3.1. Некоторые виды писем

ПИСЬМА-ПРОСЬБЫ могут излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляется существительное с собирательным значением («Администрация просит...») от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА обычно оформляются на бланке формата А5:… направляем заявку на…;… высылаем наложенным платежом…;… представляю на возвращаем проект… на… стр. со следующими замечаниями;… утверждение проект письма;… направляем протоколы испытаний;… в соответствии с нашей договоренностью.

ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора: «…данное письмо следует считать неотъемлемой частью договора… ПРИЛОЖЕНИЕ: договор № ___ от __ на __ л. в __ экз»; «Возвращаем подписанный и заверенный нами договор № ___ от __, а также дополнительное соглашение на.. .листах в…экз., которое просим считать неотъемлемой частью договора».

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ. Направляется чаще всего тогда, когда не удается с помощью других средств связи (телефон, договорённость, и т.п.) получить необходимый ответ. Ключевым словом в таком письме является «Напомнить».Пометка «вторично», помещённая на поле письма, уже подчёркивает факт напоминания. В этом случае дословно повторяется текст первого письма.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА. Для информационного письма иногда достаточна подпись референта или секретаря, однако, принято что информационные письма подписывает руководитель организации . Нередко информационное письмо является пропагандой деятельности отдельных организаций. Помимо рассмотренных выше бывают еще ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА, ПИСЬМА-ПРИГЛАШЕНИЯ, ПИСЬМА-ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ, ПИСЬМА-ПОДТВЕРЖДЕНИЯ, РЕКЛАМНЫЕ, ПОЗДРАВИТЕЛЬНЫЕ, ПИСЬМА-ИЗВЕЩЕНИЯ, АРБИТРАЖНЫЕ ПИСЬМА, МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА,ПИСЬМА, ВЫРАЖАЮЩИЕ СОБОЛЕЗНОВАНИЯ и др. Они могут адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату.

Текст письма, как правило, составляют по схеме: введение (мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждения и др. факты, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопросов; содержащихся в письме); заключение (выводы, решения). В отдельных случаях письма могут содержать только одну заключительную часть текста.

К тексту письма предъявляются требования: ясности, чёткости, краткости изложения, так как цель направления писем сводится, в основном, к побудительным мотивам. Тон письма должен быть нейтральным.

Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и др. можно выразить деепричастными оборотами: «Тщательно рассмотрев Ваше предложение…»; «Детально ознакомившись в Вашим проектом…»,; «Внимательно изучив Ваши замечания…».

Нейтральность тона может быть достигнута также использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «Учитывая высказанные замечания…», «Считая принципиальным положение…», «Рассмотрев предложенный ассортимент…».

Письма в настоящее время пересылают по почте, по телеграфу, с помощью аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей и др.

ТЕЛЕГРАММА (телетайпограмма) – обобщённое название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Эти способы передачи документов используют, когда необходима более быстрая, чем почтовая доставка. Установлены следующие категории телеграмм: вне категории; внеочередная; правительственная; пресса; международная; срочная; обыкновенная; сроки доставки телеграммы зависят от её вида: с уведомлением о вручении; с доставкой почтой; с доставкой в срок, указанный отправителем; с оплаченным ответом; письмо – телеграмма; и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде; телеграфный

адрес получателя; текст; регистрационный индекс (номер); почтовый адрес

организации-отправителя (автора документа); подпись должностного лица, от имени которого передаётся текст; печать; дата.

Категория и вид телеграммы указывается ее составителем перед адресом.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Цифры и числа пишутся словами.

Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста (ТЧК – точка; ЗПТ – запятая; ДВТЧ – двоеточие; КВЧ – кавычки; СКБ – скобки; НР – номер).

ТЕЛЕКС (-ная связь) отличается от телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной по сравнению с ней. Для передачи телексов используется аппаратура, которая устанавливается в организации – пользователя.

Текст телекса излагается кратко и сжато, как в телеграмме, но здесь употребляются точки и запятые.

ТЕЛЕФОНОГРАММА – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию, в связи с особым способом передачи текста (передаётся устно по телефонным каналам связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений (о совещаниях, заседаниях, собраниях и в др. случаях…)

Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Оформляются телефонограммы на чистых листах бумаги или на бланках (свыше 200 тыс. в год). Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты ТФГ: название учреждения – автора документа; должность; фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона: наименование организации – получателя.; должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму № __ от « » __, номер его телефона; дата и номер телефонограммы; текст (до 50 слов); наименование должностного лица, подписавшего документ; подпись; фамилия и инициалы.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с её содержанием всех должностных лиц, для которых она предназначена.

ТЕЛЕФАКС (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического), переданного по каналам факсимильной связи. Юридическая сила документа может подтверждаться электронной цифровой подписью и программно-техническими средствами Госкомсвязи РФ, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

Контрольные вопросы

1. Что следует знать при оформлении делового письма?

2. Каким требованиям должны отвечать письма, имея в виду юридическую сторону

вопроса?

2. Что включает в себя понятие служебного и официального писем?

3. Охарактеризуйте деловое письмо по функциональному и структурному признакам.

4. Дайте общую характеристику деловому письму.

5. Что должен отражать заголовок к тексту письма?

6. Когда в деловом письме делается отметка о приложениях и как она оформляется?

7. Какое письмо составляется при направлении приложения, являющегося самостоятельным документом?

8. Как оформляется реквизит «ПОДПИСЬ» при подписании документа несколькими должностными лицами?

9. По какому плану должно составляться деловое письмо?

10. Все ли письма, отправляемые адресату, требуют ответа?

11. Какие требования предъявляются к тексту письма?

12. Чем достигается нейтральность тона письма?

13. Перечислите категории телеграмм.

14. Чем отличается текст телеграммы от текста письма?

15. В каких случаях способом передачи текста выбирается телефонограмма?