Контрольные вопросы

1.Раскройте все реквизиты служебных документов согласно

ГОСТ Р 6.30-2003.

2.Как располагают реквизиты на документах?

3.Какие виды бланков установлены ГОСТ Р 6.30-2003?

4.Как классифицируют документы, входящие в ОРД?

5.Какие бланки документов и размеры полей на них установлены ГОСТ Р 6.30-2003?

6.Можно ли в документе использовать оборотную сторону листа?

7.Должен ли в многостраничных документах проставляться номер страниц и как?

8. Можно ли документы писать от руки?

9.Расшифруйте аббревиатуры ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

10. Какую информацию следует включать в справочные данные об организации- авторе

документа?

11. Можно ли на документах не указывать ОКПО ?

Глава 2. Унифицированные системы документации (усд)

УСД [1. 14] содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В Российской Федерации разработаны УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ:

1. – плановой документации; 2. – отчетно-статистической;3. – первичной учетной документации; 4. – финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 5. – расчетно-денежной документации; 6. – организационно-распорядительной документации; 7. – документации по ценообразованию; 8. – документации по материально-техническому снабжению и сбыту; 9. – документации по торговле; 10. -документации по внешней торговле; 11-проектной документации для строительства; 12. – документации по изобретениям и открытиям; 13. – документации по социальному обеспечению; 14. – документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов); 15. – документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла; 16. – документации по бытовому обслуживанию населения.

2.1. Унифицированная система организационно- распорядительной документации (усорд) [1.14]

УСОРД – устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления. Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления (государственных стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и др., правил и рекомендаций Федеральных органов власти, положений (уставов) организаций и т.п.). Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде: трафарета; анкет; таблиц и соединения этих форм в любой последовательности.

ТРАФАРЕТ- заранее отпечатанный текст с постоянной информацией с пропусками для заполнения их переменной информацией. Последняя характеризует конкретную ситуацию, отражаемую трафаретным документом. В компьютерных программах трафаретные формы документов носят название «шаблон» («template»).

Унифицированные формы документов, как правило, разрабатываются организацией, возглавляющей отрасль. Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом РФ.

АНКЕТА – форма представления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете является обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Постоянная информация представлена в виде наименований показателей, предусматривающих однозначные ответы, представляющих собой переменную информацию.

При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, в которых опорным словом является имя существительное, например, «структурное подразделение».

АНКЕТНЫЕ ТЕКСТЫ применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации. Анкетирование является одним из основных методов социологических и маркетинговых исследований.

ТАБЛИЦА позволяет представить информацию в каноничном виде. Она содержит перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему

и расположенных по графам. Требования к построению и оформлению таблиц на все унифицированные системы документации, включая и организационно-распорядительные, содержатся в ГОСТ Р 1.5- 92, устанавливающему правила построения стандартов.