8.5. Организация совещаний

Известно, что 90% плодотворных идей возникает при контакте мнений и, по-видимому, этим объясняется распространенность такой разновидности групповой дискуссии, какой является совещание. Чаще всего деловые совещания проводятся:

• при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение

• если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы

• если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Выделяют следующие виды собраний и совещаний:

• Информативное собеседование. Каждый участник кратко докладывает о положении, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность каждому участнику получить представление о состоянии дел в учреждении.

• Совещание с целью принятия решения. Координация мнений участников, представляющих разные отделы, подразделения организации, для принятия решения по конкретной проблеме.

• Творческое совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.

Существует и ряд других классификаций совещаний, в том числе по сфере применения: в науке - конференции, семинары, симпозиумы, заседания ученых советов; в политике - съезды партий, пленумы, митинги и.т.д.

По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые и т.д.

Исходя из этико-организационных подходов, американские исследователи выделяют совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы.

Автократическое совещание - разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников.

Сегрегативное совещание (сегрегация - лат. отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) председательствующего.

Демократический характер имеет дискуссионное совещание. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений.

Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня.

К совещаниям предъявляется ряд этических требований, регулирующих взаимоотношения как между начальниками и подчиненными, так и между его участниками. Так, этически оправданным со стороны начальника будет приглашение участников на совещание, на котором планируется рассмотрение важного вопроса, не по телефону через секретаршу, а письменно или в личном общении. Уважение к аудитории проявляется в создании комфортных условий (подбор помещения в соответствии с количеством участников, необходимое освещение, доступ свежего воздуха в помещение, обеспечение возможности записать необходимую информацию и т.д.).

Главная проблема совещаний - большие затраты времени на их проведение. Кроме того, совещания - один из самых дорогостоящих видов служебной деятельности. Нужно отметить, что совещание не всегда является эффективным и не всегда достигает поставленных целей.

Совещания, как отмечалось выше, собираются для двух целей: для обмена информацией и для решения проблем. Поскольку первая цель может быть реализована и другим путем (приказами, инструкциями, письмами, служебными записками и др.), то можно считать, что основное назначение совещания - групповое решение проблем. Руководитель, склонный к самостоятельному принятию решений, должен знать о двух подстерегающих его опасностях:²⁶опасности принять не самое оптимальное, а может быть и неудачное решение; опасности ухудшить морально-психологический климат в коллективе из-за «отсечения» сотрудников от участия в управлении.

Существует ряд несложных правил, соблюдение которых позволяет значительно повысить эффективность совещания²⁷.

1. Определение темы, цели, повестки совещания. Прежде всего, при определении темы совещания необходимо как можно более точно и в нужном направлении сформулировать предмет обсуждения. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания.

Цель совещания - описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

Повестка совещания - это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя:

• тему совещания; цель совещания;

• перечень обсуждаемых вопросов;

• время начала и окончания совещания;

• место, где оно будет проходить;

• фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов;

• время, отведенное на каждый вопрос;

• места, где можно познакомиться с информацией по каждому вопросу.

Заранее разосланная, хорошо продуманная, подробная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться и, следовательно, повысить их отдачу на самом совещании.

2. Круг участников. Оптимальное число участников совместных обсуждений 5-7 человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание.

Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лицам, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чей вопрос не первый, приглашаются на соответствующее время.

Желательно, чтобы в число участников совещания входили люди, способные в ходе коллективной мыслительной деятельности выполнить роли «эксперта», «генератора идей», «критика».

3. Время и продолжительность совещания. Чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма, целесообразно устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине.

Общая длительность совещания не должна превышать 1,5 часов (после 2-х часов непрерывной работы большинству участников становится безразлично, как решится вопрос).

4. Оповещение участников и обеспечение их информационными материалами. Предварительно, за несколько дней до назначенной даты, участники оповещаются о предстоящем совещании с передачей им повестки дня. В качестве приложений к повестке дня могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки.

5. Проведение совещания. Порядок выступления участников должен быть такой, при котором их очередность будет обратной авторитету и положению выступающего - тогда над участниками с более низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег.

Соблюдение процедурных моментов нормализует ход совещания. Начинаться и заканчиваться оно должно в строго назначенное время, чтобы не подрывать доверие к руководителю и готовившим совещание.

Через 40-50 минут работы необходимо делать перерывы. Во-первых, это отдых, во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных «кулуарных» беседах, так или иначе, продолжается работа над темой совещания.

По ходу совещания необходимо вести протокол. Если нет специального секретаря или диктофона, это могут делать по очереди сами участники.

Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки, включающей собственно содержание решения, ответственного за его выполнение и сроки выполнения.

6. Обязанности председательствующего. Главная цель председательствующего - найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время. Для ее достижения он должен обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом.

Не следует допускать затягивания выступлений. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо решительно снимать его с обсуждения с записью в протоколе замечания готовившему вопрос.

Председательствующий должен оказывать влияние на корректность выступлений, с этой же целью можно регулировать и очередность выступлений.

Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - те, что сидят рядом. Председательствующий, зная характеры приглашенных, может, не привлекая к этому внимания, посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может «сорваться» и помешать разрешению рассматриваемого вопроса.

Одна из задач председательствующего - предварительно согласовать, а затем не позволять нарушать регламент выступлений. В помощь докладчику можно ставить песочные часы.

7. Правила поведения участников. Представляйте себя в своих высказываниях. Говорите «я» вместо «мы» или безличной формы. Оборот речи с использованием местоимения «мы» - почти всегда «игра в прятки». Говорящий не берет на себя полную ответственность за то, что он говорит.

Если задаете вопрос, скажите, зачем его задаете, что он значит для Вас. Вопросы не должны оставлять сомнений в том, почему они задаются. В высказываниях будьте самим собой, не играйте роль, выбранную самостоятельно или ожидаемую от Вас другими. Если считаете, что нужно помолчать - молчите. Воздерживайтесь насколько возможно от интерпретации чужих мыслей. Выражайте собственную позицию. Старайтесь не делать неоправданных обобщений. Говорите не о поступках, мыслях других, а о Вашем восприятии этих поступков и мыслей.

Выполнение этих правил поможет повысить эффективность совещаний как за счет сокращения непроизводственных потерь времени, так за счет формирования лучшего понимания и, следовательно, большей ответственности его участников за принятые в результате коллективного обсуждения решения.