6.1. Работа с документами,содержащими конфиденциальные сведения [1. 7 ; 1. 13; 16]

Сведения, составляющие государственную тайну, установлены соответствующим перечнем и подлежат защите со стороны государства. Коммерческая тайна (КТ) перечнем не определена, поскольку она всегда разная применительно к различным предприятиям и фирмам. Государственная тайна охраняется силой государства в лице соответствующих органов, а коммерческая тайна – службой безопасности предприятия.

В повседневной жизни коммерческая тайна всегда выступает в форме коммерческих секретов. Режим коммерческой тайны – правовые, организационные и иные меры, включая документационное обеспечение,- считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, комплекса этих мер по охране ее конфиденциальности.

Перечень информации, составляющий коммерческую тайну, утверждается распорядительным документом руководителя организации и включается в инструкцию по организации и документационному обеспечению режима коммерческой тайны, регулирующей информационные связи организации. Руководитель организации издаёт приказ, в котором перечисляются сведения, относящиеся к коммерческой тайне. При этом он исходит из принципа экономической выгоды и безопасности организации; однако чрезмерное засекречивание деятельности может обернуться потерей прибыли, поскольку условия рынка требуют широкой рекламы производимых продукции и услуг.

При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определённые правила, которые сводятся к следующему: разработка инструкции (памятки) по работе с конфиденциальными документами; ознакомление с ней соответствующих сотрудников организации, имеющих допуск к конфиденциальной информации; назначение ответственных лиц за контролем делопроизводства и наделение их соответствующими полномочиями; контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны организации; строгий контроль (лично руководителем и через службу

безопасности) за допуском персонала к документам содержащим КТ; внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации; введение материального и морального поощрения сотрудников, имеющих доступ к закрытой информации.

При работе с конфиденциальными документами нельзя отлучаться из комнаты, а если приходится выходить, то следует закрывать дверь.

По окончании работы наиболее важные документы убираются в сейф или в специальные контейнеры. Те и другие следует опечатать и сдать на хранение сотрудникам службы безопасности фирмы.

Для работы с конфиденциальными документами должны отводиться специальные помещения с капитальными стенами, надёжными перекрытиями, прочными дверьми с замками и запорами, с хорошей звукоизоляцией и защитой на окнах. Они должны быть оборудованы системой охранной сигнализации. Документы, имеющие гриф «КТ» формируются в отдельное дело, на обложке которого в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём. В конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.

Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении документов обязательно: проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему; в случае недостачи или отсутствия в конвертах документов с грифом составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых направляется отправителю; Движение документа фиксируется в журнале, который вносится в номенклатуру дел организации.

По окончании года приказом руководителя создаётся специальная комиссия, которая проверяет наличие всех документов с грифом «КТ», отбирает их для архивного хранения и для уничтожения.

Рабочие помещения, служебные кабинеты должны быть закрыты для посторонних лиц. Всех посетителей, включая клиентов и деловых партнёров, должен встречать и сопровождать по территории работник службы безопасности.

Подписка о неразглашении коммерческой тайны позволяет обеспечить формальную юридическую защиту коммерческой информации, к которой имеет или имел доступ персонал фирмы. Особое внимание следует уделять такому виду документированной информации, как договоры, в связи с тем, что в данном виде документов наиболее отражена информация, составляющая коммерческую тайну: финансовая, торговая, снабженческая, научно-техническая, производственная и др., включая ноу-хау. Коммерческие тайны организации полностью или частично могут стать известны деловым партнёрам в процессе обмена с ними необходимой в совместной работе информацией. Следовательно, они должны принять на себя обязательства по защите вашей коммерческой тайны. Это традиционная для делового мира практика, и она должна подкрепляться письменными обязательствами.