Контрольные вопросы

1.Дайте общую характеристику стандартам ИСО.

2.Охарактеризуйте в общих чертах стандарт ИСО 15489:2001 «Информация и документация – управление документацией».

3. Поскольку международный стандарт ИСО 15489:2001 не является действующим нормативным документом в РФ, следует ли учитывать его рекомендации при работе с документами?

4. Есть ли отличия в реквизитах отечественного стандарта и стандартах ИСО?

5. Какой стиль распространен при оформлении деловых писем в англоязычных странах?

6. Есть ли отличия в практическом оформлении деловых писем на французском языке от рекомендаций, содержащихся в международных стандартах?

7. Отличается ли по количеству реквизитов деловое письмо, составленное на немецком языке от рекомендаций международного стандарта и других стран западного мира?

Глава 6. Организация работы с документами

Документы подразделяют на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие (поступившие в организацию), исходящие (оправляемые из организации) и внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы). Не все входящие документы подлежат регистрации - организация сама определяет их перечень. Как правило, не регистрируются поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах, рекламные материалы и др. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Порядковый регистрационный №1 присваивается документу в первый рабочий день января. Последний номер - в последний час последнего рабочего дня декабря. Для регистрации документов используются журналы и карточки. Журналы более целесообразно использовать в организациях с небольшим объемом документооборота (до 1000 единиц в год). Как правило, журналы (карточки) включают следующие графы: номер (индекс) документа и его автор; краткое содержание документа (заголовок); исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении документа; номер дела, в которое помещен документ после его исполнения и снятия с контроля. Все листы журналов нумеруются (в правом верхнем углу) черным простым карандашом. Журнал прошивается суровой ниткой, концы которой заклеиваются бумагой ( или заливаются сургучем) , на которую ставится оттиск печати и заверительная надпись и подпись о количестве прошитых и пронумерованных листов. Для регистрации документов на ПК можно использовать такие же графы. Организация документооборота должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов [8, 9, 10].

ВХОДЯЩИЕ документы в день их поступления предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. Вскрываются все конверты кроме корреспонденции с пометкой «лично». Конверты уничтожаются, если на них нет пометок «Конфиденциально», «срочно», и если адрес отправителя, дата отправления и получения проставлены только на конверте. На рассмотрение руководства передаются документы из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности и требующие решения руководства. Остальные документы, после предварительного рассмотрения службой ДОУ, направляются исполнителям в день их поступления. Документы, решения по которым исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

ИСХОДЯЩИЕ документы, отправляемые из организации, проходят следующие этапы: составление проекта документа исполнителем; согласование проекта документа; проверка правильности его оформления. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Они представляются на подпись руководителя, после подписания документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами.

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список рассылки и, после его регистрации, организует размножение документа. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «подлежит возврату». Такую же пометку делают и в журнале регистрации исходящих документов.

ВНУТРЕННИЕ документы готовятся, оформляются и исполняются в самой организации. Их подготовка и оформление осуществляется по общим правилам. При

передаче зарегистрированного документа от одного исполнителя другому оно повторно не регистрируется. При подготовке проекта документа необходимо учитывать нормативные акты по рассматриваемому вопросу и содержание ранее изданных документов.

Для установления единого порядка составления документов в организации разрабатывается инструкция по делопроизводству.

Эффективное влияние на своевременное и качественное исполнение документов оказывает организация контроля. Сроки контроля могут быть типовыми (устанавливаемые актами высших органов государственной власти) или индивидуальными (устанавливаемые руководителем организации). Срок исполнения для большинства документов не должен превышать дести дней.

Для проведения контрольных операций используют ПК. После исполнения документа и доведения до сведения заинтересованных лиц и организаций о принятых решениях (проведение деловой встречи, например, или доклад о результатах проделанной работы и др.) оформляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и документ снимается с контроля.

Систематизация исполненных документов в организации и формирования их в дела обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку и оформленных по определенным правилам. Дело не должно содержать более 250 листов и по толщине не должно превышать 40 мм. При большем объеме документов, относящихся к одному делу, его делят на тома (части).

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОГРАНИЗАЦИИ обязательна для всех государственных организаций. Она состоит из перечня документов, разрабатываемого самой организацией и документов, поступающих извне.

При составлении номенклатуры дел организация должна руководствоваться требованиями, содержащимися в нормативно-методических документах «Государственная система документационного обеспечения управления», «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ». Номенклатура дел необходима, если производятся: регистрация документов; сдача в архив дел со сроками хранения до 10 и более 10 лет с построением справочной картотеки на исполненные документы и составленными описями [14, 15].

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ номенклатура дел составляется для организации в целом и для каждого, входящего в ее состав, структурного подразделения;

ТИПОВАЯ номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности организаций. Здесь устанавливается единая система формирования дел, унификация дел однородных документов и единых сроков хранения.

ПРИМЕРНАЯ номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел и их индексов в организациях.

Типовые и примерные номенклатуры дел утверждаются федеральными и республиканскими органами для учреждений своей системы. Каждая организация должна составлять свою номенклатуру, руководствуясь типовой или примерной номенклатурами. В составлении номенклатуры участвуют руководители структурных подразделений организации, ведущие специалисты, сотрудники ДОУ и архива.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение пяти лет. В конце каждого года ее уточняют , при необходимости, корректируют и вводят в действие с января следующего года.

Дела по вопросам, не решенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

ПРЕДАРХИВНАЯ ПОДГОТОВКА дел включает операции: перегруппировку документов в прямой хронологической последовательности с января по декабрь; нумерацию листов в деле (черным графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление внутренней описи документов для дел постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет); переплета (подшивки) дела в твердую темную обложку из картона. Реквизиты «Фонд №__», «Опись №__» и «Дело №__» называются архивным шифром дела и присваиваются архивом, куда дело передается на хранение.

ДЕЛА, ПОДЛЕЖАЩИЕ УНИЧТОЖЕНИЮ по окончании календарного года и дела временного хранения (до 10 лет) уничтожаются с помощью специальных машин SHREDER не менее чем двумя работниками организации. На документы, представленные к уничтожению, составляется акт. Акты и описи подписываются членами экспертной комиссии (ежегодно создаваемой) и утверждаются руководителем организации.