2.2.3. Документы оперативной информации. Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относятся: справки, сводки, обзоры, письма, телеграммы, факсы , докладные и объяснительные записки и т. п..

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от таковых, не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может быть принята к сведению или побуждать к действию.

Информационно – справочные документы (письма; докладные и объяснительные записки; сводки; справки; акты; телеграммы; телефонограммы и др.) предназначены для передачи информации от одного адресата к другому или для фиксации каких-либо информационных сведений.

АКТ — это документ, составляемый группой лиц (комиссией), подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо (при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и др.). Акты составляются: при ревизиях и обследованиях; инвентаризации; передаче товарно-материальных ценностей; при смене должностных лиц; при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и др. Акт оформляется, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: 08;10; 14; 18; 20; 22. Как правило, текст акта состоит из введения, констатирующей части и выводов.

Во введении содержится ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки; приводится список фамилий должностных лиц, вошедших в состав

комиссии, с указанием занимаемых ими должностей в организации; распределение обязанностей в комиссии (председатель и члены). Если в комиссии представлены лица, работающие в других организациях, должны быть указаны названия последних.

Констатирующая часть при необходимости может быть разбита на пункты и подпункты, она включает: сроки проведения работы комиссии; её цели и задачи; сущность установленных фактов; методы, которыми велась проверка; результаты проведенной проверки.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца. Они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта, их местонахождении и адреса, куда он направлен.

Подписи располагаются в той же последовательности, как они были указаны во вводной части, но без указания должности.

Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, обязан поставить свою подпись, а свои замечания излагает либо ниже подписей председателя и членов комиссии или на отдельном листе.

Акт обретает юридическую силу после его утверждения (руководителем вышестоящей или данной организации).

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к кому имеются замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — документ, адресованный руководителю данной (или вышестоящей) организации и содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя. Докладные записки по содержанию. можно классифицировать на инициативные, информационные и отчетные.

ИНИЦИАТИВНАЯ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА составляется с целью побудить адресата принять определённое решение и, в силу этого, помимо фактов, на которых она строится, в ней должны содержаться выводы, конкретные предложения и рекомендации.

ИНФОРМАЦИОННАЯ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

ОТЧЕТНАЯ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – информирует о завершении работы или ее этапа, о выполнении распоряжений и т. п.

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Внутренняя докладная записка оформляется на обычном листе бумаги. Она должна включать реквизиты: 08; 10; 11; 15; 18; 22. Подписывает внутреннюю докладную записку её составитель.

ВНЕШНИЕ ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ оформляются на бланке.

Внешняя докладная записка должна содержать реквизиты: 08; 10; 11; 14; 22; 27 . ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА- документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчёта, разработки). Объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Их составляют при возникновении нештатных

ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который её потребовал, должна иметь подпись и дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего, или подтверждающие какие-то фактов. На объяснительные записки распространяются требования краткости и чёткости.

СПРАВКА - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Различают справки служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих и сторонних организаций (органы следствия, прокуратуры, суда, госнадзора и др.). Справки могут составляться и внутри отдельных организаций по запросу руководителя.

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: 08; 09; 10; 14; 18; 20; 22. Справки в вышестоящие организации заверяют оттиском печати (25).

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов, подпунктов.

В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Справки личного характера выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы ,зарплаты, трудового стажа и др. Такая справка должна иметь следующие реквизиты: 08; 09; 10; 11; 12; 20; 22;25.

Контрольные вопросы

1. Какие унифицированные системы документации разработаны и внедрены в РФ?

2. Что такое УСОРД?

3. В каком виде может быть представлен текст документа, входящего в УСОРД?

4. Отметьте, в чем заключаются общие требования к унификации документов?

5. Какой документ предназначен для закрепления и разграничения функций каждого подразделения организации?

6. Каким документом руководствуются железные дороги России?

7. Какими бывают Уставы? Кем и как они утверждаются?

8. Перечислите виды организационных документов.

9. Как оформляются инструкции? Какие реквизиты должны содержать эти документы?

10. К какому виду документов следует отнести Договор?

11. Перечислите виды распорядительных документов. Расскажите, каков общий порядок их оформления?

12. Охарактеризуйте документы оперативной информации.

13. Какие виды докладных записок Вам известны? Как они оформляются?