4.1. Особенности языка и стиля служебных документов

Сфера официально-деловых отношений возникает между организациями и внутри них; между государствами и физическими лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Различают собственно официально-деловой (канцелярский) стиль; юридический стиль – язык законов и указов с характерным для него стремлением к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность; дипломатический стиль, ориентированный на формулировании позиций сторон в достижении договоренности при особо «этикетной» природе дипломатических формул.

Официально-деловой стиль можно подразделить на: деловой; официально-документальный; официально-канцелярский; официально-риторический; судебный и канцелярский. Для текстов в официально-деловом стиле характерна общая регламентация формы документов; ограничение разнообразия языка, его идеоматичность; употребление предложений с большим числом слов и однородных членов, а также распространенных предложений; использование страдательных конструкций; соблюдение четких логических и смысловых связей между предложениями; определенные способы словоизменения.

Рассмотрим некоторые лексические и грамматические трудности, которые могут возникнуть при составлении и редактировании официальных текстов документов [17.1 … 17. 9].

ЛЕКСИКА. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «словарю сочетаемости слов русского языка», под ред. П. Н. Данилова и В. В. Морковкина, выпущенного в Москве в 1983 г, а также по [17. 8; 17. 9].

ТЕРМИНОЛОГИЯ (специальная лексика) обладает отличительным свойством – наличием единственного и чёткого значения. Если составитель документа приводит термины, которые могут быть непонятны адресату, то следует дать их расшифровку и, для однозначного толкования последней, следует воспользоваться толковым или терминологическим словарями, словарём иностранных слов или специальными словарями и, наконец, проконсультироваться с профессионалами, юристами [17. 5].

ИНОСТРАННЫЕ СЛОВА следует применять, когда это диктуется необходимостью в случаях, если они имеют оттенки значения, которые важны для текста и отсутствуют у исконно русского слова, имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес. Однако, следует удостовериться в том, что их значение вполне понятно и автору документа, и адресату [17. 4].

ИЗБЫТОЧНОСТЬ (плеоназм – греч. ploonasmos). Приведём примеры: форсировать строительство ускоренными темпами (фр. forcer – ускорять темп деятельности); в феврале месяце (февраль может быть только месяцем); прейскурант цен (нем. дословно – перечень цен); главная суть («суть» - это и есть главное).

С другой стороны словосочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение» и др. стали нормативными сочетаниями [17. 6]. ПОВТОР ОДНОКОРЕННЫХ СЛОВ в пределах одного словосочетания (тавтология – греч. tauto – тот же, logos – слово). Например: польза от использования (польза от применения); адресовать в адрес (следовало бы направить в адрес); масло масляное... ПОДМЕНА СЛОВА «БРАТОМ – БЛИЗНЕЦОМ» - паронимы – родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению (греч. para – возле, при; onyma – имя):

оплатить – заплатить: оплатить чего-либо (слово «оплатить» требует прямого дополнения); заплатить за что -нибудь («заплатить» - требует косвенного дополнения); Командированный – командировочный. Командированный – тот, кого командировали; Командировочный – имеет значение «относящийся к командировке», например, командировочное предписание [17. 7].

ОРФОГРАФИЯ [17. 8]. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы. С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имён лиц, животных, мифологических существ и др. при помощи суффиксов –ов (-ев) или –ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на –ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения, Плехановские чтения…

ГЕОГРАФИЧЕСКИЕ НАЗВАНИЯ. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северный Ледовитый океан; Союз независимых государств; Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Москва, город Санкт-Петербург). Но в названиях улиц: «чистые пруды», «кузнецкий мост»; «красные ворота»; «сущёвский вал», «каретный ряд» – они пишутся со строчной буквы, т. к. исторически имели прямое значение.

Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: «Рио-Колорадо» (Рио-река); «Сьерра-Невада» (Сьерра – горная цепь); «Йошкар-Ола» (Ола-гора). Однако, иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит) пишутся со строчной буквы.

Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: «острова Королевы Шарлоты»; «мост Лейтенанта Шмидта».

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) отдельные слова – со строчной: «Нидерландское королевство», «Великое герцогство Люксембург», «Соединённое королевство».

В названиях российских территориально-административных преобразований слова: край; область; национальный округ; район пишутся со строчной буквы.

В названиях организаций, все слова пишутся с прописной буквы. В названиях высших правительственных, важнейших международных организаций: «Администрация Президента Российской Федерации»; «Организация Объединённых наций».

В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы: «Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации». С прописной буквы может быть написано первым слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название: «Государственная Третьяковская галерея»; «Центральный Дом журналиста».

НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТЕЙ И ЗВАНИЙ. С прописной буквы пишутся наименование высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие – со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации.

СЛОВООБРАЗОВАНИЕ [17. 6]. В современном русском языке одним их самых активных является способ образования слов – их сокращение – аббревиатура (от итал. abbreviatura). Они могут состоять: из слогов («стройтрест»); начальных звуков слов, входящих в словосочетание или их начальных букв («ВВЦ – Всероссийский выставочный центр»; «ВВС – Военно-воздушные силы»; « МВД – Министерство внутренних дел» и др.).

Целесообразность введения аббревиатур позволяет: экономить место; избегать громоздких словосочетаний и словесных повторений. Однако, если они не стандартизованы, у адресата могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Скопление большого числа аббревиатур делает текст «тяжелым», громоздким, осложняет восприятие.

От, собственно, аббревиатур надо отличать графические сокращения. В русском языке стандартизованы следующие сокращения: почтовые сокращения слов, обозначающих населённые пункты (область - обл., район - р-н, город - г., село - с., деревня - д., поселок - пос.); названия месяцев (янв., февр., м., а., мй., ин., ию., авг., сент., окт., дек.); телеграфные сокращения: точка - тчк., запятая - зпт., двоеточие - двт…; условные обозначения величин и единиц измерения (метр - м; миллиметр - мм; килограмм - кг; грамм - г; центнер - ц; тонна - т; гектар - га); сокращения, принятые в учётно-отчётный документации (квитанция № - квит. №, - накладная № - накл N, расчетный счет № - расч-сч №); текстовые сокращения (так далее - т. д., тому подобное - т. п., например - напр., прочее - пр., другое - др.); наименование должностей, званий, степеней (прапорщик - прап.; член-корреспондент - чл.-корр.; доктор технических наук - д. т. н.; кандидат философских наук – к.ф.н.; старший научный сотрудник с. н. с.; заведующий - зав.; заместитель - зам; исполняющий обязанности - и. о.; помощник - пом); обращение (господин - г-н, товарищ - тов. ) и некоторые другие.

ПРАВИЛА ГРАФИЧЕСКОГО СОКРАЩЕНИЯ СЛОВ [17. 7] сводятся в основном, к принципу: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. Желательно отбрасывать максимальное количество букв, по не настолько, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше «Фундам.», чем «Фундаментал.»; «Социал.», чем «Соц.», поскольку «Соц.» может быть понят и как «социальный» и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы допускается в случае, если оно является общепринятым (год – г, город – г, село – с, секунда – с и др.). Сокращение не может заканчиваться на: гласную «и» при сокращении сохраняется следующая за ней согласная: «край…», «калийн.», «учен.», «маслян.»; мягкий знак отбрасывается «сел.»; удвоенная согласная не сохраняется, остаётся одна буква: «метал.» (в слове металлический).

В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сохраняют каждую часть слова: «проф.-тех.» (профессионально-технический). В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают только вторую часть слова: «лесохоз.» (лесохозяйство).

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Условные обозначения физических, химических, математических величин должны точно соответствовать государственным стандартам.

ПРАВИЛО АББРЕВИАЦИИ. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым – разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания. Сокращения – названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия – пишутся с прописной буквы.

