Глава 1. Документ в системе управления проектами

Постановлением Госстандарта РФ № 65 от 03.03.2003 утвержден и введен в действие ГОСТР 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[1.14] Его требования являются рекомендуемыми на основании Законов Российской Федерации «О стандартизации» № 196-ФЗ от 30.01.2001 и « О техническом регулировании» № 184- ФЗ от 27.12.2002. В соответствии с его названием ГОСТ Р 6.30- 2003 распространяется на организационно- распорядительные документы (ОРД) и относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам и государственных организаций, и хозяйствующих субъектов негосударственных структур [1. 20]. Рекомендательный характер государственного стандарта в отдельно взятой организации должен стать основой для подготовки собственного нормативно-правового акта, в который в качестве обязательных будут вводиться стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.п. Это обеспечит юридическую силу, качественное и своевременное исполнение документов, организацию их оперативного поиска.

Основной акцент в настоящем учебном пособии делается на изучение основ документационного обеспечения управленческой деятельности. Назначение пособия – в сжатой форме сконцентрировать важнейшие требования по работе с документами и дать основные положения, термины и определения изучаемого предмета. Для практического закрепления полученных знаний и приобретения навыков в создании и оформлении документов на ПК в пособии предлагается проведение деловой игры по созданию общества с ограниченной ответственностью. Идея игры заимствована у В.Г. Петелина [3].

Участники игры образуют коллектив учредителей в количестве 3 – 5 человек, устанавливают статус, цели и основные направления деятельности создаваемого ООО, дают ему название, разрабатывают и оформляют комплект типовых документов на ПК и формируют их в «Дело», которое сдается «в архив». Образцы документов приведены в гл. 7 настоящего издания.

1.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯПод информацией обычно понимают сведения об окружающем нас мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемых человеком или специальными устройствами [1. 10].

С точки зрения содержания или области деятельности информация условно может быть отнесена к управленческой, научно-технической, медицинской, сельскохозяйственной и др.[1.20,1. 21].

В настоящей работе рассматривается управленческая документация, используемая организациями, учреждениями и предприятиями (далее организациями) в целях управления проектами и отдельными его этапами.

К управленческой информации предъявляются требования достоверности, оперативности и полноты. Под достоверностью информации понимается степень соответствия ее содержания объективному состоянию вещей и явлений [1. 15].

Оперативность информации должна быть такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние объекта, к которому она относится, не изменилось.

Под полнотой информации понимается ее объем, который должен быть необходимым и достаточным для принятия управленческого решения.

Подавляющая часть используемой информации фиксируется. Ее материальным носителем является документ [1.8].

В русском языке слово ДОКУМЕНТ вошло в Петровскую эпоху [5]. Документами стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость. Тогда же для особо важных документов Петр I ввел в обращение гербовую бумагу - «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять текст документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и др.). При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были введены реквизиты документа и определены их места на формулярах.

Документ – средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Он создается посредством графики, рисунка, фотографии, письма, звуко- и видеозаписи на материальном носителе: на бумаге; фото- и кинопленке; на магнитных (аудио- и видеопленке: гибких и жестких дисках) и оптических носителях (СD и DVD-дисках). Юридическую силу документ приобретает в случаях, когда он создан по установленным правилам [1.10].

В управленческой практике [1.14;1.15] используются преимущественно текстовые (рукописные, машинописные, типографские) документы на бумажной основе

. По персонификации документы классифицируют на служебные и личные (именные)

По назначению различают документы, фиксирующие факты, события и явления (акты, протоколы, отчеты и др.) и как средство передачи информации на расстояние и во времени (письма, факсы, телеграммы и др.).

По содержанию информации, которую они несут, выделяют документы по общим и административным вопросам; документы по функциям управления, включающие вопросы планирования, оперативной деятельности, бухгалтерского учета, финансово-кредитные; по личному составу и т.п.;

По месту составления документы подразделяются на внешние – отправляемые из организации – исходящие, получаемые ею извне – входящие и внутренние (служебные), создаваемые в данной организации и используемые внутри неё.

По количеству вопросов, отраженных в документах, последние классифицируют на простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Первые требуют исполнения в определенный срок. Для вторых срок исполнения не устанавливается.

По видам: типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.

По степени гласности: без ограничения доступа (обычные) и с ограниченным доступом (конфиденциально, для служебного пользования, секретно и др.) [1. 7; 1. 8; 1. 10].

По срокам хранения документы делят на две группы – постоянного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения [1. 17].

Деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий, называется делопроизводством [1.17].

Современное делопроизводство определяется «как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента появления документа до его передачи на хранение в архив или уничтожение. Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Это связано, прежде всего, с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспечением, унификацией терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящейся к делопроизводству, где используется понятие «документационное обеспечение управления», которое, по сути, и является синонимом понятия «делопроизводство». Организация работы с документами требует условий, обеспечивающих создание, движение, поиск и хранение документов.

Совокупность документов, создаваемых в процессе выполнения какой-либо функции управления, составляет систему документации.

Документы, образующиеся в результате деятельности органа управления, справочный аппарат к нему, методы и средства их обработки и использования составляют информационно-поисковые системы. Такие системы находят применение в большинстве аппаратов управления [1. 14].

Основные функции управления – планирование, организация, координация, контроль и др.– свойственны всем, без исключения, органам управления.

Специальные же функции – снабжение, учет, финансирование и пр. – могут в органе управления либо отсутствовать совсем, либо реализоваться частично или полностью.

В результате осуществления общих и специальных функций управления образуется две группы документов

. К первой группе относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности организаций (органов государственного управления, прокуратуры, суда, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений). Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов федерального управления и субъектов РФ, а также подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной (ОРД). Входящие в ОРД документы подразделяют на: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения); справочно-информационные (письма; докладные, служебные и объяснительные записки; справки; протоколы; акты; обзоры; отчеты; стенограммы; списки; перечни и др.).

Вторую группу составляют документы, специфичные для каждой из специальных функций управления, а также для таких областей деятельности, как транспорт, связь, статистика, здравоохранение, военное дело, юриспруденция и др. Для функций бухгалтерского учета: главная книга и журналы; журнальные и мемориальные ордера; оборотные и контрольные ведомости и др. Для технического контроля: технические условия; протоколы и акты испытаний; рекламации и др. Для учреждений высшей школы: учебные планы; программы; зачетные и экзаменационные ведомости и др. Для учреждений здравоохранения: истории болезней; регистрационный талон на прием к врачу; направление на анализ и др. .

Отличительными особенностями специальных делопроизводств является номенклатура и форма документов, правила их обработки, хранения и пр. [1. 20;1. 21].

Приведенная классификация условна. В любом из специальных делопроизводств действуют правила и положения, полностью или частично заимствованные из административного производства. На последнее также оказывает влияние специальное делопроизводство.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, устанавливаемым ГОСТами Российской Федерации, законодательными актами, решениями директивных органов. На остальную документацию (научно-техническую, плановую, бухгалтерскую, статистическую, кадровую и др.) основные положения ГСДОУ распространяются в части, касающейся общих принципов работы с ней и подготовки к сдаче её в архив [1. 6].