2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

   1. Организационные документы

ПОЛОЖЕНИЕ – это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (например, общее положение о министерствах) или одного органа (например, положение о ГИБДД ) и др.

Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положения бывают типовыми (для системы учреждений и предприятий) и индивидуальными. Часто индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. В организации должны быть положения о каждом структурном подразделении.

Положения оформляются на общем бланке. Его подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (руководители структурных подразделений или их заместители) и утверждаются руководителями организации. В формуляр-образец положения входят реквизиты: 08; 10; 11; 14; 16; 18; 20; 22; 23.

УСТАВ – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав – это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её задачи, порядок работы.

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Например, Устав Железных Дорог России, Ветеринарный Устав Российской Федерации и др.

Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или органами власти (Администраций субъектов РФ).

Уставы общественных организаций принимаются и утверждаются на съездах этих организаций. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.

Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части I Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав является обязательным документом. Его содержание должно включать: наименование организации; ее вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (уставный капитал, выпуск и распределение акций и т. п.), распределения прибыли, реорганизации и прекращения ее деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура) и др. ПОЛОЖЕНИЯ и УСТАВЫ являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяется учреждениями-разработчиками.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ – это документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Документ содержится в УСОРД. Он оформляется на общем бланке и, в зависимости от учредительных документов организации, имеет реквизиты: 01 или 02, или 03; 07; 08; 10; 11; 14; 16; 20; 22; 25. Текст документа составляется в виде таблицы. Подписывается начальником отдела кадров и главным (старшим) бухгалтером. Утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – это документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Штатное расписание содержится в УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации с реквизитами: 07; 08; 10; 11; 14; 16; 18; 20;22; 25. Он составляется в виде таблицы, в графах которой указывают наименование должностей; количество штатных единиц; размер должностного оклада; надбавки (персональные и прочие); месячный фонд заработной платы; примечания. Штатное расписание подписывается начальником отдела кадров, визируется главным бухгалтером, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

ИНСТРУКЦИЯ – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организации, ее структурных подразделений и служб, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов; распорядительных документов; по заполнению и ведению форм документов (бухгалтерских, отчётных, учётных) и др..

ТИПОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений. Правила, регламенты и подобные документы также относят к инструкциям.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: 08; 10; 11; 14; 16; 18; 20; 22; 25.

Заголовок должен чётко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которых распространяется инструкция. Например, должностная инструкция инженера исследовательского сектора, лаборанта, секретаря-референта и др.

Как правило, первый раздел инструкции носит название «Общие положения». В нём указываются цели издания; область распространения; порядок и обязательность использования; правовые, распорядительные или нормативные акты, послужившие основой для разработки инструкции. В общих положениях оговариваются сроки введения инструкции в действие.

Инструкция состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Стиль изложения инструкции- распорядительный: «…устанавливается…», «…запрещается…», «…не допускается…». Изложение ведется от третьего лица единственного (множественного) числа.

Инструкцию подписывает руководитель подразделения, которое её разработало. На первой странице инструкции оформляется гриф утверждения или ссылка на учредительный документ, его номер и дату. Утверждающая подпись руководителя организации заверяется оттиском печати. Инструкция может также утверждаться специальным распорядительным актом. В инструкции может содержаться информация о том, что она является приложением к определенному распорядительному документу.

ДОГОВОР – правовой многофункциональный документ, регулирующий

хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между: гражданами; гражданами и организациями; организациями.

Законом установлено, что договоры составляются при: документировании сделок купли-продажи; оформлении отношений аренды, поручительства; поставки продукции; ценообразования; распределения прибыли; оформления взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий.

Содержание договора, как правило, включает: наименование организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора содержится в разделе о взаимных обязательствах сторон, где необходимо по возможности полно, чётко и однозначно регламентировать взаимоотношение сторон, отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи (с указанием должности, ФИО) представителей договаривающихся сторон (22), их юридические адреса (15), указание на количество экземпляров договора, оттисков печатей сторон (25), регистрационные номера (12).

В договоре могут быть оговорены права владения, распоряжения, пользования имуществом (например, землей, основными фондами и др.); положения об обеспечении экономической безопасности порядок разрешения споров, а также обязательные при осуществлении той или иной деятельности, условия возмещения возможных убытков, причиненного вреда.