Если в марках изделия буквенные обозначения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: «двигатель УЗАМ-331»

Слово «год» после дат сокращают до одной буквы «г.» или до двух – во множественном числе: «В 2000 – 2006 г.г.». Цифровое обозначение учебного или финансового года пишется через наклонную черту. Слово «год» употребляется в единственном числе: В 2005/2006 учебном году; «Рубль» сокращается до «Руб.».

ПРАВИЛО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СОКРАЩЕНИЙ И АББРЕВИАТУР

При адресовании писем следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа. Форма PS. (от лат. post scriptum – после написанного) – приписка, которая располагается в конце письма после подписи и начинается с красной строки. Постскриптум дает возможность оперативно сообщить нужную информацию без составления нового письма. Сообщение – постскриптум предваряется пометкой П. С. или P. s. или P. S., которая может быть написана от руки. Она заверяется личной подписью и имеет указание на дату и время, когда была сделана.

В исключительных случаях допустим постпостскриптум. Это повторная приписка к основному тексту делового письма. Постпосткриптум включает сокращение – «P.Р.S.», приписку к основному тексту и личную подпись. Располагают постпостскриптум на один интервал ниже подписи к подскриптуму.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ГРАМАТИЧЕСКОГО РОДА АББРЕВИАТУР.

Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ – существительное мужского рода, поскольку в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр». Буквенные аббревиатуры не склоняются!

ГРАМАТИКА (МОРФОЛОГИЯ) [17. 6; 17. 7]

Автор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму.

Столкнувшись с трудностями при использовании сложно-составных наименований, нужно избрать определённую последовательность действий: установить, сколько частей слова склоняется; если склоняются обе части, то определить грамматический род по первому слову (платье – костюм); если склоняется только вторая часть, грамматический род определяется только по второму слову (кафе – мороженое).

Однако, эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Наиболее верный способ ответить на эти вопросы – обратиться к словарю. Правда, толковый словарь может помочь не во всех случаях, поскольку значительная часть слов возникла недавно и не успела попасть в словари.

СКЛОНЕНИЕ ЧИСЛИТЕЛЬНЫХ [17. 8]

В большинстве случаев количественные числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного): «Недостаёт четырёх книг»; «Изложить на двухстах страницах».

В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»: «с двумястами рублями – с двумястами рублей». Во втором случае числительное управляет существительным. Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: «Расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей». В составных числительных склоняются все части: «Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами» При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку числовых обозначений: «На завод было доставлено до 850 т. (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома».

ГРАММАТИКА (СИНТАКСИС) [17. 6 ;17. 8]

Умение соединить между собой слова, строить словосочетания и предложения, сделает текст понятным и убедительным. Чёткость и последовательность изменения материала, сочетания полноты и краткости текста – важнейшие особенности официально-делового стиля. Стремиться к лаконичности надо, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой задачей помогут языковые правила, выработанные с целью сделать русскую речь динамичной, ясной и выразительной.

ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ, СТРАДАТЕЛЬНЫЙ, БЕЗЛИЧНЫЙ ОБОРОТ [17. 8]

Пассивные и страдательные обороты давно стали одной из характернейших примет делового стиля. Выбор пассивной формы придаёт тексту большую официальность. Подчёркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвёл. Такая установка пишущего ещё более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложение рассматривается…». Не стоит злоупотреблять пассивом: чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нём разобраться. Безличные конструкции как будто снимают ответственность с подписанта документа. Всё, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится…», «Проблемы решаются…», «Вам было предложено…», «С 1 января запрещается…». Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива, однако, он должен занять в тексте подобающее ему скромное место.

РАСЩЕПЛЕННОЕ СКАЗУЕМОЕ [17. 8]

Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, осмотреть, осматривать, участвовать и т. д.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, производить осмотр, вести борьбу и т. д.). Использование расщеплённого сказуемого обосновано, если позволяет подчеркнуть официальный характер действия. Так «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» - только специалист.

