-гарантия, плюс извинение; письмо-извинение, плюс гарантия, плюс просьба и др.)

По структурным признакам деловые письма можно подразделить на стандартные (регламентированные) и нестандартные (нерегламентированные).

Письма также могут быть формальными (написанные в формально-деловом стиле) и неформальные (им соответствует неофициальный стиль).

Деловая переписка - это обмен информацией. Он может преследовать цели передачи информации; передачи указаний, при необходимости – их корректировку и, наконец, сбор, обработку, систематизацию и анализ полученной информации.

Текст письма должен печататься с длиной строки равной 64 печатным знакам (около 17 см.). Обычно строка вмещает 60 - 62 знака (для формата А4), а также тем, что читая текст, как правило, его держат на расстоянии 30 - 35 см. от глаз, и угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30⁰.

Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке для писем

формата А5. Текст печатают через один- полтора интервала. Если это письмо не гарантийное, заголовок опускают.

Поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы (государственных учреждений и организаций, коммерческих фирм, компаний и др.), их следует составлять от имени коллективного субъекта, поскольку унифицированный стиль изложения имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической базой его является компьютеризация.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций вызывают необходимость в унификации делового письма. Для организации, ее структурного подразделения, для должностного лица ГОСТ Р 6.30-2003 установил бланк письма, который может включать в себя один из реквизитов 01, 02 или 03 в зависимости от учредительных документов и реквизиты: 08; 09; 10; 11;12; 13; 14.

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно быть объёмом не более страницы: деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в наименование должности адресата.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем инициалы и фамилия, затем адрес организации.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя а затем почтовый индекс и адрес.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.

Текстовое сокращение Гр. (гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

В переписке с организацией и фирмами других стран слово «господин», «господину» пишутся сокращённо: «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, сформулирован в одной фразе, он пишется перед текстом письма, содержание которого выражается в нём формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками с прописной буквы и начинается от левого поля листа. Если заголовок состоит из двух (желательно не более) строк, то употребляется абзац.

В юридической практике принято писать «по делу».

Отметка о наличии приложения к письму делается, если к письму приложены какие-либо документы. В том случае в левом нижнем углу сразу от левого поля пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЯ», затем помещаются названия прилагаемых документов. Если ПРИЛОЖЕНИЕ является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «Подпись» помещается слева над текстом письма, сразу от левого поля.

Две подписи ставятся в случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в документах по финансово-кредитным вопросам

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

При подготовке проекта делового письма важно выяснить цель этого письма, ибо цель и основные вопросы формулирует перед составителем руководитель.

Основные вопросы следует четко сформулировать и расположить их в последовательности наиболее оптимальной для восприятия. Наиболее важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма. Если они будут получателем решены, то будут решены и другие вопросы, затронутые в письме. Отношение к адресату определяет стилистику изложения письма, характер его этического наполнения. Если адресат более высокопоставленный, более сильный и независимый представитель структур управления, это должно найти отражение в письме. Если адресат менее влиятелен, чем ваша фирма, это также должно найти отражение в письме. Тот, кто готовит письмо, должен решить, какое впечатление следует оставить о вашей организации у адресата. Может быть необходимо убедить его в растущей силе вашей фирмы, ее надежности и перспектив роста и т.п., может быть, наоборот, необходимо сетование на недостаток средств и возможностей по развитию вашей фирмы и др.

С учетом изложенного составляется план письма. Обычно это этическое вступление, знакомство с фирмой, основные вопросы и просьбы, пожелания и заключение. Аргументация в письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной. Деловые письма пишутся в нейтральном тоне изложения, в них недопустима эмоционально-экспрессивная окраска и нелитературные обороты, даже если между сторонами существует серьезная конфликтная ситуация. Украшением делового письма является изысканная этическая его составляющая. Письмо конкретному лицу должно исходить от конкретного лица. Конечно, существует понятие «унификация делового письма», которое затрагивает все его составные элементы: состав информации, язык, стиль, словесные обороты, правила оформления, этикет, знаки пунктуации и в том числе языковые формулы. Большинство документов содержит практически трафаретное содержание, и этого вполне достаточно для быстрого и точного обмена информацией. Но в сложных ситуациях крайне важным оказывается создать письмом нужное впечатление у адресата. Здесь трафаретное письмо не поможет