5.1. Особенности оформления деловых писем за рубежом [11 ; 17. 4]

Реквизиты в письме иностранному партнеру располагают в следующем порядке: 1 -эмблема организации или товарный знак, наименование фирмы (возможно указание рода ее деятельности - «риэлторская фирма», например); 2- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер банковского счета, адреса представительства и филиалов (Yssuer Field); 3 –регистрационный индекс (номер) документа в буквенной или цифровой форме, а также в буквенно-цифровой форме; указание в письме-ответе исходящего номера инициативного письма (Reference Line); 4–дата документа в буквенно-цифровой форме, без добавления «th» к числу (Data); 5–адресат (Attention Line): имя, фамилия получателя; название компании; номер дома, улицы; город, цифровой индекс; страна. (данные адреса располагают построчно с открытой пунктуацией, т.е. без точек и запятых) (The Ynside Address); 6 –вступительное обращение через четыре межстрочных интервала от реквизита 5 (Salution); 7 –заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне) (Subgect Line) ; 8 –текст письма (Body of the Letter); 9 –заключительная формула вежливости. Ее пишут через два межстрочных интервала после текста письма (Complimentary Close) 10 –личная подпись автора письма. Ниже подписи – ее расшифровка. На следующей строке – название должности лица, подписавшего документ (проставляют через пять межстрочных интервалов после реквизита 9) (Signature); 11–отметка о наличии приложений (если они есть) (Enclousure); 12 –отметка о заверении копии и адресов, куда они высланы (CCNotation);

5.2. Оформление делового письма в англоязычных странах[11]

Наиболее распространен при оформлении писем «блоковый стиль» (bloc style), при котором: фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляются в левом углу сверху; фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи; дата оформляется справа; в адресе, а также после заключительной формулы вежливости отсутствует пунктуация; текст печатается от левого поля без отступа, части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.

Расположение реквизитов документа, принятое в зарубежной практике представлены на рис. 3.

Отправитель документа (Yssuer of a document) – это юридическое лицо, выпустившее документ и несущее ответственность за его содержание.

1. БЛАНК ПИСЬМА содержит наименование организации; товарный знак; почтовый и телеграфный адреса; номера телефона, телекса и телефакса. Под названием организации может быть указан род деятельности и ее правовая форма: - «Ltd» (Limited) – компания с ограниченной ответственностью; «Ync» (Yncorporated) - корпорация; «SiCo» - товарищество между двумя людьми или большем их количестве. Если это семейный концерн, то добавляются слова «Son», «Sons», «Brade», «Brades». Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это может означать, что речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет.

2. ССЫЛКА НА ДАННЫЕ ПОЛУЧАТЕЛЯ И ОТПРАВИТЕЛЯ включают: инициалы составителя и оформителя письма; буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письма, кодекс дела.

3. ИСО рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат в последовательности: год, месяц, день месяца.

4. ПОЧТОВЫЙ АДРЕС должен быть написан компактно. Прописными буквами пишут название местности, учреждения, осуществляющего доставку, из страны назначения. Количество строк в почтовом адресе, согласно рекомендациям Всемирного почтового союза, ограничено шестью.

Почтовый адрес юридического лица включает элементы: название организации; ее деятельность; подразделение

организация; пункт доставки; почтовый код, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку; название учреждения или провинции или страны.

Если письмо адресовано организации, сначала указывают её название, затем почтовый адрес. Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывают его фамилию, должность, сторокой ниже – названеие фирмы, затем почтовый адрес.

Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят Mr (Mister-господин). В Великобритании нередко употребляется Esg (эсквайр), стоящее после фамилии. Перед фамилией следует указывать имя или инициалы.

Если адресат- женщина, следует указывать перед фамилией Mrs (Mistress-госпожа) или Miss, если женщина не замужем.

5. Указание на конкретное лицо используют при отсутствии фамилии получателя в адресате. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывают название должности или подразделения фирмы, которая непосредственно перед адресом и выделяетсы либо шрифтом, либо разрядкой, либо подчёркиванием.

6. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формул неотъемлемую часть этикета делового письма:

• к организации в целом: Dear Sirs- уважаемые господа;

• к мужчине, если неизвестно его имя: Sear Sir-уважаемый господин;

• к женщине, если неизвестно её имя: Dear Madam- уважаемая госпожа;

• к человеку , который хорошо известен или к другу: Dear Gohn- дорогой Джон.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

7. Заголовок к тексту- общее содержание письма- в Англоязычных странах нередко опускается. Если же его указывают, то размещают перед основным текстом на отдельной строке и всегда выделяют. Нередко в переписке по юридическим вопросам в Великобритании и США в заголовке помещают «Re»: - сокращённое латинское выражение «in re» - относительно по делу, касательно по вопросу.

8. Текст большинства писем состоит из трёх частей : в начале текста говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о подробностях (деталях); в завершающей части делаются выводы, извещается о планах на будущее и пр. В конце письма пишется заключительная фраза вежливости, которая носит стереотипный характер: your prompt reply be appreciated- мы были бы благодарны за ваш скорый ответ; please accept thanks in advance- заранее примите нашу благодарность; with my personal regards and good wishes- примите мои наилучшие пожелания.

9. Заключительная формула вежливости размещается непосредственно под текстом письма справа: Yours faithfulle; Yours trule; Yours very truly – Искренне Ваш; С уважением; Наилучшие пожелания.

10. Подпись обычно помещают под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, указывается под личной подписью, а затем указывается должность.

11. Отметка о наличии приложений размещается в левом нижнем углу документа под подписью отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enc (Enclosure), если приложение одно или Encl (Enclosures) – если их несколько. Здесь же могут быть названы документы - приложения.

12. Специальная отметка о копиях письма проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение с.с. (копировальные копии), затем указывают фамилии иц и название организаций, которым высланы копии.

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания- P.S.- постскриптум, что делает возможным оперативно сообщать о событиях, произошедших после подписания письма. В конце приписки ещё раз оформляется подпись.

Для оформления второго и последующих листов документа в зарубежных организациях может использоваться специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу в 10 мм от верхнего края названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова: «Continuation Sheet No» («Лист для продолжения письма №»).

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы номеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но исключая последнюю, пишется: «Continued» («продолжение») или сокращенное «Con’d», «Cond».

Рисунок 3. Формуляр делового письма, принятого в зарубежной практике