Прежде чем воспользоваться расщепленным сказуемым, надо убедиться в том, что это действительно необходимо, т. е. глагол, взятый сам по себе, не передаёт того содержания, которое автор текста намеревается довести до адресата.

ПОРЯДОК СЛОВ [17. 8] Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Это свойства русского синтаксиса несомненно требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. В письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив её в конец предложения – в актуализированную позицию.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДЕЕПРИЧАСТНЫХ ОБОРОТОВ [17. 8]

Часть речи, вызывающая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение. Деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее ( названо действующее лицо).

НАНИЗОВАНИЕ КОСВЕННЫХ ПАДЕЖЕЙ [17. 7; 17. 8]

Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремление автора изъясняться как можно более официально, когда он избегает глаголов, заменяя их глагольными существительными (длинные цепи существительных в косвенных падежах (чаще всего в родительном) – одна из ярких и весьма неприятных примет делового стиля).

Следует безжалостно вычёркивать цепочки существительных в косвенных падежах, заменяя тяжеловесные и невразумительные конструкции глаголами, меняя тем самым структуру предложения, например, фразу «…Для выполнения требования повышения качества образования…» следовало бы преобразовать в правильную : «Чтобы повысить качество образования…».

СТРУКТУРА СЛОЖНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ [17. 8]

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных и сложноподчинённых предложений, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, другая – придаточной (зависимой). Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать «безглагольность». Именно недостаток глаголов ведёт к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает текст тяжеловесным, осложняет его понимание. В официальном документе неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля – сложное предложение, состоящее из двух частей. При использовании сложноподчинённых предложений важно следить за тем, чтобы придаточная часть, относящаяся к отдельному слову, сочеталась с ним лексически.

КОМПОЗИЦИЯ ДОКУМЕНТА [17. 6; 17. 9]

Композиция (от лат. compositio) – это построение, организация текста. Внешний вид официального документа исключительно важен. Нет ничего страшнее «слепого» текста без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов, графических выделений, и т. д.) эти «средства» могут сделать читаемым самый сложный текст.

Текст должен содержать: целесообразное количество информации. Следует структурировать текст, в соответствии с его содержанием. Подготовка документа требует от автора высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

РЕДАКТОРСКАЯ ПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [17. 9]

Редактирование (проверка и исправление текста). Неграмотный или неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации – отправителя, ставит под сомнение квалификацию автора. Поэтому необходимо провести проверку и исправить текст, то-есть отредактировать. Правка может быть стилистической (не затрагивающей содержания) и смысловой.

При стилистической правке от редактора требуется безупречная грамотность, тонкое чувство слова. При смысловой правке необходимо основательное знание существа вопроса, владения фактическим материалом. Проверка и исправление текста включает в себя: восприятие; проверку фактического материала; выявление композиционных недочётов; выявление стилистических ошибок и погрешностей; выявление орфографических и пунктуационных ошибок; допустимую степень вмешательства в текст.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Иногда приходится

действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Однако, в ряде текстов насыщенных терминологией, приходится, к сожалению, делать исключения и сохранить словесные повторы для точности смысла. Если приходится сохранять повторы, надо думать о других путях «облегчения» текста. В частности, длинные, громоздкие и сложные предложения лучше превратить в несколько простых.

ПРАВКА-ВЫЧИТКА складывается из исправления орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток и максимально близка к корректорской работе;

ПРАВКА-СОКРАЩЕНИЕ является необходимой в случаях, когда документ нужно сделать короче, и когда текст содержит повторы и общие места. Следует устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции.

ПРАВКА-ОБРАБОТКА решает задачу улучшения стиля документа в целом. Оптимальный документ имеет оптимальный объем, строится по законам логики, соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официального делового стиля, не содержит фактических ошибок и опечаток и с точки зрения орфографии и пунктуации идеален.